Ihre Ansprechperson in der Buchhaltung ist eine Woche nicht da, doch Lieferanten schicken weiterhin Rechnungen. Klären Sie vor der Abwesenheit eine praktische Frage: Wer findet neue Belege, und wo werden sie abgelegt, damit sie später nicht über mehrere Postfächer verstreut sind? Besprechen Sie, was vor der Abreise gebraucht wird, was warten kann und ob jemand für bestimmte Arbeiten ausdrücklich als Vertretung vorgesehen ist. Relevante Buchhaltungs- oder Steuerfristen muss Ihre Fachperson bestätigen; dieser Überblick legt keine Fristen fest.
Sammeln und Bearbeiten trennen
Eine Kollegin kann vereinbarte Dateien ablegen, ohne buchhalterische Entscheidungen zu übernehmen. Legen Sie fest, welches Postfach oder welcher Ordner geprüft wird, wohin PDFs kommen und wo offene Fragen notiert werden. Dafür nutzt sie ihren eigenen freigegebenen Zugang, kein geteiltes Passwort.
Bewahren Sie den ursprünglichen Beleg auf. Kommt eine korrigierte Fassung, kennzeichnen Sie den Bezug zum Original, statt es still zu überschreiben. Fehlende oder nicht zu öffnende Anhänge gehören in die Notizen. Die Dateiendung PDF allein macht einen Beleg nicht verwendbar.
Prüfen Sie den Zugriff noch vor der Abwesenheit. Die Kollegin legt über ihren eigenen Zugang eine vereinbarte Testdatei im gemeinsamen Ordner ab; die Buchhaltung öffnet sie und bestätigt die Lesbarkeit. Ergänzen Sie die Abwesenheitsdaten, den Namen der Person, die Belege sammelt, und den vereinbarten Vertretungskontakt. Funktioniert der Zugriff nicht, klären Sie die Berechtigungen vorher mit der Administration, statt Passwörter auszutauschen.
Drei hilfreiche Einträge
Eine beispielhafte Übergabeliste:
- Vorhanden: Das PDF von Lieferant A liegt im vereinbarten Ordner. Am Dienstag eingegangen.
- Fehlt: Lieferant B hat eine Nachricht ohne Beleg geschickt. Die Datei wurde am Donnerstag angefordert.
- Zur Prüfung: Eine neue Fassung von A ist angekommen. Beide Versionen bleiben erhalten; die Buchhaltung entscheidet.
Das beschreibt die verfügbaren Unterlagen, nicht ihre buchhalterische Richtigkeit oder eine erfolgte Zahlung. Unterscheiden Sie erhaltene Dateien von lediglich erwarteten Belegen.
Kurz übergeben
Beispielnachricht: „Während Ihrer Abwesenheit legt eine Kollegin neue Belege im vereinbarten Ordner ab. Die Liste enthält Eingangsdatum und offene Fragen. Das fehlende PDF von B haben wir am Donnerstag angefordert. Die neue Fassung von A liegt zur Prüfung nach Ihrer Rückkehr neben dem Original.“
Für Aufgaben, die nicht warten können, vereinbaren Sie vorher einen konkreten Ablauf: wen kontaktieren, mit welchem Anliegen und welchen Unterlagen? Nicht jede neue Nachricht ist dringend.
Den Empfang bestätigen lassen
Schicken Sie nach der Rückkehr einen Link zum vereinbarten Ablageort und eine kurze Liste offener Punkte. Lassen Sie bestätigen, ob die Dateien geöffnet werden können und was fehlt. Ein versandter Link allein ist noch keine abgeschlossene Übergabe.