Når tiden er knap, gør bilagene for én virksomhed klar

Når du har sprunget to gennemgange over, er det fristende at vente på en rolig dag. Begynd i stedet med det, bogholderen har brug for nu: saml de tilgængelige bilag for én virksomhed, og skriv en liste over det, der mangler. Resten af arkivet kan du rydde op i, når denne del er sendt.

I en travl eksempelmåned kan alle PDF-filer fra e-mail være klar, mens to rejsekvitteringer mangler. Send den færdige del med en tydelig liste over resten. Markér tilføjelser separat, så du ikke skal sende hele pakken igen for hver ny faktura.

Efter hastværket skal du identificere det tilbagevendende problem. Hvis den samme tjenestes faktura mangler månedligt, skal du ændre dens levering. Hvis kolleger sender dokumenter overalt, forenkle den delte placering. En rutine virker, når den reducerer det daglige arbejde, ikke kun når dens plan ser god ud.

Håndter straks det, du senere ikke ville huske

PDF'en fra en kendt leverandør bliver liggende i e-mailen. En papirkvittering fra en rejse kan derimod blive væk, sammen med hukommelsen om, hvad købet gjaldt. Tag derfor straks et læseligt billede af hele bilaget, og tilføj en kort note. Det er mindre arbejde end at genskabe sammenhængen flere uger senere.

Forestil dig, at du betaler for parkering efter et kundebesøg, køber en softwarelicens til en kollega og handler til hjemmet samme aften. Tre uger senere ser du tre beløb i banken, men husker måske ikke sammenhængen. Notér turens formål ved parkeringen og tjenestens navn og den virksomhed, licensen blev købt til. Et privat køb skal ikke ind i virksomhedens mappe, bare fordi bilaget kom til samme indbakke.

Du behøver ikke skrive et afsnit om hver kaffe. Gem blot de oplysninger, som du eller bogholderen kan mangle senere. Hvis en hurtig note bliver til en formular, der tager fem minutter at udfylde, er rutinen sandsynligvis unødigt kompliceret.

Hold øje med undtagelser

Se af og til på undtagelserne siden sidste gennemgang: en ny leverandør, en ændret faktureringsadresse eller en betalingsbekræftelse i stedet for et købsbilag. De er nemmere at afklare, mens du stadig husker købet. Du behøver ikke åbne alle korrekt placerede fakturaer igen blot for at føle, at du har kontrolleret dem.

Vælg ét fast sted til tilbagevendende bilag: en aftalt mappe, en liste i appen eller en allerede indstillet overdragelse. Hvis de ender i forskellige e-mails, chats eller downloadmapper hver gang, skal du lede efter dem igen ved næste gennemgang.

Hvis du håndterer flere virksomheder, så kontrollér, hvilken virksomhed bilaget er udstedt til, især når køberen ændrer sig. Et lignende leverandørnavn er ikke nok til at vælge modtager: kontrollér køberoplysningerne på bilaget, og læg det i pakken til den pågældende virksomheds bogholder. Hvis oplysningerne ikke stemmer, så hold bilaget adskilt, og afklar forskellen, før du sender det videre.

Aftal med din bogholder, hvad afleveret betyder

Alle arbejder lidt forskelligt. Nogle vil have e-mailede PDF'er, andre bruger en delt mappe eller deres eget system. Den enkleste rutine starter derfor med en aftale: hvad du sender, til hvem, hvor ofte og hvordan du mærker manglende eller yderligere dokumenter. En klar aftale er mere nyttig end ti nye farvede etiketter.

Angiv virksomhed, periode eller indhold og det, der mangler, når du afleverer bilagene. »Her er alle fakturaerne« fortæller ikke, at du stadig venter på en rettet telefonfaktura og et bilag fra hotellet. »Telefon og hotel eftersender jeg; resten er vedhæftet« viser bogholderen, hvad der allerede kan arbejdes med.

Skeln også mellem afsendelse og modtagelse. Når I begynder at bruge en ny afleveringsmåde, så kontrollér, at bogholderen faktisk kan åbne vedhæftningerne eller mappen. Når rutinen fungerer, behøver hver vedhæftning ikke at blive bekræftet hver måned, men undtagelser skal kunne følges op.

Hvor lang tid tager 50 fakturaer, og hvordan måler du besparelsen?

Mål din egen arbejdstid, næste gang du gør bilag klar til bogholderen, fra den første søgning til pakken er klar. Tæl åbning af vedhæftninger, kontrol af virksomhed, sortering og afklaring af tvivl med. At skrive en søgning i e-mail er kun en del af opgaven.

I en eksempelmåned tager 50 fakturaer med 2 minutters manuelt arbejde hver i alt 100 minutter. Regner du med 12 sekunders kontrol pr. faktura i HeyRup og 5 minutter til start, download og klargøring, bliver det 15 minutter af din tid. Forskellen er 85 minutter. Det er beregningsforudsætninger, ikke målte kunderesultater.

Tæl den første tilslutning af indbakken og bekræftelse af regler separat. Skeln også mellem aktivt arbejde og ventetid på søgningen. Papirkvitteringer, leverandørportaler og bilag uden for den tilsluttede e-mailkonto er ekstra arbejde i begge tilfælde.

Sammenlign lignende perioder og samme omfang af bilag. Notér nye leverandører, fakturaer knyttet til den forkerte virksomhed og andre uklarheder. Erstat derefter skønnene i beregneren med dine egne tider. Hvis bilagene allerede er velorganiserede, eller du kun modtager få, kan forskellen være lille.