Start, hvor arbejdet går i stå. En fundet PDF er input til videre arbejde; regnskabsbehandling varetager en anden del af samme proces.
Hvilket arbejde varetager hvert værktøj
Ifølge dokumentationen modtager Digitoo bilag via web, e-mail, API og mobilapp. Tjenesten beskriver OCR, dataudtræk og tilknytning af oplysninger, godkendelser og regnskabsintegrationer. Den omfatter derfor flere trin i behandlingen af modtagne bilag.
Når du har adgang, og funktionerne er aktiveret: HeyRup søger i en valgt periode i e-mail, genkender og klassificerer fakturaer og lader dig downloade originale PDF'er. Efter kontrol kan du sende de valgte dokumenter direkte fra HeyRup til din bogholder. Det løser undtagelser med brugeren. Det opretter ikke regnskabsposter eller tilbyder en indbygget Digitoo-integration.
Kilde til dette afsnit: Digitoo: Hvad er Digitoo.ai?
Praktiske forskelle ved valg
HeyRup-kolonnen beskriver det planlagte omfang, når adgang og funktioner er aktiveret. Den anden følger leverandørens offentlige dokumentation; dette er ingen måling af nøjagtighed eller hastighed.
| Behov | HeyRup | Digitoo ifølge sin dokumentation |
|---|---|---|
| Find dokumenter | PDF-bilag i den tilsluttede postkasse, valgt historik og tilbagevendende søgninger. | Modtagelse af bilag gennem flere kanaler. |
| Arbejde med data | Genkendelse af fakturaen, tilknytning til den rigtige virksomhed og afgørelse af uklare tilfælde. | Udtrække oplysninger og knytte dem til relevante regnskabsdata. |
| Tilslut til regnskab | Download de oprindelige PDF-filer, eller send dem til bogholderen efter kontrol. Ingen bogføringsposteringer. | Godkendelse og integration af regnskabssystemer. |
Kilde til dette afsnit: Digitoo: Hvad er Digitoo.ai?
Eksempel: bogholder har et system, men virksomhedsejeren mangler PDF
En virksomhedsejer leder hver måned efter bilag fra flere leverandører. Bogholderen har allerede en fast måde at behandle dem på. Første spørgsmål er derfor ikke, hvordan bogholderens system erstattes, men hvordan de manglende bilag skaffes i det rigtige format.
Med adgang og aktiverede funktioner er HeyRup tænkt til at samle og sortere PDF-filer fra e-mail og aflevere valgte filer efter kontrol. Bilag, der kun findes i leverandørportaler, skal stadig hentes separat. Hvis alle filer allerede er til stede, og det største arbejde er at overføre oplysninger til bogføringen, skal du vurdere dataudtrækket og den konkrete integration.
Kan begge værktøjer bruges ved siden af hinanden?
Indsamling og aflevering af bilag kan efterfølges af bogføring. Det betyder ikke, at to tjenester har en færdig teknisk integration. Afklar, hvordan bogholderen modtager bilag, og hvilket format det aktuelle system kræver.
Planlagt PDF-aflevering via e-mail viser ikke, at alle regnskabssystemer kan importere filerne. Aftal nu, om bogholderen har brug for originalfilen, strukturerede data eller begge dele. En faktisk afleveringskontrol kræver autoriseret adgang og aktiverede funktioner; sammenligningen påstår ikke, at sådan en test er udført.
Hvad skal du kontrollere, før du beslutter dig
Forbered valget uden konto i nogen af tjenesterne: notér kilde, ønsket resultat for bogholderen og det manuelle trin, som stopper arbejdet for en egen faktura. Eksempel: PDF-filen mangler i e-mail, men findes i leverandørportalen. Hent først filen; udtræk ikke data fra en fil, der mangler. Lad en uklar vedhæftning stå til afgørelse. Med autoriseret adgang kan du senere kontrollere tjenesten separat med et tilladt udvalg.
- Hvor kommer dokumenter egentlig fra, og hvilke kilder forbliver manuelle?
- Hvordan håndteres usikre resultater og korrigerede versioner?
- Har du brug for de originale PDF, strukturerede data eller begge dele?
- Hvilken integration, plan og volumen indgår i det konkrete tilbud?