Când timpul nu ajunge, pregătiți documentele pentru o singură firmă

După două verificări amânate, este tentant să așteptați o zi liberă. Poate dura. Începeți cu ce îi trebuie contabilului acum: adunați documentele disponibile pentru o firmă și separați ce lipsește. Finalizați un set de documente de trimis înainte de a perfecționa arhiva.

Într-o lună aglomerată, de exemplu, puteți avea toate PDF-urile din e-mail pregătite, dar să vă lipsească două bonuri de călătorie. Trimiteți partea pregătită cu o listă clară a documentelor lipsă. Marcați separat completările, ca să nu retrimiteți întregul pachet pentru fiecare factură găsită ulterior.

După grabă, identificați problema recurentă. Dacă lunar lipsește factura aceluiași serviciu, modificați-i livrarea. Dacă colegii trimit documente peste tot, simplificați locația partajată. O rutină funcționează atunci când reduce munca de zi cu zi, nu doar atunci când planul ei arată bine.

Notați imediat ce ați putea uita mai târziu

Factura PDF de la un furnizor cunoscut rămâne de obicei în e-mail. Un bon de hârtie și motivul achiziției se pierd mai ușor. Merită câteva clipe imediat după cumpărare: o fotografie lizibilă a întregului bon și o propoziție de context sunt mai utile decât promisiunea de a organiza totul în weekend.

Imaginați-vă că plătiți parcarea după o vizită la un client, cumpărați o licență software pentru un coleg și faceți seara cumpărături pentru casă. Peste trei săptămâni vedeți trei sume în bancă, dar poate nu mai rețineți contextul. Notați scopul deplasării pentru parcare, iar pentru licență numele serviciului și firma pentru care a fost cumpărată. O achiziție personală nu trebuie pusă în folderul firmei doar fiindcă documentul a ajuns în aceeași căsuță de e-mail.

Nu trebuie să scrieți un paragraf despre fiecare cafea. Păstrați doar informațiile care v-ar putea lipsi dumneavoastră sau contabilului mai târziu. Dacă o notă scurtă devine un formular care ia cinci minute, procedura este probabil prea complicată.

Urmăriți excepțiile

Verificați ocazional ceea ce nu a funcționat normal de la ultima revizuire. Un furnizor nou? S-a schimbat adresa de facturare? Un coleg a trimis doar confirmarea plății? Acestea sunt mai ușor de rezolvat în timp ce achiziția este proaspătă. Nu trebuie să redeschideți fiecare factură clasificată corect doar pentru a simți că ați efectuat o verificare.

Alegeți un loc obișnuit pentru documentele recurente: un folder convenit, o listă în aplicație sau o trimitere deja configurată. Dacă ajung de fiecare dată în alte e-mailuri, conversații sau foldere de descărcări, va trebui să le căutați din nou la următoarea verificare.

Dacă gestionați mai multe companii, verificați pe numele cărei companii este emis documentul, mai ales când se schimbă cumpărătorul. Un nume similar al furnizorului nu este suficient pentru a alege destinatarul: verificați datele cumpărătorului din document și includeți-l în pachetul pentru contabilul acelei companii. Dacă datele nu corespund, păstrați documentul separat și clarificați diferența înainte de a-l trimite mai departe.

Conveniți cu contabilul când documentele se consideră primite

Fiecare lucrează ușor diferit. Unii doresc PDF-uri trimise prin e-mail, alții folosesc un folder partajat sau propriul sistem. Cea mai simplă rutină începe așadar cu un acord: ce trimiteți, cui, cât de des și cum etichetați documentele lipsă sau suplimentare. Un acord clar este mai util decât zece noi etichete colorate.

La predare, indicați firma, perioada sau conținutul documentelor și ce lipsește. „Aici sunt toate facturile” nu arată că așteptați încă factura de telefon corectată și documentul de la hotel. „Trimit ulterior telefonul și hotelul; celelalte documente sunt atașate” îi arată contabilului cu ce poate lucra deja.

Distingeți trimiterea și primirea. Pentru o rută nou configurată, verificați dacă contabilul poate deschide efectiv atașamentele sau folderul. Odată stabilit, fiecare atașament individual nu trebuie să fie confirmat în fiecare lună, dar excepțiile trebuie să rămână urmăribile.

Cât timp necesită 50 de facturi și cum măsurați economia

La următoarea predare către contabil, cronometrați munca proprie de la prima căutare până când documentele sunt gata. Includeți deschiderea atașamentelor, verificarea firmei, sortarea și clarificarea cazurilor incerte. Introducerea unei căutări în e-mail este doar o parte din muncă.

Într-o lună de exemplu, 50 de facturi cu 2 minute de lucru manual fiecare înseamnă 100 de minute. Dacă estimați în HeyRup 12 secunde de verificare pe factură și 5 minute pentru pornire, descărcare și pregătire, rezultă 15 minute din timpul dvs. Diferența este de 85 de minute. Sunt ipoteze de calcul, nu rezultate măsurate la clienți.

Socotiți separat prima conectare a căsuței și confirmarea regulilor. Separați și munca activă de așteptarea finalizării căutării. Bonurile pe hârtie, portalurile furnizorilor și documentele din afara căsuței de e-mail conectate rămân muncă suplimentară în ambele variante.

Comparați perioade similare și același volum de documente. Notați furnizorii noi, facturile atribuite firmei greșite și alte neclarități. Înlocuiți apoi estimările din calculator cu timpii proprii. Dacă facturile sunt deja bine organizate sau primiți doar câteva, diferența poate fi mică.