5 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Der Kunde hat keine Belege geschickt. Was fragen Sie jetzt?
Ein konkreter Einstieg für Buchhaltungsbüros bei fehlenden Unterlagen: drei Antwortwege und zwei fiktive Kundenantworten.
Unternehmen und Belege
Übergabe an die Buchhaltung
Bereiten Sie Unterlagen vor, kennzeichnen Sie fehlende Belege und übergeben Sie alles verständlich.
Beginnen Sie bei Ihrer Situation
Wählen Sie die Anleitung für Ihren aktuellen Schritt. Weitere Artikel und Hilfsmittel finden Sie unten.
- Belege für die Buchhaltung: Checkliste und Begleitnachricht →
- Rechnungen so benennen, dass Sie sie später finden →
- Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen →
- Der Buchhaltung fehlt eine Rechnung. Wo suchen und wie nachfragen? →
Unterthemen
20 · Artikel
6 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Fehlende Belege: eine Liste, die Mandanten Punkt für Punkt beantworten können
Ausgefülltes Muster für Ihr Buchhaltungsbüro: konkrete Rückfragen zu Käufen, Antworten und nächste Schritte mit einem erledigten und einem offenen Eintrag.
6 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Eine Rechnung, zwei Unternehmen: Unterlagen für die Buchhaltung vorbereiten
Zwei Unternehmen nutzen einen Dienst, doch die Rechnung nennt einen Empfänger. So halten Sie Nutzung, fehlende Belege und Fragen für die Buchhaltung fest.
6 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Agentur oder Kunde: Wen bitten Sie um die Rechnung für den Dienst?
Die Agentur verwaltet den Dienst, der Kunde nutzt ihn. Drei fiktive Fälle zeigen, wen Sie fragen, was Sie prüfen und wie Sie Unklarheiten festhalten.
3 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Die Buchhaltung macht Urlaub: Was übergeben, was warten lassen?
Belege kommen auch während der Urlaubszeit an. Klären Sie, wer sie sammelt, welche Aufgaben eine Vertretung brauchen und was nach der Rückkehr geprüft wird.
4 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Ihre Buchhalterin hat eine neue E-Mail-Adresse. Prüfen Sie den nächsten Belegversand
Eine neue E-Mail-Adresse der Buchhalterin wird nicht unbedingt in Nachrichtenvorlagen und wiederkehrende Sendungen übernommen. Prüfen Sie vor dem nächsten Versand, wo noch die alte Adresse steht und ob Ihre Buchhalterin unter der neuen Nachrichten empfängt und die benötigten Dateien öffnen kann.
5 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Der Lieferant schickt eine PDF mit Passwort. So geben Sie sie an die Buchhaltung weiter, ohne das Passwort im Gruppenverlauf zu teilen
Die Buchhaltung braucht den Beleg, aber nicht alle Personen im Verteiler brauchen sein Passwort. Wie erhalten Sie Zugriff vom Lieferanten und geben Datei und Passwort an die richtige Person weiter? Zwei Nachrichtenvorlagen und eine Prüfung des empfangenen Anhangs helfen dabei.
5 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Neue Buchhaltung? Stimmen Sie die erste Belegübergabe ab
Die Buchhaltung wartet auf Unterlagen, Ihr Ordner ist voller Dateien. Klären Sie vor dem Versand den Umfang und prüfen Sie den Zugriff. Ein ausgefülltes Muster hilft bei der ersten Übergabe und beim Umgang mit fehlenden Belegen und Korrekturen.
4 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Sie können den weitergeleiteten Beleg öffnen, Ihre Buchhaltung nicht. Was haben Sie tatsächlich verschickt?
Ihre Buchhaltung kann einen Beleg nicht öffnen, der bei Ihnen funktioniert. Ein Blick in die gesendete E-Mail und eine kurze Rückfrage helfen, einen fehlenden Anhang, eingeschränkten Linkzugriff und ein Problem mit der Datei zu unterscheiden.
4 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Die Rechnung ist schon bei der Buchhaltung, dann kommt eine Rechnungskorrektur. Wie verknüpfen Sie beide?
Ihre Buchhaltung hat die Rechnung bereits erhalten, doch der Lieferant schickt eine Rechnungskorrektur. Stellen Sie beide Belege zusammen und erklären Sie, was neu ist und was Sie schon übergeben haben.
3 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Der Anbieter schickt PDF und XML: Was Sie aufbewahren und mit der Buchhaltung vereinbaren sollten
Bewahren Sie die Originaldateien, unterscheiden Sie separate PDF- und XML-Anhänge von einer hybriden Rechnung und klären Sie, welches Format die Buchhaltung braucht.
2 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Die Buchhaltung kann den OneDrive-Link nicht öffnen: Empfänger und Download prüfen
Prüfen Sie Datei, Empfänger und Berechtigungen eines nicht funktionierenden OneDrive-Links. Bestätigen Sie das Öffnen und den vereinbarten Download, ohne das Dokument öffentlich freizugeben.
3 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Rechnung in einer verschlüsselten E-Mail: wenn die Buchhaltung sie nicht öffnen kann
Unterscheiden Sie den Schutz von Nachricht, Anhang und Link. Ermitteln Sie die konkrete Hürde und vereinbaren Sie mit dem Absender die Übergabe an die berechtigte Buchhaltung.
3 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Buchhaltung wechseln: auch offene Vorgänge übergeben
Was neben dem Belegordner zur Übergabe gehört: Zuständigkeiten, offene Fragen und ein ausgefülltes Beispiel für die Übergabeübersicht.
3 Min. Lesezeit
Monatliche Übergabe
Belege für die Buchhaltung: Checkliste und Begleitnachricht
Prüfen Sie Dateien vor dem Versand und erstellen Sie eine Begleitnachricht mit Firma, Zeitraum und noch fehlenden Belegen.
4 Min. Lesezeit
Monatliche Übergabe
Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen
Reguläre Monatsübergabe, fehlender Beleg, Nachtrag und Korrektur. Wählen Sie eine Nachrichtenvorlage, aus der die Buchhaltung erkennt, was sie erhalten hat und was noch zu klären ist.
4 Min. Lesezeit
Monatliche Übergabe
Belege bewältigen, auch in einem Monat mit wenig Zeit
Sie müssen nicht täglich den gesamten Posteingang sortieren. Wichtig ist, vergängliche Zusammenhänge festzuhalten, die Übergabe zu vereinbaren und zu wissen, was zu tun ist, wenn der Plan scheitert.
4 Min. Lesezeit
Übergabe an die Buchhaltung
Belege an die Buchhaltung übergeben, ohne Ihr ganzes Leben zu teilen
Anhang, Link oder freigegebener Ordner? Entscheiden Sie nach der Art der Zusammenarbeit und prüfen Sie, was der Empfänger tatsächlich sieht.
3 Min. Lesezeit
Monatliche Übergabe
Der Buchhaltung fehlt eine Rechnung. Wo suchen und wie nachfragen?
Von der Erinnerung der Buchhaltung zum gefundenen Beleg: wie Sie Kaufspuren nutzen, wann Sie den Lieferanten kontaktieren und was Sie der Buchhaltung inzwischen schreiben.
3 Min. Lesezeit
Monatliche Übergabe
Die Rechnung kam erst nach der Übergabe an die Buchhaltung. Was nun?
Wie Sie einen verspätet eingegangenen Beleg verständlich ergänzen, ihn von einer Korrektur unterscheiden und Ihre eigene Monatskennzeichnung nicht mit einer buchhalterischen Entscheidung verwechseln.
Kostenlose Hilfen
Checklisten, Vorlagen und Dateien aus veröffentlichten Artikeln. Wählen Sie eine Hilfe für Ihre Aufgabe.
Browser-Werkzeug
Belege für die Buchhaltung: Checkliste und Begleitnachricht →
VorlageKlären Sie zuerst den Umfang statt „Wo sind die Rechnungen?“ zu fragen →
Der Kunde hat keine Belege geschickt. Was fragen Sie jetzt?
VorlageFiktive Antwort 1: nach Prüfung kein bekannter Kauf →
Der Kunde hat keine Belege geschickt. Was fragen Sie jetzt?
VorlageFiktive Antwort 2: der Beleg blieb im Entwurf →
Der Kunde hat keine Belege geschickt. Was fragen Sie jetzt?
VorlageFragen Sie nach einem bestimmten Kauf →
Fehlende Belege: eine Liste, die Mandanten Punkt für Punkt beantworten können
VorlageZeigen Sie, wie eine Antwort aussehen kann →
Fehlende Belege: eine Liste, die Mandanten Punkt für Punkt beantworten können
VorlageErledigen Sie nach der Antwort nur Geprüftes →
Fehlende Belege: eine Liste, die Mandanten Punkt für Punkt beantworten können
Vorlage1. Der Kunde hat bestellt, die Agentur verwaltet den Dienst →
Agentur oder Kunde: Wen bitten Sie um die Rechnung für den Dienst?
Vorlage2. Die Agentur hat den Dienst für ein Kundenprojekt bestellt →
Agentur oder Kunde: Wen bitten Sie um die Rechnung für den Dienst?
Vorlage3. Die Agentur hat Zugriff, das bestellende Unternehmen ist aber unbekannt →
Agentur oder Kunde: Wen bitten Sie um die Rechnung für den Dienst?
VorlageSchicken Sie eine konkrete Anfrage statt „Uns fehlt eine Rechnung“ →
Agentur oder Kunde: Wen bitten Sie um die Rechnung für den Dienst?
Herunterladen · HTMLKurz übergeben →
Die Buchhaltung macht Urlaub: Was übergeben, was warten lassen?
VorlageKlären Sie mit dem Lieferanten, wer den Beleg erhalten darf →
Der Lieferant schickt eine PDF mit Passwort. So geben Sie sie an die Buchhaltung weiter, ohne das Passwort im Gruppenverlauf zu teilen
VorlagePrüfen Sie, ob die Buchhaltung ihre empfangene Kopie öffnen kann →
Der Lieferant schickt eine PDF mit Passwort. So geben Sie sie an die Buchhaltung weiter, ohne das Passwort im Gruppenverlauf zu teilen
VorlageAusgefülltes Muster einer kurzen Absprache →
Neue Buchhaltung? Stimmen Sie die erste Belegübergabe ab
VorlageLassen Sie eine kleine Auswahl öffnen →
Neue Buchhaltung? Stimmen Sie die erste Belegübergabe ab
VorlageFragen Sie, was Ihre Buchhaltung beim Öffnen sieht →
Sie können den weitergeleiteten Beleg öffnen, Ihre Buchhaltung nicht. Was haben Sie tatsächlich verschickt?
VorlageSchreiben Sie, was bereits vorlag und was hinzugekommen ist →
Die Rechnung ist schon bei der Buchhaltung, dann kommt eine Rechnungskorrektur. Wie verknüpfen Sie beide?
VorlageDem Lieferanten Angaben senden, mit denen er den Kauf findet →
Der Buchhaltung fehlt eine Rechnung. Wo suchen und wie nachfragen?
VorlageEinen klaren Nachtrag senden →
Die Rechnung kam erst nach der Übergabe an die Buchhaltung. Was nun?
ChecklisteSechs Punkte vor dem Versand →
Belege für die Buchhaltung: Checkliste und Begleitnachricht
VorlageWenn Sie das normale Paket senden →
Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen
VorlageWenn eine Rechnung noch fehlt →
Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen
VorlageWenn Sie einen bereits übergebenen Zeitraum ergänzen →
Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen
VorlageWenn der Lieferant eine korrigierte Version gesendet hat →
Was Sie der Buchhaltung zu Rechnungen schreiben: vier brauchbare Vorlagen