Welches Passwort braucht die Buchhaltung?
Adobe unterscheidet zwischen dem Schutz der Anzeige und der Bearbeitung einer PDF. Auch Drucken und Kopieren lassen sich einschränken. Fragt das Leseprogramm schon vor der Anzeige der Seiten nach einem Passwort, brauchen Sie das Passwort zum Öffnen. Können Sie das Dokument lesen, aber nicht bearbeiten oder drucken, verhindert diese Einschränkung allein nicht, dass die Buchhaltung es ansehen kann.
Bitten Sie den Lieferanten um Zugriff auf das Dokument, nicht um die Zugangsdaten zu Ihrem Kundenkonto. Auch Zugriff auf Ihr Firmenpostfach braucht die Buchhaltung für eine einzelne PDF nicht. Muss sie etwa ein Dokument mit Druckbeschränkung ausdrucken, erklären Sie dem Lieferanten diesen Bedarf und vereinbaren Sie eine geeignete Version. Umgehen Sie den Schutz nicht und laden Sie den Beleg nicht auf eine unbekannte Website hoch, die das Entsperren von PDFs verspricht.
Quelle zu diesem Abschnitt: Adobe: PDF-Anzeige, Bearbeitung, Drucken und Kopieren mit Passwörtern schützen
Klären Sie mit dem Lieferanten, wer den Beleg erhalten darf
Prüfen Sie bei einer unerwarteten Nachricht vor dem Öffnen des Anhangs, ob der Lieferant sie tatsächlich geschickt hat und ob sie Ihren Einkauf betrifft. Rufen Sie eine gespeicherte Nummer an oder nutzen Sie einen anderen Kontakt aus der bisherigen Zusammenarbeit. Verwenden Sie dafür keine neue Nummer und keinen Link, der nur in der verdächtigen Nachricht steht. Eine Passwortabfrage bestätigt die Herkunft der Datei nicht.
Lesen Sie bei einem erwarteten Beleg zuerst die Hinweise des Lieferanten. Vielleicht hat er bereits beschrieben, wie Sie das Passwort erhalten. Fehlt eine Anleitung, bitten Sie um das Passwort zum Öffnen dieses Anhangs und erklären Sie, dass auch die Buchhaltung den Beleg braucht. Der Lieferant kann die Weitergabe von Datei und Passwort bestätigen, das Passwort direkt an die Buchhaltung senden oder eine andere Zustellung anbieten.
Solange Sie den Inhalt der PDF nicht sehen können, nennen Sie den Dateinamen, das Eingangsdatum und eine bekannte Bestellreferenz. Die Rechnungsnummer müssen Sie nicht erraten. Ersetzen Sie in der Beispielanfrage unten die Angaben in eckigen Klammern und schlagen Sie einen Kanal vor, den Sie mit dem Lieferanten bereits sicher nutzen.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Datei und Passwort getrennt übermitteln
Sobald die Weitergabe mit dem Lieferanten vereinbart ist, klären Sie mit der Buchhaltung, wohin die Datei und über welchen Weg das Passwort kommen sollen. Schicken Sie die PDF auf dem üblichen Weg für Belege. Nutzen Sie für das Passwort einen anderen sicheren Kanal, den beide Seiten schon kennen, etwa einen Passwortmanager mit Freigabefunktion oder eine sichere Nachrichtenverbindung. Für einen einzigen Beleg müssen Sie kein Konto bei einem unbekannten Dienst anlegen.
Eine zweite E-Mail an dieselben Empfänger würde das Passwort erneut dem gesamten Verteiler zugänglich machen. Prüfen Sie deshalb die Empfänger der Datei und des Passworts, bei einem geteilten Link auch die tatsächlich vergebenen Berechtigungen. Zwei unterschiedliche Wege helfen nur, wenn diejenigen Zugriff erhalten, die ihn benötigen.
Im Gruppenverlauf reicht der Hinweis, dass Sie den Zugriff direkt mit der Buchhaltung klären. Geben Sie im getrennten Kanal beim Passwort den PDF-Dateinamen an, damit klar ist, zu welcher Datei es gehört. Das Passwort gehört weder in eine gemeinsame Tabelle noch in eine Belegnotiz oder den Dateinamen.
Original behalten und einen möglichen Ersatz erklären
Bewahren Sie die ursprüngliche E-Mail und den gelieferten Anhang dort auf, wo Sie üblicherweise die Belege dieses Unternehmens ablegen. Notieren Sie zur Datei Absender, Eingangsdatum und ob die Buchhaltung den ursprünglichen Anhang oder eine neue Version vom Lieferanten bekommen hat. Die Notiz soll die Herkunft des Belegs erklären; speichern Sie darin kein Passwort.
Bietet der Lieferant statt eines Passworts eine andere Kopie an, bestätigen Sie mit ihm, dass es derselbe Beleg ist und Sie ihn an die Buchhaltung weitergeben dürfen. Bewahren Sie auch seine Nachricht mit der Erklärung auf. Hat die Buchhaltung den alten Anhang schon erhalten, schreiben Sie beim Senden der neuen Datei ausdrücklich, dass sie ihn ersetzt. So weiß sie, mit welcher Version sie arbeiten soll.
Besprechen Sie eine vom Lieferanten vorgeschlagene andere Zustellung zunächst auch mit der Buchhaltung. Sie muss auf das Dokument zugreifen können, nicht nur Sie selbst.
Prüfen Sie, ob die Buchhaltung ihre empfangene Kopie öffnen kann
Öffnen Sie nach Erhalt des Passworts die gelieferte Datei und prüfen Sie sämtliche Seiten. Kontrollieren Sie die Lesbarkeit und vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsempfänger und bekannte Einkaufsreferenz mit Ihren Erwartungen. Passt etwas nicht, stellen Sie dem Lieferanten eine konkrete Frage. Erfolgreiches Öffnen bestätigt den Zugriff auf den Inhalt, nicht die Richtigkeit der Rechnung oder ihre Verwendbarkeit in der Buchhaltung.
Schicken Sie anschließend genau den geprüften Anhang oder den vereinbarten Link an die Buchhaltung und übermitteln Sie das Passwort getrennt. Bitten Sie darum, die tatsächlich empfangene Kopie zu öffnen. Dass das Passwort auf Ihrem Computer funktioniert, bestätigt noch nicht, dass die Übergabe auch auf der anderen Seite gelungen ist.
Verwenden Sie die folgende Beispielnachricht für den Originalanhang erst, nachdem Sie das Passwort über den vereinbarten Kanal gesendet haben. Geben Sie eine Ersatzversion des Lieferanten weiter, passen Sie den ersten Absatz entsprechend an.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Wenn das Passwort nicht funktioniert oder noch fehlt
Funktioniert das Passwort nicht, nennen Sie dem Lieferanten den Dateinamen und die genaue Meldung des Leseprogramms. Prüfen Sie mit ihm, ob das gesendete Passwort wirklich für diese Datei bestimmt ist, und bitten Sie um das weitere Vorgehen. Dasselbe Passwort an mehr Personen zu verteilen, löst das Öffnungsproblem nicht.
Teilen Sie der Buchhaltung währenddessen mit, für welchen Beleg der Zugriff noch fehlt und was Sie dafür unternehmen. Eine Beispielnachricht: „Die PDF des Lieferanten zur Bestellung [Referenz] ist angekommen, aber ich warte noch auf das Passwort zum Öffnen. Den Zugriff habe ich am [Datum] angefragt. Sobald er verfügbar ist, vereinbare ich mit Ihnen die getrennte Übermittlung des Passworts und schicke den Beleg.“ Damit weiß die Buchhaltung, warum der Anhang in den Unterlagen fehlt, und muss ihn nicht erneut suchen.