Vælg detaljer, du rent faktisk søger efter

I en manuelt styret mappe er det ofte praktisk at kombinere dato, leverandør og dokumentnummer. For eksempel "2026-08-31_HostingAlfa_FA-1042.pdf". Dette er en prøve, ikke et obligatorisk format. Navne skal hjælpe med at skelne filer, mens deres dele bevarer en konsekvent betydning.

Vælg, hvilken dato du skriver i navnet, og brug samme princip hver gang. Skifter du mellem fakturadato og downloaddato, betyder filernes rækkefølge noget forskelligt. Hent datoen fra bilaget: navnet hjælper dig med at finde det, men afgør ikke regnskabsperioden.

Du kan inkludere virksomheden i filnavnet eller udtrykke det gennem en tydeligt identificeret mappe. Firmaetiketter er nyttige til filer, der ofte sendes individuelt. I et korrekt adskilt arkiv kan det være unødvendigt at gentage et langt firmanavn.

Det samme nummer betyder ikke den samme faktura

To leverandører kan hver udstede faktura "2026-001". Navngivning af filer kun efter nummer får dem til at ligne kopier. Tilføjelse af leverandøren hjælper uden at sætte alle varer og beløb i navnet.

To virksomheder kan få forskellige bilag fra samme leverandør. Skeln mellem køberne, når du afleverer bilagene. En fælles eksempelmappe kan indeholde »Alfa_2026-08-31_Hosting_FA-1042.pdf« og »Beta_2026-08-31_Hosting_FA-1043.pdf«. Så kan du straks se, at det ikke er to kopier af samme fil med forskellige navne.

Ved tilbagevendende abonnementer skal du ikke kun bruge tjenestens navn. Fakturaer for forskellige perioder kan have samme beløb og lignende navne. Et fakturanummer eller en anden kontrolleret oplysning hjælper med at skelne dem.

Opfind ikke manglende detaljer

Kender du ikke fakturanummeret, så opfind ikke et, som kan se ud til at komme fra leverandøren. Brug et forståeligt navn, og notér den manglende oplysning. Brug ikke ordrenummeret i stedet for fakturanummeret, hvis de er forskellige.

Ved en rettet version kan »korrektion« eller »ny-version« hjælpe, men navnet forklarer ikke ændringen. Bevar forbindelsen til originalen, og fortæl bogholderen, hvad der er ændret. Ordet »Final« i flere navne efter hinanden hjælper sjældent.

Hvis et dokument har flere dele eller sider i separate filer, skal du markere deres forhold og rækkefølge. Modtageren skal ikke gætte på, om et andet billede hører til den samme kvittering eller et andet køb.

Omdøbning bør ikke bryde stien til originalen

Du kan gøre filnavnet klarere uden at ændre dets indhold. At kende dens kildemeddelelse, portal eller ordre hjælper senere bekræftelse. Hvis et navn antyder et andet firma, retter det ikke de originale detaljer indeni.

At omdøbe en fil, der allerede er afleveret, kan skabe forvirring: bogholderen har en kopi og kan bruge det gamle navn. Lad derfor færdige pakker være. Er en ændring nødvendig, så angiv, hvilken fil den gælder.

Nogle gange er det bedre at beholde det originale navn

Hvis en app finder bilag efter leverandør, virksomhed og aflevering, behøver du ikke gentage oplysningerne i hvert PDF-filnavn. Et søgbart register kan erstatte meget af den manuelle omdøbning. Den rigtige original og pakkens sammenhæng er mere nyttig for bogholderen end helt ens tegnsætning.

Prøv mønstret på nogle fakturaer. Hvis det gør bilaget lettere at finde, hjælper det. Hvis omdøbningen blot tager tid, og du allerede finder alt i appen, kan du beholde de oprindelige navne.