OCR forvandler et billede til tekst; resten er en anden opgave
På en scannet faktura er detaljerne i første omgang en del af et billede. OCR forsøger at producere tekst fra dem. Kvalitet afhænger til dels af, hvor læsbar kilden er. Et roteret, sløret eller beskåret billede kan forårsage manglende eller forvirrede tegn.
Selv en talrække, der er læst helt korrekt, viser ikke alene, om den er et faktura-, ordre- eller kundenummer. Et bilag kan indeholde både leverandør, køber og flere datoer. At forstå betydningen er et selvstændigt trin. Et forkert resultat kan stadig stå i en lige så pæn tabel som et korrekt resultat.
Kontrollér de oplysninger, der afgør næste trin. Hvis du sorterer mellem to virksomheder, er den rigtige køber særlig vigtig. En skrivefejl i en varebeskrivelse kan betyde mindre end et korrekt aflæst virksomhedsnummer placeret i det forkerte felt.
Kilde til dette afsnit: Google: Konverter PDF'er og fotografier til tekst
Ét korrekt beløb kan betyde flere ting
Forestil dig et eksempelbilag med en forudbetaling, en samlet pris og et beløb, der endnu skal betales. Systemet læser alle tre beløb korrekt, men vælger forudbetalingen som hovedbeløb. Det er ikke et forkert aflæst ciffer, men en forkert forståelse af beløbets betydning.
En app kan også forveksle leverandørens virksomhedsnummer med køberens. Begge læses korrekt, men bilaget placeres hos den forkerte virksomhed. Sammenlign derfor både tallet, betegnelsen ved siden af og det sted i originalen, hvor det blev hentet.
Dokumentets opstilling er mere end grafik. Overskrifter, nærliggende betegnelser og sammenhængen mellem delene viser, hvem eller hvad en oplysning vedrører. Åbn den originale PDF, og se på sammenhængen, hvis du er i tvivl.
Tjek, hvad der påvirker det næste trin
Når du søger efter og afleverer bilag, skal du vide, om dokumentet er relevant, hvilken virksomhed det tilhører, og hvor det skal sendes hen. Du behøver ikke indtaste alle fakturaoplysninger igen for at kontrollere sorteringen. Du skal dog forstå, hvorfor virksomheden blev valgt, eller hvorfor bilaget skal kontrolleres.
HeyRup bruger genkendelse til indsamling, sortering og overdragelse. Den første version producerer ikke regnskabsposteringer eller detaljerede analyser af indkøbte varer. Fakturadetaljer hjælper med at identificere det rigtige dokument og modtager; de er ikke en grund til at love et fuldstændigt regnskab.
Hvis et andet værktøj forbereder data til et regnskabssystem, kan dets revisionsbehov være bredere. Bedøm altid resultatet ud fra dens tilsigtede opgave, ikke efter antallet af udfyldte felter.
Usikkerhed bør føre til et specifikt spørgsmål
Markeringen »til kontrol« skal forklare årsagen: ukendt køber, to mulige virksomheder eller et svært læseligt bilag. Først da ved du, hvad du skal undersøge. En sikkerhedsprocent viser ikke alene næste trin.
Når du placerer en faktura hos Alfa, så afgør, om du retter denne faktura eller opretter en regel for fremtiden. Kontrollér, hvilke andre bilag reglen vil gælde for, før du bekræfter den. Samme leverandør kan fakturere en anden af dine virksomheder.
Automatisk fakturagenkendelse verificerer ikke, om en betalingsanmodning er troværdig. Et svigagtigt dokument kan have korrekt struktur og læsbare detaljer. Bekræft mistænkelige meddelelser separat; "faktura" klassificering er ikke en sikkerhedsgodkendelse.