Dajte dokladu svetlo a pokojné pozadie
Položte bloček čo najrovnejšie na podklad, od ktorého sa dobre odlišuje. Pomôže rovnomerné svetlo bez ostrého tieňa ruky a bez lesklého odrazu. Telefón držte približne kolmo nad dokumentom, aby sa text na vzdialenom konci zbytočne nezmenšoval.
Do záberu zahrňte celý dokument, nielen riadok so sumou. Názov predajcu, dátum a ďalšie údaje môžu byť pre neskoršiu identifikáciu rovnako dôležité. Ak je bloček pokrčený, opatrne ho rozložte; prst položený cez text však môže časť informácie zakryť podobne ako zlý orez.
Nemusíte inštalovať novú aplikáciu, ak váš bežný fotoaparát vytvorí čitateľnú snímku. Dôležitejší než množstvo automatických filtrov je skutočný výsledok. Silné zvýšenie kontrastu môže niekedy potlačiť slabšiu tlač, takže finálny súbor vždy otvorte a pozrite sa naň.
Skontrolujte fotografiu po priblížení
Nespoliehajte sa na malý náhľad. Priblížte hornú časť, niekoľko riadkov uprostred a dolný okraj. Ak znaky splývajú už teraz, pri neskoršom odovzdaní sa samy nezlepšia. Snímku radšej vytvorte znovu, skôr než stratíte možnosť opravy.
Pýtajte sa jednoducho: je celý doklad na snímke, dajú sa prečítať potrebné údaje a nie je cez ne tieň alebo odlesk? Nie je súbor iba nečitateľným obrázkom obrazovky inej aplikácie? Pri odovzdávaní cez chat overte, či sa neznížila kvalita; ak je to potrebné, použite spôsob odoslania pôvodného súboru.
Kontrola nemá zabrať viac práce než samotné fotenie. Je to krátke overenie, ktoré má zachytiť chybu vo chvíli, keď ju ešte môžete napraviť, namiesto toho, aby účtovníčka neskôr žiadala novú snímku papiera, ktorý nemôžete nájsť.
Dlhý bloček odfoťte tak, aby sa dal poskladať
Pri dlhom doklade môže byť jeden vzdialený záber príliš drobný. Ak potrebujete viac záberov, zachovajte ich poradie a časť textu medzi susednými snímkami prekryte. Príjemca potom spozná nadväznosť a nevznikne medzera uprostred dokladu.
Uložte snímky ako časti jedného nákupu a opíšte ich napríklad „parkovanie — časť 1 z 2“. Nezamieňajte viac fotografií za viac dokladov. Ak vytvárate PDF, otvorte výsledný súbor a skontrolujte, že obsahuje všetky časti v správnom poradí a že po prevode zostali čitateľné.
To isté platí pre viac strán dokumentu. Pekná prvá strana nie je kompletný výsledok, keď chýba pokračovanie s dôležitou informáciou.
Pridajte súvislosť, ktorú z papiera nespoznáte
Na parkovacom doklade môže byť miesto a čas, ale už z neho nemusí byť zrejmé, ku ktorej pracovnej ceste patril. Krátka poznámka „návšteva klienta, Praha, 12. augusta“ vám neskôr pomôže spojiť nákup so správnou firmou či projektom. Zachyťte pravdivú súvislosť, nie vlastný daňový záver.
Keď v jeden deň cestujete pre dve aktivity, napíšte rozlíšenie hneď. Spätné hádanie podľa sumy a približnej spomienky je podstatne ťažšie. Účtovníčka potom dostane čitateľný dokument a informáciu, ktorú môže použiť pri svojej práci.
Rozpoznaný text nie je náhradou pôvodného obrazu
OCR dokáže z fotografie získať text, ale výsledok môže obsahovať chyby a stratiť súvislosť rozloženia. Google pri prevode PDF a fotografií na text opisuje okrem iného význam orientácie a kvality obrazu. Ak číslo v rozpoznanom texte nesedí, otvorte pôvodnú snímku; nemusí ísť o chybu dokladu.
Uchovajte použiteľný obraz dokumentu, nielen text z automatického rozpoznania. S účtovníčkou si dohodnite, ako majú byť podklady odovzdávané a ako zaobchádzať s papierovým originálom vo vašej situácii. Samotné úspešné odfotenie nie je pokynom pôvodný doklad vyhodiť.
Zdroj k tejto časti: Google: Prevod PDF a fotografií na text