Hvilket passord trenger regnskapsføreren?
Adobe skiller mellom beskyttelse av visning og redigering av en PDF; også utskrift og kopiering kan begrenses. Hvis leseren spør etter passord før sidene vises, trenger du passordet for å åpne filen. Hvis du kan lese dokumentet, men ikke redigere eller skrive det ut, hindrer ikke denne begrensningen alene regnskapsføreren i å se det.
Be leverandøren om tilgang til dokumentet, ikke om påloggingsopplysninger til kundekontoen din. Regnskapsføreren trenger heller ikke tilgang til bedriftens e-postkasse for én PDF. Hvis regnskapsføreren for eksempel må skrive ut et dokument med utskriftsbegrensning, forklar det til leverandøren og avtal en egnet versjon. Ikke omgå beskyttelsen eller last opp dokumentet til et ukjent nettsted som lover å låse opp PDF-er.
Kilde for denne delen: Adobe: passordbeskyttelse av visning, redigering, utskrift og kopiering av PDF-er
Bekreft med leverandøren hvem du kan gi dokumentet til
Hvis meldingen er uventet, kontroller før du åpner vedlegget at leverandøren faktisk sendte det, og at det gjelder kjøpet ditt. Ring et lagret nummer eller bruk en annen kontakt fra tidligere samarbeid. Ikke bruk et nytt nummer eller en lenke som bare står i den mistenkelige meldingen til kontrollen. Et spørsmål om passord bekrefter ikke hvor filen kommer fra.
Les først leverandørens instruksjoner hvis dokumentet er forventet: det kan allerede stå hvordan du får passordet. Hvis fremgangsmåten mangler, be om åpningspassordet til akkurat dette vedlegget og forklar at regnskapsføreren også trenger dokumentet. Leverandøren kan godkjenne deling av fil og passord, sende passordet direkte til regnskapsføreren eller tilby en annen leveringsmåte.
Hvis du ikke kan se innholdet i PDF-en ennå, identifiser vedlegget med filnavn, mottaksdato og en kjent bestillingsreferanse. Du trenger ikke gjette fakturanummeret. Bytt ut opplysningene i hakeparenteser i eksempelet nedenfor og foreslå en kanal du allerede bruker sikkert med leverandøren.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Send fil og passord hver for seg
Når overleveringen er avtalt med leverandøren, bekreft med regnskapsføreren hvor filen skal sendes, og hvordan passordet skal deles. Send PDF-en på den vanlige måten for dokumenter. Bruk en annen sikker kanal dere begge allerede kjenner til for passordet, for eksempel en passordbehandler med deling eller sikker meldingsutveksling. Du trenger ikke opprette konto hos en ukjent tjeneste for ett dokument.
En ny e-post til de samme mottakerne ville igjen gjøre passordet tilgjengelig for hele tråden. Kontroller derfor mottakerne av både filen og passordet; ved en delt lenke må du også kontrollere hvilke rettigheter som faktisk er gitt. To forskjellige veier gir bare mening hvis de som trenger tilgang får den.
I gruppetråden holder det å skrive at du ordner tilgang direkte med regnskapsføreren. Ta med PDF-ens filnavn sammen med passordet i den separate kanalen, slik at det er tydelig hvilken fil det gjelder. Passordet skal ikke stå i et delt regneark, en merknad til dokumentet eller filnavnet.
Behold originalen og forklar en eventuell erstatning
Behold den opprinnelige e-posten og det mottatte vedlegget der du vanligvis lagrer dokumenter for denne bedriften. Noter avsender, mottaksdato og om regnskapsføreren fikk det opprinnelige vedlegget eller en ny versjon fra leverandøren. Notatet skal forklare dokumentets opprinnelse; ikke lagre passordet i det.
Hvis leverandøren tilbyr en annen kopi i stedet for et passord, bekreft at det er samme dokument, og at du kan gi det til regnskapsføreren. Behold også leverandørens forklarende melding. Hvis regnskapsføreren allerede fikk det tidligere vedlegget, skriv uttrykkelig at det nye erstatter det når du sender det. Da blir det klart hvilken versjon som skal brukes.
Avtal først med regnskapsføreren hvis leverandøren foreslår en annen leveringsmåte. Regnskapsføreren må kunne få tilgang til dokumentet, ikke bare du.
Kontroller at regnskapsføreren kan åpne den mottatte kopien
Når du har fått passordet, åpne den leverte filen og gå gjennom alle sidene. Kontroller lesbarheten og sammenlign leverandør, kunde og kjent kjøpsreferanse med det du forventet. Hvis noe ikke stemmer, still leverandøren et konkret spørsmål. At filen åpnes, bekrefter tilgang til innholdet, ikke at fakturaen er korrekt eller egnet til regnskapsformål.
Send deretter nettopp det kontrollerte vedlegget eller den avtalte lenken til regnskapsføreren og gi passordet separat. Be regnskapsføreren åpne kopien som faktisk ble mottatt. At passordet virker på din datamaskin, bekrefter ennå ikke at overleveringen fungerte hos mottakeren.
Bruk eksempelmeldingen nedenfor for det opprinnelige vedlegget først etter at du har sendt passordet gjennom den avtalte kanalen. Hvis du gir videre en erstatningsversjon fra leverandøren, tilpass det første avsnittet.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Hvis passordet ikke virker eller du fortsatt venter på det
Hvis passordet ikke virker, send leverandøren vedleggets filnavn og leserens nøyaktige melding. Kontroller med leverandøren at passordet som ble sendt gjelder akkurat denne filen, og spør hvordan du skal gå videre. Å dele samme passord med flere personer løser ikke problemet med å åpne filen.
Fortell i mellomtiden regnskapsføreren hvilket dokument som venter på tilgang, og hva du gjør for å få den. En eksempelmelding: «Leverandørens PDF for bestilling [referanse] har kommet, men jeg venter på åpningspassordet. Jeg ba om tilgang den [dato]. Når den er tilgjengelig, avtaler jeg separat overføring av passordet med deg og sender dokumentet.» Da vet regnskapsføreren hvorfor vedlegget mangler i underlaget, og trenger ikke lete etter det på nytt.