De quel mot de passe le comptable a-t-il besoin ?
Adobe distingue la protection de la consultation de celle de la modification d’un PDF ; l’impression et la copie peuvent également être limitées. Si le lecteur demande un mot de passe avant d’afficher les pages, il vous faut le mot de passe d’ouverture. Si vous pouvez lire le document mais pas le modifier ou l’imprimer, cette restriction seule n’empêche pas votre comptable de le consulter.
Demandez au fournisseur l’accès au document, pas les identifiants de votre compte client. Votre comptable n’a pas non plus besoin d’accéder à votre messagerie professionnelle pour un seul PDF. S’il doit, par exemple, imprimer un document dont l’impression est limitée, expliquez ce besoin au fournisseur et convenez d’une version adaptée. Ne contournez pas la protection et ne déposez pas le document sur un site inconnu proposant de déverrouiller les PDF.
Source de cette section : Adobe : protéger par mot de passe la consultation, la modification, l’impression et la copie d’un PDF
Confirmez avec le fournisseur à qui vous pouvez transmettre le document
Si le message est inattendu, vérifiez avant d’ouvrir la pièce jointe que le fournisseur l’a bien envoyé et qu’il concerne votre achat. Appelez un numéro déjà enregistré ou utilisez un autre contact issu de vos échanges précédents. Pour cette vérification, n’utilisez pas un nouveau numéro ou un lien figurant uniquement dans le message suspect. Une demande de mot de passe ne confirme pas l’origine du fichier.
Pour un document attendu, lisez d’abord les consignes du fournisseur : il a peut-être déjà expliqué comment obtenir le mot de passe. Si aucune procédure n’est indiquée, demandez le mot de passe d’ouverture de cette pièce jointe et précisez que votre comptable a également besoin du document. Le fournisseur peut autoriser la transmission du fichier et du mot de passe, envoyer ce dernier directement au comptable ou proposer un autre mode de livraison.
Si vous ne pouvez pas encore voir le contenu du PDF, identifiez la pièce jointe par son nom de fichier, sa date de réception et une référence de commande connue. Inutile de deviner le numéro de facture. Dans le modèle ci-dessous, remplacez les indications entre crochets par vos informations et proposez un canal que vous utilisez déjà de manière sécurisée avec le fournisseur.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Transmettez le fichier et le mot de passe séparément
Une fois la transmission convenue avec le fournisseur, confirmez avec votre comptable où envoyer le fichier et par quel canal transmettre le mot de passe. Envoyez le PDF par votre moyen habituel de remise des documents. Pour le mot de passe, utilisez un autre canal sécurisé que vous connaissez tous les deux, par exemple un gestionnaire de mots de passe permettant le partage ou une messagerie sécurisée. Un seul document ne justifie pas de créer un compte auprès d’un service inconnu.
Un deuxième e-mail adressé aux mêmes destinataires rendrait à nouveau le mot de passe accessible à toute la discussion. Vérifiez donc les destinataires du fichier et du mot de passe ; pour un lien partagé, vérifiez aussi les autorisations réellement accordées. Deux canaux différents ne sont utiles que si seules les personnes qui en ont besoin obtiennent l’accès.
Dans la discussion collective, il suffit d’indiquer que vous réglez l’accès directement avec le comptable. Sur le canal séparé, accompagnez le mot de passe du nom du PDF pour préciser à quel fichier il correspond. Ne mettez pas le mot de passe dans un tableau partagé, une note sur le document ou le nom du fichier.
Conservez l’original et expliquez tout remplacement
Conservez l’e-mail d’origine et la pièce jointe fournie à l’endroit où vous rangez habituellement les documents de cette entreprise. Notez l’expéditeur, la date de réception et si votre comptable a reçu la pièce jointe originale ou une nouvelle version du fournisseur. Cette note doit expliquer la provenance du document ; n’y enregistrez pas le mot de passe.
Si le fournisseur propose une autre copie plutôt qu’un mot de passe, confirmez qu’il s’agit du même document et que vous pouvez le transmettre au comptable. Conservez également son message explicatif. Si le comptable a déjà reçu la précédente pièce jointe, précisez explicitement, lors de l’envoi de la nouvelle, qu’elle la remplace. Il saura ainsi quelle version utiliser.
Convenez d’abord avec votre comptable de tout autre mode de livraison proposé par le fournisseur. Le comptable doit pouvoir accéder au document, pas seulement vous.
Vérifiez que le comptable ouvre la copie qu’il a reçue
Après avoir obtenu le mot de passe, ouvrez le fichier fourni et parcourez toutes les pages. Vérifiez leur lisibilité et comparez le fournisseur, le client et la référence d’achat connue avec ce que vous attendiez. Si un élément ne correspond pas, posez une question précise au fournisseur. Une ouverture réussie confirme l’accès au contenu, pas l’exactitude de la facture ni son utilisation possible en comptabilité.
Envoyez ensuite à votre comptable la pièce jointe que vous avez vérifiée ou le lien convenu, et transmettez le mot de passe séparément. Demandez-lui d’ouvrir la copie qu’il a effectivement reçue. Un mot de passe qui fonctionne sur votre ordinateur ne confirme pas encore que la transmission a réussi de son côté.
Utilisez le modèle ci-dessous pour la pièce jointe originale seulement après avoir envoyé le mot de passe par le canal convenu. Si vous transmettez une version de remplacement fournie par le fournisseur, adaptez le premier paragraphe.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Si le mot de passe ne fonctionne pas ou se fait attendre
Si le mot de passe ne fonctionne pas, indiquez au fournisseur le nom de la pièce jointe et le message exact du lecteur. Vérifiez avec lui qu’il vous a envoyé le mot de passe de ce fichier précis et demandez la marche à suivre. Transmettre le même mot de passe à davantage de personnes ne résoudra pas le problème d’ouverture.
En attendant, dites à votre comptable quel document reste inaccessible et ce que vous faites pour obtenir l’accès. Exemple de message : « Le PDF du fournisseur concernant la commande [référence] est arrivé, mais j’attends le mot de passe d’ouverture. J’ai demandé l’accès le [date]. Dès qu’il sera disponible, je conviendrai avec vous d’une transmission séparée du mot de passe et vous enverrai le document. » Votre comptable saura pourquoi la pièce jointe manque dans les documents et n’aura pas à la rechercher à nouveau.