Klären Sie den Umfang, bevor Sie den Ordner füllen
Bitten Sie Ihre Ansprechperson in der Buchhaltung um eine Liste der Unterlagen für die erste Übergabe. Nennen Sie Unternehmen und Zeitraum und fragen Sie, ob auch ein älteres Archiv benötigt wird. Eingangsrechnungen sind möglicherweise nur ein Teil der erwarteten Unterlagen. Vergleichen Sie deshalb Ihre gefundenen Dateien mit den Anforderungen.
Vereinbaren Sie den Umfang für jedes Unternehmen einzeln. Trennen Sie außerdem die erste Übergabe vom späteren regelmäßigen Versand: Ein älteres Archiv kann eine andere Ordnung benötigen als die folgenden Monatspakete.
Vermerken Sie bei Unterlagen, die Sie jetzt nicht schicken, das weitere Vorgehen. Für Papierbelege können Sie eine gesonderte Übergabe vereinbaren; bei Rechnungen aus einem Portal können Sie angeben, dass Sie diese noch herunterladen. Ist der Umfang des älteren Archivs noch unklar, lassen Sie die Frage in der Notiz offen. So weiß die Buchhaltung, was später kommt und was noch mit Ihnen zu klären ist.
Bestätigen Sie Empfänger, Übermittlungsweg und Formate
Vereinbaren Sie, wem Sie die Unterlagen schicken und wie: als E-Mail-Anhänge, über einen freigegebenen Ordner oder über das System der Buchhaltung. Sind mehrere Personen beteiligt, legen Sie fest, wer das erste Paket entgegennimmt und an wen Sie sich bei Fragen wenden.
Bevor Sie Dateien in größerem Umfang umwandeln oder umbenennen, klären Sie, welche Formate akzeptiert werden. Bestätigen Sie auch die Kennzeichnung von Unternehmen, Zeitraum und späteren Ergänzungen. Hat die Buchhaltung eigene Ordnernamen, übernehmen Sie diese. Andernfalls genügt eine einfache Bezeichnung, die beide Seiten verstehen.
Der Ordnername bezeichnet das vereinbarte Paket, entscheidet aber nicht darüber, wie die Buchhaltung die Dokumente verarbeitet. Auch das Umbenennen einer Datei verändert ihren Inhalt nicht. Fügen Sie bei einem unklaren Beleg eine Erklärung hinzu und bitten Sie um eine Einschätzung.
Ausgefülltes Muster einer kurzen Absprache
Sie können die vereinbarten Punkte wie im folgenden fiktiven Beispiel festhalten. Studio Lípa ist ein erfundenes Unternehmen. Der Umfang für September 2026 dient nur der Veranschaulichung und ist keine allgemeingültige Liste benötigter Belege. Verwenden Sie in Ihrer Fassung die von Ihrer Buchhaltung bestätigte Liste.
Fügen Sie die Notiz in eine E-Mail ein und bitten Sie um Bestätigung oder Korrektur. Erst die Antwort zeigt, ob beide Seiten dieselbe Übergabe erwarten.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Lassen Sie eine kleine Auswahl öffnen
Bereiten Sie nach der Absprache zu Umfang und Übermittlungsweg eine kleine Auswahl vor. Wählen Sie ein typisches Dokument und gegebenenfalls einen weiteren Dokumenttyp, bei dessen Format Sie unsicher sind. Verwenden Sie dieselbe Ordnung wie für das gesamte Paket und nehmen Sie nur Unterlagen auf, die für diese Buchhaltung bestimmt sind.
Bitten Sie Ihre Ansprechperson um Bestätigung, dass sie den Link öffnen, die Dateien lesen und die Bezeichnungen verstehen kann. Bei einem freigegebenen Ordner müssen Sie den Zugriff von der Empfängerseite aus prüfen. Funktioniert etwas nicht oder wird eine andere Ordnung gewünscht, passen Sie die Auswahl an und lassen Sie diese erneut öffnen. Bereiten Sie danach den Rest auf dieselbe Weise vor.
Ergänzen Sie das Ergebnis in der Absprache. Die Antwort „Ich kann den Ordner öffnen und die Namen passen“ bestätigt den Übermittlungsweg. Eine Vollständigkeitsprüfung oder die Verarbeitung der Belege vereinbaren Sie gesondert, wenn Sie auch dafür eine Bestätigung erwarten.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Vereinbaren Sie den Umgang mit fehlenden Belegen und Korrekturen
Klären Sie vor dem ersten Paket, wo Sie fehlende oder unklare Positionen aufführen. Aus der Begleitnachricht sollte hervorgehen, welcher Beleg oder Einkauf gemeint ist, was gerade geklärt wird und wer den nächsten Schritt übernimmt. Wissen Sie nicht, wann der Beleg eintrifft, schreiben Sie das. Die Buchhaltung kann Ihnen dann sagen, ob es sinnvoll ist, den vorbereiteten Teil schon zu übergeben.
Teilen Sie auch die Suche auf: Sie können beim Lieferanten eine Kopie anfordern, weil Sie den Einkauf kennen und Zugriff auf dessen Kundenkonto haben. Die Buchhaltung präzisiert, welchen Beleg sie benötigt. Treten Probleme etwa bei einem bestimmten Portal wiederholt auf, ergänzen Sie in der Absprache, woher Sie die Belege beziehen und wen Sie informieren, wenn diese nicht verfügbar sind.
Bestätigen Sie für Ergänzungen und Korrekturen die Kennzeichnung und die Benachrichtigung. Die Buchhaltung arbeitet möglicherweise bereits mit einer heruntergeladenen Kopie. Ersetzen Sie deshalb keine Datei im Ordner stillschweigend. Schreiben Sie, was hinzugekommen ist oder welches Dokument geändert wird, und beziehen Sie sich auf die ursprüngliche Übergabe. Wie die Korrektur verarbeitet wird, beurteilt die Buchhaltung.
Wann die Absprache einsatzbereit ist
Bereiten Sie das erste Paket nach dem bestätigten Umfang und dem anhand der Auswahl geprüften Übermittlungsweg vor. Den späteren Monatsablauf können Sie anschließend vereinbaren. Halten Sie bei offenen Fragen jedoch fest, wer sie klärt, damit deutlich ist, auf wessen Antwort Sie warten.
Vergleichen Sie vor dem Versand das Paket mit der Absprache: Entspricht der Inhalt dem Umfang, haben Sie Ausnahmen genannt und weiß die Buchhaltung, welche Bestätigung Sie erwarten? Die weiterführenden Artikel helfen bei der Dateiprüfung und Begleitnachricht. Ändern sich später die Buchhaltung, der Übermittlungsweg oder der Umfang, passen Sie die Notiz an und lassen Sie die Änderung erneut bestätigen.