Votre comptable s’absente une semaine, mais les fournisseurs continuent d’envoyer des factures. Réglez une question pratique avant son départ : qui trouvera les nouveaux justificatifs et où les enregistrera-t-on pour éviter qu’ils restent dispersés entre plusieurs boîtes mail ? Demandez ce qui doit être transmis avant le départ, ce qui peut attendre et si une personne autorisée assure certaines tâches. Votre comptable doit confirmer les échéances comptables ou fiscales qui vous concernent ; ce guide ne les définit pas.
Distinguer collecte et traitement
Un collègue peut enregistrer les fichiers convenus sans prendre les décisions du comptable. Précisez la boîte mail ou le dossier à consulter, l’emplacement des PDF et l’endroit où noter une question. Il utilise son propre accès autorisé, pas un mot de passe partagé.
Conservez le document original. Si une version corrigée arrive, indiquez son lien avec l’original au lieu de le remplacer discrètement. Notez les pièces jointes absentes ou impossibles à ouvrir. L’extension PDF ne suffit pas à rendre un fichier exploitable.
Vérifiez les accès avant le départ. Avec son propre compte, la collègue enregistre un fichier de test convenu dans le dossier partagé ; le comptable l’ouvre et confirme qu’il est lisible. Ajoutez les dates d’absence, le nom de la personne chargée de la collecte et le contact du remplaçant convenu. Si l’accès échoue, réglez les autorisations avec l’administrateur avant les congés, sans échanger de mots de passe.
Trois entrées utiles
Voici un exemple fictif de liste de transmission :
- Disponible : Le PDF du fournisseur A est dans le dossier convenu. Reçu mardi.
- Manquant : B a envoyé un message sans justificatif. Un collègue l’a demandé jeudi.
- À examiner : Une nouvelle version de A est arrivée. Les deux sont conservées pour le comptable.
La liste décrit les documents disponibles. Elle ne confirme ni leur exactitude comptable ni un paiement. Distinguez un fichier reçu d’un document simplement attendu.
Un message court
Exemple : « Pendant votre absence, une collègue enregistre les nouveaux justificatifs dans le dossier convenu. La liste précise les dates de réception et les questions. Nous avons demandé le PDF manquant de B jeudi. La nouvelle version de A est conservée à côté de l’original pour votre examen au retour. »
Pour ce qui ne peut pas attendre, convenez du déroulement concret avant les congés : qui contacter, pour quelle tâche, avec quels documents ? Tout nouveau message n’est pas urgent.
Confirmer la réception au retour
Envoyez un seul lien vers l’emplacement convenu et une courte liste des points ouverts. Demandez au comptable de confirmer l’accès aux fichiers et de préciser les éléments manquants. Envoyer un lien ne termine pas, à lui seul, la transmission.