Tu contable estará fuera una semana, pero los proveedores siguen enviando facturas. Antes de su ausencia, resuelve una cuestión práctica: quién encontrará los documentos nuevos y dónde los guardará para que no queden repartidos entre varias bandejas de entrada. Acuerden qué necesita antes de irse, qué puede esperar y si una persona autorizada cubrirá tareas concretas. Tu contable debe confirmar los plazos contables o fiscales que te afectan; esta guía no los establece.
Separa la recopilación del tratamiento
Una compañera puede guardar los archivos acordados sin asumir decisiones contables. Define qué correo o carpeta revisará, dónde guardará los PDF y dónde anotará las dudas. Debe usar su propio acceso autorizado, no una contraseña compartida.
Conserva el documento original. Si llega una versión corregida, indica su relación con el original en vez de sustituirlo sin avisar. Anota los adjuntos que faltan o no se abren. Tener extensión PDF no convierte un archivo en un documento utilizable.
Comprueba el acceso antes de las vacaciones. Con su propia cuenta, la compañera guarda un archivo de prueba acordado en la carpeta compartida; tu contable lo abre y confirma que puede leerlo. Añade las fechas de ausencia, el nombre de quien recopilará los documentos y el contacto de la persona que hayan acordado para la sustitución. Si falla el acceso, resuelve los permisos con quien administra la carpeta antes de las vacaciones; no intercambies contraseñas.
Tres entradas útiles
Una lista ficticia de entrega puede decir:
- Disponible: El PDF del proveedor A está en la carpeta acordada. Recibido el martes.
- Falta: B envió un mensaje sin documento. Una compañera lo pidió el jueves.
- Pendiente de revisión: Llegó una nueva versión de A. Se conservan ambas para que el contable las valore.
La lista describe el estado de los documentos. No confirma su corrección contable ni un pago. Distingue lo recibido de lo que todavía esperas.
Escribe una entrega breve
Mensaje de ejemplo: «Durante tus vacaciones, una compañera guarda los documentos nuevos en la carpeta acordada. La lista incluye fechas de recepción y dudas. Pedimos el PDF que falta de B el jueves. La nueva versión de A está junto al original para que la revises al volver».
Para el trabajo que no puede esperar, acuerden antes la vía concreta: a quién contactar, para qué tarea y con qué documentos. No marques todos los mensajes nuevos como urgentes.
Confirma la recepción al regreso
Envía un solo enlace al lugar acordado y una lista breve de asuntos pendientes. Pide al contable que confirme que puede abrir los archivos y señale qué falta. Enviar un enlace no completa por sí solo la entrega.