Når tiden er knapp, gjør klar bilagene for ett selskap

Når du har hoppet over to gjennomganger, er det fristende å vente på en rolig dag. Begynn heller med det regnskapsføreren trenger nå: samle bilagene som er tilgjengelige for ett selskap, og skriv en liste over det som mangler. Resten av arkivet kan du rydde etter at denne delen er sendt.

I en travel eksempelmåned kan alle PDF-ene fra e-posten være klare mens to reisekvitteringer mangler. Send den ferdige delen med en tydelig liste over det som gjenstår. Merk tillegg separat, så slipper du å sende hele pakken på nytt for hver ny faktura.

Etter innspurten, identifiser det tilbakevendende problemet. Hvis den samme tjenestens faktura mangler månedlig, endre leveringen. Hvis kolleger sender dokumenter overalt, forenkle den delte plasseringen. En rutine fungerer når den reduserer hverdagsarbeid, ikke bare når planen ser bra ut.

Håndter umiddelbart det du ikke vil huske senere

PDF-en fra en kjent leverandør blir liggende i e-posten. En papirkvittering fra en reise kan derimot bli borte, sammen med minnet om hva kjøpet gjaldt. Ta derfor et lesbart bilde av hele bilaget med en gang og legg til en kort merknad. Det krever mindre arbeid enn å rekonstruere alt flere uker senere.

Tenk deg at du betaler for parkering etter et kundebesøk, kjøper en programvarelisens til en kollega og handler til hjemmet samme kveld. Tre uker senere ser du tre beløp i banken, men husker kanskje ikke sammenhengen. Noter formålet med turen for parkeringen og tjenestens navn og hvilket selskap lisensen ble kjøpt for. Et privat kjøp skal ikke inn i firmamappen bare fordi bilaget kom til samme innboks.

Du trenger ikke skrive et avsnitt om hver kaffe. Ta bare vare på det du eller regnskapsføreren kan savne senere. Hvis et raskt notat blir et skjema som tar fem minutter å fylle ut, er rutinen trolig unødvendig komplisert.

Hold øye med unntak

Sjekk av og til hva som ikke har fungert normalt siden forrige gjennomgang. Ny leverandør? Endret faktureringsadresse? En kollega sendte kun betalingsbekreftelse? Disse er lettere å løse mens kjøpet er ferskt. Du trenger ikke å åpne alle korrekt klassifiserte fakturaer på nytt bare for å føle at du har utført en sjekk.

Velg ett vanlig sted for faste bilag: en avtalt mappe, en liste i appen eller en allerede konfigurert overlevering. Hvis de havner i ulike e-poster, chatter eller nedlastingsmapper hver gang, må du lete etter dem igjen ved neste gjennomgang.

Hvis du håndterer flere selskaper, kontroller hvilket selskap dokumentet er utstedt til, særlig når kjøperen endres. Et lignende leverandørnavn er ikke nok til å velge mottaker: kontroller kjøperopplysningene på dokumentet og legg det i pakken til regnskapsføreren for det selskapet. Hvis opplysningene ikke stemmer, hold dokumentet separat og avklar forskjellen før du sender det videre.

Avtal med regnskapsføreren din hva overlevert betyr

Alle jobber litt forskjellig. Noen vil ha PDF-filer på e-post, andre bruker en delt mappe eller eget system. Den enkleste rutinen starter derfor med en avtale: hva du sender, til hvem, hvor ofte og hvordan du merker manglende eller tilleggsdokumenter. En klar avtale er mer nyttig enn ti nye fargede etiketter.

Oppgi selskap, periode eller innhold og hva som mangler når du sender bilagene. «Her er alle fakturaene» forteller ikke at du venter på en rettet telefonfaktura og et bilag fra hotellet. «Telefon og hotell ettersender jeg; resten er vedlagt» gjør det tydelig hva regnskapsføreren allerede kan jobbe med.

Skill også mellom sending og mottak. Når dere begynner med en ny leveringsmåte, kontroller at regnskapsføreren faktisk kan åpne vedleggene eller mappen. Når rutinen fungerer, trenger ikke hvert vedlegg å bekreftes hver måned, men unntak må kunne følges opp.

Hvor lang tid tar 50 fakturaer, og hvordan måler du besparelsen?

Mål din egen arbeidstid neste gang du klargjør bilag til regnskapsføreren, fra det første søket til pakken er klar. Ta med åpning av vedlegg, kontroll av firma, sortering og avklaring av tvilstilfeller. Å skrive et søk i e-posten er bare en del av jobben.

I en eksempelmåned tar 50 fakturaer med 2 minutter manuelt arbeid per faktura totalt 100 minutter. Med et anslag på 12 sekunder kontroll per faktura i HeyRup og 5 minutter til start, nedlasting og klargjøring blir det 15 minutter av din tid. Forskjellen er 85 minutter. Dette er regneforutsetninger, ikke målte kunderesultater.

Regn første tilkobling av innboksen og bekreftelse av regler separat. Skill også mellom aktivt arbeid og venting på at søket skal bli ferdig. Papirkvitteringer, leverandørportaler og bilag utenfor den tilkoblede e-postkontoen er ekstra arbeid i begge tilfeller.

Sammenlign lignende perioder og samme omfang av bilag. Noter nye leverandører, fakturaer knyttet til feil firma og andre uklarheter. Bytt så ut anslagene i kalkulatoren med dine egne tider. Er bilagene allerede godt organisert, eller mottar du bare noen få, kan forskjellen være liten.