De que palavra-passe precisa o contabilista?
A Adobe distingue a proteção da visualização da proteção da edição de um PDF; também é possível limitar a impressão ou a cópia. Se o leitor pedir uma palavra-passe antes de mostrar as páginas, precisa da palavra-passe de abertura. Se consegue ler o documento, mas não editá-lo ou imprimi-lo, essa restrição, por si só, não impede o contabilista de o visualizar.
Peça ao fornecedor acesso ao documento, não as credenciais da sua conta de cliente. O contabilista também não precisa de acesso à caixa de correio da empresa por causa de um único PDF. Se precisar, por exemplo, de imprimir um documento com restrições de impressão, explique isso ao fornecedor e combine uma versão adequada. Não contorne a proteção nem carregue o documento num sítio desconhecido que prometa desbloquear PDF.
Fonte desta secção: Adobe: proteção por palavra-passe da visualização, edição, impressão e cópia de PDF
Confirme com o fornecedor a quem pode entregar o documento
Se a mensagem for inesperada, antes de abrir o anexo confirme que foi realmente enviada pelo fornecedor e que diz respeito à sua compra. Ligue para um número já guardado ou use outro contacto de relações anteriores. Não use para a verificação um número novo ou uma ligação que conste apenas da mensagem suspeita. Um pedido de palavra-passe não confirma a origem do ficheiro.
Se estava à espera do documento, leia primeiro as instruções do fornecedor: talvez já tenha explicado como obter a palavra-passe. Se faltar o procedimento, peça a palavra-passe de abertura daquele anexo específico e explique que o contabilista também precisa do documento. O fornecedor pode autorizar a entrega do ficheiro e da palavra-passe, enviar esta diretamente ao contabilista ou propor outra forma de envio.
Se ainda não consegue ver o conteúdo do PDF, identifique o anexo pelo nome do ficheiro, data de receção e uma referência de encomenda conhecida. Não precisa de adivinhar o número da fatura. No modelo abaixo, substitua os dados entre parênteses retos pelos seus e proponha um canal que já utilize de forma segura com o fornecedor.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Envie o ficheiro e a palavra-passe separadamente
Depois de combinar a entrega com o fornecedor, confirme com o contabilista onde deve receber o ficheiro e por que canal receberá a palavra-passe. Envie o PDF pela via habitual de entrega de documentos. Para a palavra-passe, use outro canal seguro que ambos já conheçam, como um gestor de palavras-passe com partilha ou uma comunicação segura. Não é necessário criar uma conta num serviço desconhecido por causa de um único documento.
Um segundo e-mail para os mesmos destinatários voltaria a disponibilizar a palavra-passe a toda a conversa. Verifique, por isso, os destinatários do ficheiro e da palavra-passe; se partilhar uma ligação, verifique também as permissões efetivamente atribuídas. Duas vias diferentes só fazem sentido se o acesso for concedido às pessoas que dele precisam.
Na conversa de grupo, basta indicar que está a tratar do acesso diretamente com o contabilista. No canal separado, junte o nome do PDF à palavra-passe, para ficar claro a que ficheiro corresponde. Não coloque a palavra-passe numa folha de cálculo partilhada, numa nota sobre o documento ou no nome do ficheiro.
Guarde o original e explique qualquer substituição
Guarde o e-mail original e o anexo recebido no local onde normalmente conserva os documentos dessa empresa. Registe o remetente, a data de receção e se o contabilista recebeu o anexo original ou uma nova versão do fornecedor. Esta nota deve explicar a origem do documento; não guarde nela a palavra-passe.
Se o fornecedor propuser outra cópia em vez de uma palavra-passe, confirme que se trata do mesmo documento e que o pode entregar ao contabilista. Guarde também a mensagem com a explicação. Se o contabilista já recebeu o anexo anterior, ao enviar o novo indique expressamente que o substitui. Assim, saberá com que versão trabalhar.
Combine primeiro com o contabilista qualquer outra forma de entrega proposta pelo fornecedor. Ele tem de conseguir aceder ao documento, não apenas você.
Verifique se o contabilista abre a cópia que recebeu
Depois de obter a palavra-passe, abra o ficheiro recebido e percorra todas as páginas. Verifique a legibilidade e compare o fornecedor, o cliente e a referência de compra conhecida com o que esperava. Se algo não corresponder, faça uma pergunta concreta ao fornecedor. A abertura bem-sucedida confirma o acesso ao conteúdo, não a correção da fatura nem a sua adequação para fins contabilísticos.
Envie depois ao contabilista precisamente o anexo verificado ou a ligação acordada e entregue a palavra-passe separadamente. Peça-lhe que abra a cópia que efetivamente recebeu. Uma palavra-passe que funciona no seu computador ainda não confirma que a entrega também resultou do lado dele.
Use o modelo abaixo para o anexo original apenas depois de enviar a palavra-passe pelo canal acordado. Se estiver a entregar uma versão de substituição do fornecedor, adapte o primeiro parágrafo.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Se a palavra-passe não funcionar ou ainda estiver à espera
Se a palavra-passe não funcionar, indique ao fornecedor o nome do anexo e a mensagem exata do leitor. Confirme com ele que a palavra-passe enviada corresponde precisamente a esse ficheiro e peça instruções para continuar. Enviar a mesma palavra-passe a mais pessoas não resolve o problema de abertura.
Entretanto, informe o contabilista de qual o documento que aguarda acesso e do que está a fazer para o obter. Uma mensagem de exemplo: «O PDF do fornecedor relativo à encomenda [referência] chegou, mas estou à espera da palavra-passe de abertura. Pedi acesso em [data]. Quando estiver disponível, combinarei consigo o envio separado da palavra-passe e enviarei o documento.» O contabilista saberá por que motivo o anexo falta na documentação e não terá de o procurar novamente.