Begin waar het werk vastloopt. Een gevonden PDF is invoer voor verder werk; boekhoudkundige verwerking verzorgt een ander deel van hetzelfde proces.
Welk werk elke tool oplost
Volgens de documentatie ontvangt Digitoo documenten via web, e-mail, API en mobiele app. Het biedt OCR, werken met herkende gegevens, goedkeuring en boekhoudsysteemintegraties. Het gaat dus om bredere verwerking van aangeleverde stukken.
Zodra je toegang hebt en de functies beschikbaar zijn: HeyRup doorzoekt een gekozen periode in je mailbox, herkent en sorteert facturen en laat je de oorspronkelijke PDF's downloaden. Na controle kun je de gekozen documenten rechtstreeks vanuit HeyRup naar je boekhouder sturen. Uitzonderingen worden met de gebruiker opgelost. Het maakt geen boekingen en biedt geen ingebouwde Digitoo-integratie.
Bron bij dit onderdeel: Digitoo: Wat is Digitoo.ai?
Praktische verschillen bij het kiezen
De HeyRup-kolom beschrijft het geplande bereik zodra toegang en functies zijn geactiveerd. De andere kolom volgt de openbare documentatie van de leverancier; dit is geen meting van nauwkeurigheid of snelheid.
| Behoefte | HeyRup | Digitoo volgens de documentatie |
|---|---|---|
| Documenten vinden | PDF-bijlagen in de gekoppelde mailbox, een gekozen historische periode en terugkerende zoekopdrachten. | Documentontvangst via meerdere invoerroutes. |
| Met gegevens werken | Herkenning, toewijzing aan het juiste bedrijf en beslissingen bij onduidelijkheid. | Gegevensextractie en toewijzing. |
| Aansluiten op de boekhouding | Download de originele PDF’s of stuur ze na controle naar je boekhouder. Geen boekingen. | Goedkeuring en integraties met boekhoudsystemen. |
Bron bij dit onderdeel: Digitoo: Wat is Digitoo.ai?
Voorbeeld: de boekhouder heeft een systeem, de ondernemer mist de PDF
Een ondernemer zoekt elke maand documenten van verschillende leveranciers. De boekhouder heeft al een vaste verwerking. De eerste vraag is dus niet hoe je diens systeem vervangt, maar hoe je ontbrekende documenten in het juiste formaat verkrijgt.
Zodra je toegang hebt en de functies beschikbaar zijn: Voor PDF's in je mailbox kan HeyRup verzamelen en sorteren overnemen. Na controle kun je de gekozen documenten rechtstreeks vanuit HeyRup naar je boekhouder sturen. Documenten alleen in leveranciersportalen blijven een aparte bron. Heb je alle documenten al en kost vooral het overzetten van gegevens naar het boekhoudsysteem tijd, controleer dan vooral extractie en de echte koppeling.
Kun je beide tools naast elkaar gebruiken?
Verzamelen en doorgeven kunnen aansluiten op boekhoudkundige verwerking. Dat betekent niet automatisch een kant-en-klare technische integratie tussen twee diensten. Controleer hoe je boekhouder documenten ontvangt en of het concrete doelsysteem kan worden gebruikt.
De geplande PDF-overdracht per e-mail bewijst geen importondersteuning in ieder boekhoudsysteem. Spreek nu af of je boekhouder het originele bestand, gestructureerde gegevens of beide nodig heeft. Een echte overdrachtscontrole vereist bevoegde toegang en actieve functies; deze vergelijking beweert niet dat zo’n test is uitgevoerd.
Wat je vóór een beslissing controleert
Bereid de keuze zonder account bij beide diensten voor: noteer voor één eigen factuur de bron, de benodigde uitvoer en de handmatige stap waar het werk vastloopt. Voorbeeld: het PDF ontbreekt in e-mail maar staat in het leveranciersportaal. Haal eerst het bestand op; gegevens uitlezen uit een ontbrekend bestand helpt niet. Laat een onduidelijke bijlage open voor een beslissing. Met bevoegde toegang kun je de dienst later apart op toegestaan materiaal controleren.
- Waar komen documenten werkelijk vandaan en welke bronnen blijven handmatig?
- Hoe worden onduidelijke resultaten en gecorrigeerde versies afgehandeld?
- Heb je de oorspronkelijke PDF, gestructureerde gegevens of beide nodig?
- Welke koppeling, welk abonnement en welk volume horen bij het concrete aanbod?