Il commercialista è assente per una settimana, ma i fornitori continuano a inviare fatture. Prima delle ferie, chiarisci una domanda pratica: chi troverà i nuovi documenti e dove li salverà, evitando che restino sparsi in più caselle di posta? Concordate cosa serve prima della partenza, cosa può aspettare e se una persona autorizzata seguirà attività specifiche. Il commercialista deve confermare le scadenze contabili o fiscali pertinenti; questa guida non le stabilisce.
Separa raccolta e gestione contabile
Una collega può salvare i file concordati senza prendere decisioni contabili. Definisci quale casella o cartella controllare, dove salvare i PDF e dove annotare dubbi. Deve usare il proprio accesso autorizzato, non una password condivisa.
Conserva il documento originale. Se arriva una versione corretta, segnala il collegamento all’originale invece di sovrascriverlo senza avviso. Annota allegati mancanti o impossibili da aprire. L’estensione PDF non basta a rendere un file utilizzabile.
Verifica gli accessi prima delle ferie. Con il proprio account, la collega salva un file di prova concordato nella cartella condivisa; il commercialista lo apre e conferma che è leggibile. Aggiungi al passaggio di consegne le date di assenza, il nome di chi raccoglie i documenti e il contatto della persona concordata per la sostituzione. Se l’accesso non funziona, risolvi i permessi con l’amministratore prima delle ferie, senza scambiare password.
Tre voci utili
Un elenco di consegna fittizio può contenere:
- Disponibile: Il PDF del fornitore A è nella cartella concordata. Ricevuto martedì.
- Manca: B ha inviato un messaggio senza documento. Una collega lo ha richiesto giovedì.
- Da verificare: È arrivata una nuova versione di A. Entrambe sono conservate per il commercialista.
L’elenco descrive i documenti disponibili. Non conferma la correttezza contabile né l’avvenuto pagamento. Distingui i file ricevuti da quelli ancora attesi.
Un passaggio di consegne breve
Messaggio di esempio: «Durante le ferie, una collega salva i nuovi documenti nella cartella concordata. L’elenco riporta date di ricezione e dubbi. Abbiamo richiesto giovedì il PDF mancante di B. La nuova versione di A è accanto all’originale per la verifica al rientro».
Per le attività che non possono aspettare, concordate prima chi contattare, per quale lavoro e con quali documenti. Non ogni nuovo messaggio è urgente.
Conferma la ricezione al rientro
Invia un solo collegamento alla posizione concordata e un breve elenco dei punti aperti. Chiedi al commercialista di confermare che riesce ad aprire i file e di indicare cosa manca. L’invio del link, da solo, non conclude la consegna.