Di quale password ha bisogno il commercialista?
Adobe distingue tra proteggere la visualizzazione e la modifica di un PDF; si possono limitare anche la stampa e la copia. Se il lettore chiede una password prima di mostrare le pagine, serve la password di apertura. Se riesci a leggere il documento ma non a modificarlo o stamparlo, questa limitazione da sola non impedisce al commercialista di visualizzarlo.
Chiedi al fornitore l’accesso al documento, non le credenziali del tuo account cliente. Il commercialista non ha nemmeno bisogno di accedere alla tua casella aziendale per un solo PDF. Se deve, per esempio, stampare un documento con restrizioni di stampa, spiega questa esigenza al fornitore e concorda una versione adatta. Non aggirare la protezione e non caricare il documento su un sito sconosciuto che promette di sbloccare i PDF.
Fonte per questa sezione: Adobe: proteggere con password la visualizzazione, la modifica, la stampa e la copia dei PDF
Conferma con il fornitore a chi puoi consegnare il documento
Se il messaggio è inatteso, prima di aprire l’allegato verifica che il fornitore lo abbia davvero inviato e che riguardi il tuo acquisto. Chiama un numero già salvato o usa un altro contatto dei rapporti precedenti. Non usare per la verifica un nuovo numero o un link presente solo nel messaggio sospetto. La richiesta di una password non conferma l’origine del file.
Per un documento atteso, leggi prima le istruzioni del fornitore: potrebbe aver già spiegato come ottenere la password. Se manca una procedura, chiedi la password di apertura di quello specifico allegato e spiega che il documento serve anche al commercialista. Il fornitore può autorizzare la consegna del file e della password, inviare quest’ultima direttamente al commercialista o proporre un altro modo di consegna.
Se non puoi ancora vedere il contenuto del PDF, identifica l’allegato con il nome del file, la data di ricezione e un riferimento d’ordine noto. Non occorre indovinare il numero della fattura. Nel modello seguente sostituisci i dati tra parentesi quadre con i tuoi e proponi un canale che usi già in modo sicuro con il fornitore.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Invia il file e la password separatamente
Una volta concordata la consegna con il fornitore, conferma con il commercialista dove inviare il file e attraverso quale canale comunicare la password. Invia il PDF con il metodo abituale per la consegna dei documenti. Per la password usa un altro canale sicuro che conoscete entrambi, per esempio un gestore di password con condivisione o una comunicazione sicura. Per un solo documento non occorre aprire un account presso un servizio sconosciuto.
Una seconda email con gli stessi destinatari renderebbe di nuovo la password accessibile a tutta la conversazione. Controlla quindi i destinatari sia del file sia della password; per un link condiviso, controlla anche i permessi effettivamente concessi. Due percorsi diversi sono utili soltanto se l’accesso arriva alle persone che ne hanno bisogno.
Nella conversazione di gruppo basta dire che stai gestendo l’accesso direttamente con il commercialista. Nel canale separato accompagna la password con il nome del PDF, così sarà chiaro a quale file appartiene. Non inserire la password in un foglio condiviso, in una nota sul documento o nel nome del file.
Conserva l’originale e spiega l’eventuale sostituzione
Conserva l’email originale e l’allegato ricevuto dove archivi normalmente i documenti di quell’azienda. Annota il mittente, la data di ricezione e se il commercialista ha ricevuto l’allegato originale oppure una nuova versione dal fornitore. Questa nota deve spiegare la provenienza del documento; non salvarci la password.
Se il fornitore propone un’altra copia invece di una password, conferma che si tratta dello stesso documento e che puoi consegnarlo al commercialista. Conserva anche il suo messaggio di spiegazione. Se il commercialista ha già ricevuto l’allegato precedente, quando invii quello nuovo scrivi esplicitamente che lo sostituisce. Saprà così quale versione utilizzare.
Concorda prima con il commercialista qualsiasi altro metodo di consegna proposto dal fornitore. Deve poter accedere al documento lui, non soltanto tu.
Verifica che il commercialista apra la copia che ha ricevuto
Dopo aver ottenuto la password, apri il file ricevuto e controlla tutte le pagine. Verifica la leggibilità e confronta fornitore, cliente e riferimento d’acquisto noto con ciò che ti aspettavi. Se qualcosa non corrisponde, fai una domanda precisa al fornitore. L’apertura riuscita conferma l’accesso al contenuto, non la correttezza della fattura o la sua utilizzabilità ai fini contabili.
Invia poi al commercialista proprio l’allegato appena controllato o il link concordato, e consegna la password separatamente. Chiedigli di aprire la copia che ha realmente ricevuto. Una password che funziona sul tuo computer non conferma ancora che la consegna sia riuscita anche dal suo lato.
Usa il modello seguente per l’allegato originale solo dopo aver inviato la password tramite il canale concordato. Se stai consegnando una versione sostitutiva del fornitore, adatta il primo paragrafo.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Se la password non funziona o la stai ancora aspettando
Se la password non funziona, comunica al fornitore il nome dell’allegato e il messaggio esatto del lettore. Verifica con lui che la password inviata sia proprio per quel file e chiedi come procedere. Inviare la stessa password a più persone non risolverà il problema di apertura.
Nel frattempo, informa il commercialista di quale documento è in attesa di accesso e di cosa stai facendo per ottenerlo. Un messaggio d’esempio: «È arrivato il PDF del fornitore per l’ordine [riferimento], ma sto aspettando la password di apertura. Ho chiesto l’accesso il [data]. Quando sarà disponibile, concorderò con lei l’invio separato della password e le manderò il documento». Il commercialista saprà perché l’allegato manca dai documenti e non dovrà cercarlo di nuovo.