Rozbalením ZIPu práce s fakturami začíná
ZIP je archiv, do kterého dodavatel může zabalit několik souborů a složek. Při přípravě faktur pro účetní z něj nejdřív získáte jednotlivé dokumenty. Pak otevřete každé PDF, které má být fakturou, a porovnáte obsah s tím, co mělo dorazit. Úspěšné rozbalení samo nepotvrzuje, že jsou všechny faktury čitelné nebo že některá nechybí.
Následující postup použijte pro očekávanou přílohu od známého dodavatele. Pokud vás zpráva překvapila, působí podezřele nebo se objeví bezpečnostní varování, nejdřív zaslání ověřte přes kontakt, který na dodavatele už máte. Kvůli fakturám nespouštějte nečekanou aplikaci ani nevypínejte ochranu počítače.
Zdroj k této části: Apple: ochrana před škodlivými aplikacemi na Macu
Uložte ZIP a rozbalte ho do samostatné složky
V počítači si pro tuto zásilku založte pracovní složku a uložte do ní původní ZIP. E-mail i archiv si ponechte, abyste později dohledali, co dodavatel poslal. S rozbalenými soubory budete pracovat zvlášť; faktury není potřeba nahrávat do náhodné online služby na rozbalování archivů.
Ve Windows najděte uložený ZIP v Průzkumníku souborů, klikněte na něj pravým tlačítkem a zvolte možnost pro rozbalení celého obsahu. Vyberte samostatnou cílovou složku a dokončete zobrazené pokyny. Microsoft tento postup popisuje pro Windows 10 a 11; přesné znění nabídky se může lišit podle jazyka systému nebo používaného programu.
Na Macu ve Finderu na uložený ZIP dvakrát klikněte. Podle návodu Apple se rozbalený obsah objeví ve stejné složce jako archiv. V rozbaleném obsahu pak vyhledejte jednotlivé dokumenty. Pokud rozbalení skončí chybou nebo žádá heslo, přejděte níže k části o potížích s archivem.
Zdroj k této části: Microsoft: rozbalování ZIPů ve Windows a omezení šifrovaných archivů ve Windows 11 24H2 · Apple: rozbalení ZIPu na Macu a postup při potížích
Tři PDF a poznámka nejsou čtyři faktury
V modelovém příkladu dodavatel v e-mailu uvádí, že posílá tři faktury k dohodnutým objednávkám. Příloha supplier-documents.zip po rozbalení obsahuje následující soubory. Jde o fiktivní ukázku uspořádání, nikoli o skutečné doklady.
Zápis invoices/2026-09/invoice-101.pdf znamená, že PDF leží ve složce 2026-09 uvnitř složky invoices. Složky tedy otevřete postupně, až se dostanete k souborům. Názvy pomáhají s orientací; kterou fakturu soubor skutečně obsahuje, zjistíte až po otevření.
| Cesta uvnitř archivu | Co hledáte | Co s položkou udělat |
|---|---|---|
| invoices/2026-09/invoice-101.pdf | První z očekávaných PDF | Otevřít všechny stránky a porovnat údaje s příslušným nákupem. |
| invoices/2026-09/invoice-102.pdf | Další očekávané PDF | Zkontrolovat samostatně. Otevření předchozího souboru nic neříká o tomto. |
| invoices/2026-09/invoice-103.pdf | Třetí očekávané PDF | Přečíst a ověřit, zda jde o zbývající slíbenou fakturu, ne další kopii některé předchozí. |
| information/readme.txt | V této ukázce doprovodná textová poznámka | Nepočítat jako čtvrtou fakturu a nepřidávat automaticky mezi PDF pro účetní. |
Otevřete každé PDF a porovnejte ho s očekávanými doklady
Ve složce s rozbaleným obsahem vyhledejte soubory, které mají být fakturami. Otevřete každé PDF, projděte všechny stránky a ověřte čitelnost. Potom porovnejte dodavatele, odběratele a známé číslo faktury nebo objednávky s nákupem, který řešíte. Číslo faktury nepřebírejte jen z názvu souboru.
V modelové zásilce čekáte tři faktury, protože je dodavatel uvedl v e-mailu. Tři soubory s příponou PDF ale mohou obsahovat i dva stejné doklady a jeden jiný. Porovnejte proto jednotlivé dokumenty se seznamem v e-mailu nebo s domluvenými objednávkami. Pokud nevíte, co přesně mělo přijít, požádejte dodavatele o seznam; samotný počet souborů úplnost nepotvrdí.
Pokud se ZIP rozbalil, ale některé PDF nejde otevřít, pokračujte následujícím návodem. Chyba při otevření ještě neznamená poškozený dokument. Heslo k PDF může být jiné než heslo k archivu.
Faktura přišla, ale PDF nejde otevřít. Co poslat účetní? →
Pokud místo očekávaného PDF najdete uvnitř další ZIP, ověřte s dodavatelem, zda patří k zásilce a co obsahuje. Vnořená složka z tabulky a další zabalený archiv jsou dvě různé věci. Nejasnou položku automaticky nepřidávejte mezi zkontrolované faktury.
Když ZIP žádá heslo nebo nejde rozbalit
Při požadavku na heslo projděte pokyny dodavatele. Pokud je nemáte, požádejte ho přes známý kontakt o způsob přístupu k archivu. Jde o heslo k souboru, nikoli o přihlašovací údaje do vaší schránky, banky nebo zákaznického účtu.
Ani správné heslo nemusí stačit, když používaný nástroj neumí daný způsob ochrany. Microsoft například u Windows 11 verze 24H2 uvádí, že vestavěná práce s archivy nepodporuje šifrované archivy. V takové situaci domluvte s dodavatelem podporovaný způsob předání, třeba jednotlivá PDF dohodnutou cestou.
U jiné chyby si poznamenejte její přesné znění a zda nastala při stahování, nebo až při rozbalování. Pokud nejde o bezpečnostní blokaci, můžete očekávanou přílohu jednou znovu stáhnout z původního e-mailu. Zkontrolujte také volné místo pro rozbalený obsah; tento krok při potížích doporučuje i Apple. Samotné chybové hlášení ještě nemusí dokazovat poškození archivu.
Jestli se archiv dál nedaří rozbalit, požádejte dodavatele o nové zabalení stejných dokumentů nebo jejich zaslání jednotlivě jako PDF. Vzor níže použijte pro chybu při rozbalování. Pokud pouze chybí heslo, stačí požádat o přístupové pokyny.
Doplňte známé údaje a popište jen kroky, které jste skutečně provedli. Poslední větu o seznamu vynechte, pokud už víte, které doklady má zásilka obsahovat.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Zdroj k této části: Microsoft: rozbalování ZIPů ve Windows a omezení šifrovaných archivů ve Windows 11 24H2 · Apple: rozbalení ZIPu na Macu a postup při potížích
Účetní předejte zkontrolované soubory a řekněte, co chybí
Po kontrole vyberte jen doklady, které patří k domluvenému předání, a odešlete je dohodnutou cestou — například jako přílohy nebo přes společnou složku. Ponechte názvy, podle kterých lze soubory dohledat. Neposílejte automaticky celý rozbalený obsah včetně doprovodných poznámek a nesouvisejících dokumentů.
Pokud něco chybí, řekněte to přímo. Kdyby v modelové zásilce chyběla třetí faktura, průvodní zpráva může znít: „Posílám dvě faktury ze zásilky od [dodavatel]. Třetí, k objednávce [známé číslo], v ZIPu chybí. Její dodání ještě řeším.“ Pokud jste už dodavatele požádali o doplnění, přidejte datum žádosti. Samotné rozbalení ZIPu není důvod označit zásilku za úplnou.
U předání přes odkaz nebo s heslem ověřte s účetní, že se k dokumentům dostane. Snímek jedné stránky nenahrazuje domluvený celý dokument. Čitelnost souborů sama nepotvrzuje správnost faktur ani jejich účetní použitelnost.
Po tomto postupu víte, které faktury můžete předat a které ještě chybí nebo nejdou otevřít. Účetní dostane zkontrolované soubory i přehled toho, co zbývá dořešit. Podrobnější checklist pro předání dokladů účetní najdete v navazujícím čtení.