Udpakning af ZIP-filen er kun første skridt
ZIP er et arkivformat, som leverandøren kan bruge til at samle flere filer og mapper i én fil. Når du gør fakturaerne klar til bogholderen, skal du først have de enkelte dokumenter ud af arkivet. Åbn derefter hver PDF, der skal være en faktura, og sammenlign indholdet med det, du skulle have modtaget. At arkivet kan pakkes ud, betyder ikke, at alle fakturaerne er læselige, eller at ingen mangler.
Brug denne fremgangsmåde til en forventet vedhæftet fil fra en kendt leverandør. Hvis mailen kommer uventet, virker mistænkelig eller udløser en sikkerhedsadvarsel, skal du først bekræfte forsendelsen via en kontakt, du allerede har hos leverandøren. Start ikke en uventet app, og slå ikke computerens beskyttelse fra for at få adgang til fakturaerne.
Kilde til dette afsnit: Apple: beskyt din Mac mod skadelige apps
Gem ZIP-filen, og pak indholdet ud separat
Opret en arbejdsmappe på computeren til denne forsendelse, og gem den oprindelige ZIP-fil der. Behold både mailen og arkivet, så du senere kan se, hvad leverandøren sendte. Arbejd separat med de udpakkede filer. Du behøver ikke uploade fakturaerne til en tilfældig onlinetjeneste for at pakke dem ud.
I Windows finder du den gemte ZIP-fil i Stifinder, højreklikker på den og vælger muligheden for at pakke hele indholdet ud. Vælg en separat destinationsmappe, og følg vejledningen på skærmen. Microsoft beskriver fremgangsmåden for Windows 10 og 11. Den præcise ordlyd i menuen kan variere med systemets sprog og det program, du bruger.
På en Mac dobbeltklikker du på den gemte ZIP-fil i Finder. Ifølge Apples vejledning vises det udpakkede indhold i samme mappe som arkivet. Find derefter de enkelte dokumenter i det udpakkede indhold. Hvis du får en fejl eller bliver bedt om en adgangskode, kan du gå videre til afsnittet om problemer med arkivet nedenfor.
Kilde til dette afsnit: Microsoft: udpakning af ZIP-filer i Windows og begrænsninger for krypterede arkiver i Windows 11 24H2 · Apple: udpakning af ZIP-filer på Mac og hjælp ved problemer
Tre PDF-filer og en note er ikke fire fakturaer
I dette fiktive eksempel skriver leverandøren i mailen, at der er tre fakturaer til de aftalte bestillinger. Når supplier-documents.zip er pakket ud, indeholder det filerne nedenfor. Det er et tænkt eksempel på en mappestruktur, ikke rigtige fakturaer.
Stien invoices/2026-09/invoice-101.pdf betyder, at PDF-filen ligger i mappen 2026-09 inde i mappen invoices. Åbn mapperne én efter én, til du kommer frem til filerne. Navnene hjælper dig med at finde rundt, men du må åbne filen for at se, hvilken faktura den faktisk indeholder.
| Sti i arkivet | Hvad du leder efter | Hvad du gør med filen |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | Den første af de forventede PDF-filer | Åbn alle sider, og sammenlign oplysningerne med det aktuelle køb. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Den næste forventede PDF | Kontrollér den separat. At den forrige fil kunne åbnes, siger ikke noget om denne. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Den tredje forventede PDF-fil | Læs den, og tjek, at det er den sidste af de lovede fakturaer, ikke endnu en kopi af en tidligere faktura. |
| information/readme.txt | En medfølgende tekstnote i dette eksempel | Tæl den ikke som en fjerde faktura, og læg den ikke automatisk sammen med PDF-filerne til bogholderen. |
Åbn hver PDF, og hold den op mod de dokumenter, du forventer
Find de filer i det udpakkede indhold, som skal være fakturaer. Åbn hver PDF, gennemgå alle sider, og tjek, at de kan læses. Sammenlign derefter leverandør, fakturamodtager og kendt faktura- eller ordrenummer med det aktuelle køb. Brug ikke kun filnavnet til at finde fakturanummeret.
I eksemplet forventer du tre fakturaer, fordi leverandøren skrev det i mailen. Men tre filer med filtypen PDF kan godt indeholde to kopier af samme faktura og ét andet dokument. Sammenlign derfor dokumenterne med listen i mailen eller de aftalte bestillinger. Bed leverandøren om en liste, hvis du ikke ved præcis, hvad der skulle være med. Antallet af filer viser ikke i sig selv, at du har fået det hele.
Hvis ZIP-filen er pakket ud, men en PDF ikke kan åbnes, følg vejledningen nedenfor. En fejl ved åbning beviser ikke, at dokumentet er beskadiget. PDF-adgangskoden kan være en anden end arkivets adgangskode.
Fakturaen er kommet, men PDF-filen kan ikke åbnes. Hvad sender du til bogholderen? →
Finder du endnu en ZIP-fil i stedet for den forventede PDF, så spørg leverandøren, om den hører til forsendelsen, og hvad den indeholder. Mapperne i tabellen og et ekstra arkiv inde i arkivet er to forskellige ting. Læg ikke automatisk en uklar fil sammen med de kontrollerede fakturaer.
Når ZIP-filen kræver en adgangskode eller ikke kan pakkes ud
Bliver du bedt om en adgangskode, så læs leverandørens instruktioner. Hvis du ikke har fået nogen, kan du bede om vejledning til at få adgang via en kendt kontakt. Det handler om adgangskoden til filen, ikke dine loginoplysninger til mail, bank eller kundekonto.
Selv den rigtige adgangskode er ikke altid nok, hvis dit værktøj ikke understøtter den måde, arkivet er beskyttet på. Microsoft oplyser for eksempel, at den indbyggede arkivfunktion i Windows 11 version 24H2 ikke understøtter krypterede arkiver. Aftal i så fald med leverandøren, hvordan dokumenterne kan sendes i et format, du kan åbne, for eksempel separate PDF-filer via en aftalt kanal.
Ved andre fejl skal du notere den præcise fejlmeddelelse, og om fejlen opstod under download eller først ved udpakning. Hvis filen ikke er blokeret af en sikkerhedsfunktion, kan du prøve at hente den forventede vedhæftede fil én gang til fra den oprindelige mail. Tjek også, at der er ledig plads til det udpakkede indhold. Det anbefaler Apple også ved problemer. En fejlmeddelelse er ikke nødvendigvis bevis på, at arkivet er beskadiget.
Hvis arkivet stadig ikke kan pakkes ud, så bed leverandøren om at pakke de samme dokumenter på ny eller sende dem som separate PDF-filer. Brug skabelonen nedenfor ved fejl under udpakning. Hvis det kun er adgangskoden, der mangler, er det nok at bede om vejledning til at få adgang.
Udfyld de oplysninger, du kender, og beskriv kun det, du faktisk har prøvet. Slet den sidste sætning om dokumentlisten, hvis du allerede ved, hvilke dokumenter forsendelsen skal indeholde.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Kilde til dette afsnit: Microsoft: udpakning af ZIP-filer i Windows og begrænsninger for krypterede arkiver i Windows 11 24H2 · Apple: udpakning af ZIP-filer på Mac og hjælp ved problemer
Send de kontrollerede filer, og fortæl, hvad der mangler
Efter kontrollen vælger du kun de dokumenter, der indgår i den aftalte aflevering. Send dem på den måde, I har aftalt, for eksempel som vedhæftede filer eller via en delt mappe. Behold filnavne, som gør det muligt at finde filerne igen. Send ikke automatisk hele det udpakkede indhold med noter og dokumenter, der ikke hører til.
Sig tydeligt til, hvis noget mangler. Hvis den tredje faktura manglede i eksemplet, kunne du skrive: ”Her er to fakturaer fra [leverandør]. Den tredje, til bestilling [kendt nummer], mangler i ZIP-filen. Jeg arbejder stadig på at få fat i den.” Hvis du allerede har bedt leverandøren om at sende den, så tilføj datoen for din henvendelse. Markér ikke forsendelsen som komplet, bare fordi ZIP-filen kunne pakkes ud.
Hvis du deler dokumenterne via et link eller med en adgangskode, så tjek med bogholderen, at der er adgang til dem. Et skærmbillede af én side erstatter ikke det fulde dokument, I har aftalt at sende. At filerne kan læses, bekræfter ikke i sig selv, at fakturaerne er korrekte eller kan bruges i bogføringen.
Efter denne gennemgang ved du, hvilke fakturaer du kan sende videre, og hvilke der stadig mangler eller ikke kan åbnes. Bogholderen får både kontrollerede filer og et overblik over det, der mangler at blive løst. Du finder en mere detaljeret tjekliste til aflevering af bilag til bogholderen blandt de relaterede artikler.