Eine Kollegin kann vereinbarte Dateien ablegen, ohne buchhalterische Entscheidungen zu übernehmen. Legen Sie fest, welches Postfach oder welcher Ordner geprüft wird, wohin PDFs kommen und wo offene Fragen notiert werden. Dafür nutzt sie ihren eigenen freigegebenen Zugang, kein geteiltes Passwort.
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Bewahren Sie den ursprünglichen Beleg auf. Kommt eine korrigierte Fassung, kennzeichnen Sie den Bezug zum Original, statt es still zu überschreiben. Fehlende oder nicht zu öffnende Anhänge gehören in die Notizen. Die Dateiendung PDF allein macht einen Beleg nicht verwendbar.
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Prüfen Sie den Zugriff noch vor der Abwesenheit. Die Kollegin legt über ihren eigenen Zugang eine vereinbarte Testdatei im gemeinsamen Ordner ab; die Buchhaltung öffnet sie und bestätigt die Lesbarkeit. Ergänzen Sie die Abwesenheitsdaten, den Namen der Person, die Belege sammelt, und den vereinbarten Vertretungskontakt. Funktioniert der Zugriff nicht, klären Sie die Berechtigungen vorher mit der Administration, statt Passwörter auszutauschen.
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Eine beispielhafte Übergabeliste:
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Das beschreibt die verfügbaren Unterlagen, nicht ihre buchhalterische Richtigkeit oder eine erfolgte Zahlung. Unterscheiden Sie erhaltene Dateien von lediglich erwarteten Belegen.
Beispielnachricht: „Während Ihrer Abwesenheit legt eine Kollegin neue Belege im vereinbarten Ordner ab. Die Liste enthält Eingangsdatum und offene Fragen. Das fehlende PDF von B haben wir am Donnerstag angefordert. Die neue Fassung von A liegt zur Prüfung nach Ihrer Rückkehr neben dem Original.“
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Für Aufgaben, die nicht warten können, vereinbaren Sie vorher einen konkreten Ablauf: wen kontaktieren, mit welchem Anliegen und welchen Unterlagen? Nicht jede neue Nachricht ist dringend.
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