Kollega voi tallentaa sovitut tiedostot ottamatta vastuulleen kirjanpidollisia päätöksiä. Määritelkää tarkistettava postilaatikko tai kansio, PDF-tiedostojen tallennuspaikka ja paikka kysymyksille. Kollega käyttää omaa hyväksyttyä käyttöoikeuttaan, ei yhteistä salasanaa.
________________________________________________
Säilytä alkuperäinen tosite. Jos korjattu versio saapuu, merkitse sen yhteys alkuperäiseen sen sijaan, että korvaisit vanhan tiedoston huomaamatta. Kirjaa puuttuvat liitteet ja tiedostot, jotka eivät avaudu. PDF-pääte ei yksin tee tiedostosta käyttökelpoista.
________________________________________________
Tarkista käyttöoikeudet ennen lomaa. Kollega tallentaa sovitun testitiedoston jaettuun kansioon omalla tilillään, ja kirjanpitäjä avaa tiedoston ja vahvistaa, että se on luettavissa. Lisää luovutustietoihin poissaolopäivät, tositteiden kerääjän nimi ja sovitun sijaisen yhteystiedot. Jos tiedostoon ei pääse, selvitä käyttöoikeudet ylläpitäjän kanssa ennen lomaa äläkä jaa salasanoja.
________________________________________________
Kuvitteellinen luovutuslista:
________________________________________________
Lista kertoo tositteiden tilanteen. Se ei vahvista kirjanpidollista oikeellisuutta tai maksua. Erota vastaanotettu tiedosto tositteesta, jota vasta odotetaan.
Esimerkki: ”Lomasi aikana kollega tallentaa uudet tositteet sovittuun kansioon. Listassa ovat vastaanottopäivät ja kysymykset. Pyysimme B:n puuttuvaa PDF:ää torstaina. A:n uusi versio on alkuperäisen vieressä tarkistettavaksi palattuasi.”
________________________________________________
Sopikaa ennen lomaa, keneen otetaan yhteyttä odottamattomissa kiireellisissä tehtävissä, mistä asiasta ja millä tositteilla. Jokainen uusi viesti ei ole kiireellinen.
________________________________________________