Kirjanpitäjä on viikon poissa, mutta toimittajat lähettävät laskuja edelleen. Ratkaise ennen lomaa yksi käytännön kysymys: kuka löytää uudet tositteet ja minne ne tallennetaan, jotta ne eivät jää hajalleen eri sähköpostilaatikoihin? Sopikaa, mitä tarvitaan ennen lähtöä, mikä voi odottaa ja hoitaako valtuutettu sijainen tietyt tehtävät. Kirjanpitäjän pitää vahvistaa yritystäsi koskevat kirjanpidon tai verotuksen määräajat; tämä ohje ei määritä niitä.
Erota kerääminen käsittelystä
Kollega voi tallentaa sovitut tiedostot ottamatta vastuulleen kirjanpidollisia päätöksiä. Määritelkää tarkistettava postilaatikko tai kansio, PDF-tiedostojen tallennuspaikka ja paikka kysymyksille. Kollega käyttää omaa hyväksyttyä käyttöoikeuttaan, ei yhteistä salasanaa.
Säilytä alkuperäinen tosite. Jos korjattu versio saapuu, merkitse sen yhteys alkuperäiseen sen sijaan, että korvaisit vanhan tiedoston huomaamatta. Kirjaa puuttuvat liitteet ja tiedostot, jotka eivät avaudu. PDF-pääte ei yksin tee tiedostosta käyttökelpoista.
Tarkista käyttöoikeudet ennen lomaa. Kollega tallentaa sovitun testitiedoston jaettuun kansioon omalla tilillään, ja kirjanpitäjä avaa tiedoston ja vahvistaa, että se on luettavissa. Lisää luovutustietoihin poissaolopäivät, tositteiden kerääjän nimi ja sovitun sijaisen yhteystiedot. Jos tiedostoon ei pääse, selvitä käyttöoikeudet ylläpitäjän kanssa ennen lomaa äläkä jaa salasanoja.
Kolme hyödyllistä merkintää
Kuvitteellinen luovutuslista:
- Saatavilla: Toimittajan A PDF on sovitussa kansiossa. Vastaanotettu tiistaina.
- Puuttuu: B lähetti viestin ilman tositetta. Kollega pyysi tiedostoa torstaina.
- Tarkistettava: A:lta tuli uusi versio. Molemmat on säilytetty kirjanpitäjän arvioitavaksi.
Lista kertoo tositteiden tilanteen. Se ei vahvista kirjanpidollista oikeellisuutta tai maksua. Erota vastaanotettu tiedosto tositteesta, jota vasta odotetaan.
Lyhyt luovutusviesti
Esimerkki: ”Lomasi aikana kollega tallentaa uudet tositteet sovittuun kansioon. Listassa ovat vastaanottopäivät ja kysymykset. Pyysimme B:n puuttuvaa PDF:ää torstaina. A:n uusi versio on alkuperäisen vieressä tarkistettavaksi palattuasi.”
Sopikaa ennen lomaa, keneen otetaan yhteyttä odottamattomissa kiireellisissä tehtävissä, mistä asiasta ja millä tositteilla. Jokainen uusi viesti ei ole kiireellinen.
Varmista vastaanotto loman jälkeen
Lähetä yksi linkki sovittuun paikkaan ja lyhyt lista avoimista asioista. Pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan, että tiedostot avautuvat, ja kertomaan puuttuvista tiedoista. Linkin lähettäminen ei yksin päätä luovutusta.