Gdy brakuje czasu, przygotuj dokumenty dla jednej firmy

Jeśli pominiesz dwa sprawdzenia dokumentów, łatwo odłożyć wszystko na spokojniejszy dzień. Zacznij jednak od tego, czego księgowy potrzebuje teraz: przygotuj dostępne dokumenty jednej firmy i listę braków. Porządkowanie całego archiwum może poczekać, aż wyślesz tę część.

W przykładowym intensywnym miesiącu możesz mieć gotowe wszystkie pliki PDF z e-maila, ale nadal szukać dwóch paragonów z podróży. Wyślij gotową część z jasną listą braków. Oznaczaj uzupełnienia osobno, aby każda odnaleziona faktura nie wymagała ponownego wysłania całego pakietu.

Po pośpiechu zidentyfikuj powtarzający się problem. Jeśli co miesiąc brakuje faktury za tę samą usługę, zmień jej wysyłkę. Jeśli współpracownicy wysyłają dokumenty wszędzie, uprość udostępnianą lokalizację. Rutyna działa, gdy ogranicza codzienną pracę, a nie tylko wtedy, gdy jej plan wygląda dobrze.

Zajmij się natychmiast tym, czego nie będziesz pamiętać później

PDF od znanego dostawcy pozostanie w poczcie. Papierowy paragon z podróży możesz zgubić, a po kilku tygodniach zapomnieć, czego dotyczył zakup. Od razu zrób czytelne zdjęcie całego dokumentu i dopisz krótką informację. To mniej pracy niż późniejsze odtwarzanie szczegółów.

Wyobraź sobie, że po spotkaniu z klientem płacisz za parking, potem kupujesz licencję na oprogramowanie dla kolegi, a wieczorem robisz zakupy do domu. Za trzy tygodnie w banku zobaczysz trzy kwoty, ale możesz nie pamiętać powodów zakupów. Przy parkingu zapisz, jakiego spotkania dotyczyła podróż; przy licencji — nazwę usługi i firmę, dla której ją kupiono. Prywatnego zakupu nie trzeba umieszczać w firmowym folderze tylko dlatego, że dokument trafił do tej samej skrzynki.

Nie chodzi o pisanie akapitu o każdej kawie. Zapisz tylko to, czego Tobie lub księgowemu może później zabraknąć. Jeśli krótka notatka zmienia się w formularz wymagający pięciu minut, sposób pracy jest zapewne zbyt skomplikowany.

Uważaj na wyjątki

Co jakiś czas sprawdź wyjątki od zwykłego sposobu pracy: nowego dostawcę, zmieniony adres na fakturze albo potwierdzenie płatności zamiast dokumentu zakupu. Łatwiej je wyjaśnić, gdy zakup jest jeszcze świeży w pamięci. Nie musisz ponownie otwierać każdej poprawnie przypisanej faktury tylko po to, by uznać kontrolę za wykonaną.

Wybierz jedno stałe miejsce dla regularnych dokumentów: uzgodniony folder, listę w aplikacji lub skonfigurowane przekazywanie. Jeśli za każdym razem trafiają do innej wiadomości, czatu albo folderu pobrań, przy następnej kontroli znów trzeba ich szukać.

Jeśli prowadzisz kilka firm, sprawdź, na którą firmę wystawiono dokument, zwłaszcza gdy zmienia się nabywca. Podobna nazwa dostawcy nie wystarczy do przypisania dokumentu: sprawdź podane na nim dane nabywcy i dodaj go do pakietu dla księgowego tej firmy. Jeśli dane się nie zgadzają, odłóż dokument osobno i wyjaśnij rozbieżność przed przekazaniem.

Uzgodnij ze swoim księgowym, co oznacza przekazanie

Każdy działa nieco inaczej. Niektórzy chcą przesyłać pliki PDF e-mailem, inni korzystają z udostępnionego folderu lub własnego systemu. Najprostsza procedura zaczyna się zatem od ustalenia: co wysyłasz, komu, jak często i jak oznaczasz brakujące lub dodatkowe dokumenty. Jedno jasne porozumienie jest bardziej przydatne niż dziesięć nowych kolorowych etykiet.

Przy przekazaniu podaj firmę, okres lub zakres dokumentów oraz konkretne braki. „Oto wszystkie faktury” nie wyjaśnia, że czekasz jeszcze na poprawioną fakturę za telefon i dokument z hotelu. „Telefon i hotel doślę później, pozostałe dokumenty są w załączniku” pozwala księgowemu ocenić, z czym może już pracować.

Odróżniaj wysłanie od otrzymania. Przy nowym sposobie przekazywania sprawdź, czy księgowy może rzeczywiście otworzyć załączniki lub folder. Gdy ten sposób już działa, nie trzeba co miesiąc potwierdzać każdego załącznika osobno; musi jednak dać się ustalić, co stało się z wyjątkami.

Ile czasu zajmuje 50 faktur i jak zmierzyć oszczędność

Przy następnym przygotowywaniu dokumentów dla księgowości zmierz swoją pracę od pierwszego wyszukiwania do gotowego zestawu. Uwzględnij otwieranie załączników, sprawdzanie firmy, porządkowanie i wyjaśnianie wątpliwości. Wpisanie zapytania w skrzynce e-mail to tylko część zadania.

W przykładowym miesiącu 50 faktur po 2 minuty pracy ręcznej daje 100 minut. Jeśli w HeyRup przyjmiesz 12 sekund kontroli na fakturę oraz 5 minut na uruchomienie, pobranie i przygotowanie dokumentów, wyjdzie 15 minut Twojej pracy. Różnica wynosi 85 minut. To założenia obliczeń, a nie wyniki pomiarów u klientów.

Pierwsze podłączenie skrzynki i potwierdzenie reguł policz osobno. Oddziel też czas pracy od oczekiwania na zakończenie wyszukiwania. Papierowe paragony, portale dostawców i dokumenty spoza podłączonej skrzynki e-mail pozostają dodatkową pracą w obu wariantach.

Porównuj podobne okresy i taki sam zakres dokumentów. Zapisuj nowych dostawców, faktury przypisane do niewłaściwej firmy i inne niejasności. Następnie zastąp szacunki w kalkulatorze własnymi czasami. Jeśli dokumenty są już uporządkowane albo otrzymujesz ich niewiele, różnica może być mała.