Finden Sie heraus, was das Öffnen verhindert
Sie haben die Rechnung in Ihrem Postfach geöffnet und weitergeleitet und erwarten eine abgeschlossene Übergabe. Die Buchhalterin sieht jedoch eine Anmeldung, verweigerten Zugriff oder einen nicht zu öffnenden Anhang. Ihr Zugriff bedeutet nicht, dass ein anderer Empfänger dieselbe Berechtigung hat.
Klären Sie bei einer geschützten Nachricht zuerst, was die Übergabe genau verhindert. Davon hängt ab, ob das verwendete Konto oder der Dateizugriff zu korrigieren ist oder der Absender neu zustellen muss.
Nachricht, Datei und Link können unterschiedlich geschützt sein
Outlook unterstützt verschiedene Verschlüsselungsverfahren, darunter S/MIME und Microsoft Purview. Purview kann neben der Verschlüsselung die weitere Nutzung einer Nachricht beschränken. Microsoft beschreibt die Optionen getrennt; behandeln Sie sie nicht als eine einzige Art von Schloss.
Der praktische Unterschied: Ein beim PDF-Öffnen verlangtes Passwort ist keine Anmeldung an einer geschützten Nachricht. Ein Cloud-Ordner-Link kann wiederum an Ordnerberechtigungen scheitern. Am hilfreichsten sind der genaue Fehlertext und die Angabe, ob er bei Nachricht, Anhang oder Link erscheint.
Auch ein Download entfernt nicht zwingend den Schutz. Laut Microsoft können Beschränkungen unterstützter geschützter Dateien nach dem Download bestehen bleiben; der PDF-Schutz hängt von Organisationseinstellungen ab. Die Datei in eine neue E-Mail einzufügen garantiert also keinen Zugriff. Siehe die Fragen und Antworten zu Microsoft Purview Message Encryption.
Fragen und Antworten zu Microsoft Purview Message Encryption →
Prüfen Sie zuerst den richtigen Empfänger
Bietet die Nachricht eine Anmeldung an, soll die Buchhalterin den Anweisungen für das vorgesehene Konto folgen. War die ursprüngliche Nachricht nur für Sie bestimmt, geben Sie Ihre Anmeldedaten nicht weiter. Klären Sie die Berechtigungen ihres eigenen Kontos.
Halten Sie Belegkennung und Absenderkontakt bereit. Bitten Sie den Absender um Zustellung an die vereinbarte Buchhaltungsadresse mit dem erforderlichen Schutz. Erläutern Sie Bedarf und angezeigten Fehler. So kann er den berechtigten Empfänger prüfen und eine geeignete Zustellung wählen.
Bleibt die Ursache unklar, geben Sie Problem und Fehlermeldung an die Mailadministration weiter. Für die Diagnose benötigt diese üblicherweise keine vollständige ungeschützte Kopie der Buchhaltungsunterlagen.
Eine Nachricht, mit der die Lösung weitergeht
In einem fiktiven Beispiel erhält ein Geschäftsführer eine geschützte Rechnung für eine Firmenschulung. Er kann sie öffnen, die Buchhalterin nach Weiterleitung nicht. Eine passende Anfrage an den Lieferanten lautet:
„Ich kann die Schulungsrechnung mit der Nummer im Betreff öffnen, unsere Buchhalterin hat nach der Weiterleitung jedoch keinen Zugriff. Bitte prüfen Sie ihre Berechtigung und schicken Sie den Beleg direkt an die vereinbarte Buchhaltungsadresse unter Beibehaltung des erforderlichen Schutzes.“
Bewahren Sie die Originalnachricht bis zum Abschluss auf. Gelöst ist das Problem erst, wenn die Buchhalterin bestätigt, den richtigen Beleg geöffnet zu haben und im benötigten Umfang nutzen zu können. Eine weitere gesendete E-Mail ersetzt diese Prüfung nicht.