Začínáte s novou účetní? Domluvte si první předání dokladů

Domluvte rozsah dřív, než začnete plnit složku

Požádejte účetní o seznam podkladů pro první předání. Uveďte firmu a období a zeptejte se, zda potřebuje také starší archiv. Přijaté faktury mohou být jen částí toho, co od vás čeká; seznam souborů, které jste našli, proto porovnejte s jejími požadavky.

Pro každou firmu domluvte rozsah zvlášť. Oddělte také první předání od budoucího pravidelného posílání: starší archiv může potřebovat jiné uspořádání než další měsíční balíčky.

K podkladům, které teď nepošlete, připište další postup. U papírových dokladů můžete domluvit samostatné předání, u faktur z portálu uvést, že je ještě stahujete. Pokud rozsah staršího archivu zatím neznáte, nechte tuto otázku v poznámce otevřenou. Účetní tak pozná, co má čekat později a co s vámi ještě potřebuje dořešit.

Potvrďte si příjemce, cestu a formáty

Domluvte, komu podklady pošlete a jak: v přílohách e-mailu, ve sdílené složce nebo přes systém účetní. Pokud se o ně stará více lidí, určete, kdo převezme první balíček a na koho se obrátíte s nejasnostmi.

Než začnete soubory hromadně převádět nebo přejmenovávat, zjistěte, které formáty účetní přijímá. Potvrďte si také, jak označíte firmu, období a pozdější dodatky. Má-li účetní vlastní názvy složek, použijte je. Jinak stačí jednoduché označení, kterému oba rozumíte.

Název složky označuje domluvený balíček, sám však neurčuje, jak účetní dokumenty zpracuje. Přejmenováním souboru se nemění ani jeho obsah. U nejasného dokladu připojte vysvětlení a požádejte účetní o posouzení.

Vyplněný vzor krátké dohody

Domluvené body si můžete zapsat jako v následujícím modelovém příkladu. Studio Lípa je fiktivní firma a rozsah pro září 2026 je pouze ukázka, nikoli univerzální seznam potřebných dokladů. Ve své verzi použijte seznam potvrzený účetní.

Poznámku vložte do e-mailu a požádejte účetní, aby ji potvrdila nebo opravila. Teprve její odpověď vám ukáže, zda oba počítáte se stejným předáním.

Nechte účetní otevřít malý vzorek

S domluveným rozsahem a cestou připravte malý vzorek předání. Vyberte běžný dokument a případně další typ, u kterého si nejste jistí formátem. Použijte stejné uspořádání jako pro celý balíček a zařaďte jen podklady určené této účetní.

Požádejte účetní, aby potvrdila, že otevře odkaz, přečte soubory a rozumí jejich označení. U sdílené složky potřebujete ověřit přístup z její strany. Pokud něco nefunguje nebo účetní požádá o jiné uspořádání, upravte vzorek a nechte ho znovu otevřít. Pak stejným způsobem připravte zbytek.

Výsledek si připište k dohodě. Odpověď „složku otevřu a názvy jsou v pořádku“ potvrzuje způsob předání. Kontrolu úplnosti nebo zpracování dokladů si s účetní domluvte zvlášť, pokud od ní očekáváte i takové potvrzení.

Dohodněte, co se stane s chybějícím dokladem nebo opravou

Ještě před prvním balíčkem si domluvte, kde budete uvádět chybějící nebo nejasné položky. V průvodní zprávě má být poznat, o který dokument či nákup jde, co se právě řeší a kdo udělá další krok. Pokud nevíte, kdy doklad dorazí, napište to. Účetní vám pak může říct, zda má smysl předat připravenou část hned.

Rozdělte si i dohledávání: vy můžete požádat dodavatele o kopii, protože znáte nákup a máte přístup k jeho účtu; účetní vám upřesní, jaký podklad potřebuje. Když se potíže opakují například u jednoho portálu, připište do dohody, odkud budete doklady brát a komu oznámíte, že nejsou dostupné.

Pro dodatky a opravy si potvrďte označení a způsob upozornění. Účetní už může pracovat se staženou kopií, proto soubor ve složce potichu nenahrazujte. Ve zprávě uveďte, co přibylo nebo který dokument se mění, a odkažte na původní předání. Jak opravu zpracovat, posoudí účetní.

Kdy je dohoda připravená k použití

První balíček připravte podle potvrzeného rozsahu a způsobu předání, který účetní ověřila na vzorku. Budoucí měsíční režim můžete domluvit později. U zbývajících otázek si ale napište, kdo je dořeší, aby bylo jasné, na čí odpověď čekáte.

Před odesláním porovnejte balíček s dohodou: odpovídá obsah rozsahu, uvedli jste výjimky a ví účetní, jaké potvrzení od ní čekáte? S kontrolou souborů a průvodní zprávou vám pomohou navazující články. Když se později změní účetní, cesta předání nebo rozsah podkladů, upravte poznámku a nechte si změnu znovu potvrdit.