Inizi con un nuovo commercialista? Concorda la prima consegna dei documenti

Concorda l'ambito prima di riempire la cartella

Chiedi al commercialista l'elenco dei documenti necessari per la prima consegna. Indica l'azienda e il periodo e chiedi se serve anche un archivio precedente. Le fatture ricevute potrebbero essere solo una parte di ciò che si aspetta: confronta quindi i file trovati con le sue richieste.

Concorda l'ambito separatamente per ogni azienda. Distingui anche la prima consegna dagli invii periodici futuri: un vecchio archivio potrebbe richiedere un'organizzazione diversa dai successivi pacchetti mensili.

Per i documenti che non invii adesso, annota il passo successivo. Puoi concordare una consegna separata per quelli cartacei e indicare che stai ancora scaricando le fatture da un portale. Se non conosci ancora l'ambito del vecchio archivio, lascia la domanda aperta nella nota. Il commercialista saprà così cosa aspettarsi più avanti e cosa deve ancora chiarire con te.

Conferma destinatario, canale e formati

Concorda a chi inviare i documenti e come: come allegati email, in una cartella condivisa o tramite il sistema del commercialista. Se se ne occupano più persone, stabilisci chi riceverà il primo pacchetto e a chi rivolgersi per i dubbi.

Prima di convertire o rinominare molti file, verifica quali formati accetta il commercialista. Conferma anche come indicherai azienda, periodo e integrazioni successive. Se lo studio usa nomi di cartelle propri, adottali. Altrimenti basta una denominazione semplice, comprensibile a entrambi.

Il nome della cartella identifica il pacchetto concordato, ma non determina come il commercialista elaborerà i documenti. Rinominare un file non ne modifica il contenuto. Per un documento poco chiaro, aggiungi una spiegazione e chiedi al commercialista di valutarlo.

Un esempio compilato di accordo breve

Puoi annotare i punti concordati come nel seguente esempio ipotetico. Studio Lípa è un'azienda immaginaria e l'ambito di settembre 2026 è solo illustrativo, non un elenco universale dei documenti necessari. Nella tua versione usa l'elenco confermato dal commercialista.

Inserisci la nota in un'email e chiedi al commercialista di confermarla o correggerla. Solo la sua risposta mostrerà se entrambi avete in mente la stessa consegna.

Fai aprire al commercialista un piccolo campione

Una volta concordati ambito e canale, prepara un piccolo campione della consegna. Scegli un documento abituale e, se necessario, un altro tipo di cui non sei sicuro del formato. Usa la stessa organizzazione del pacchetto completo e includi solo documenti destinati a questo commercialista.

Chiedi al commercialista di confermare che riesce ad aprire il link, leggere i file e capire i nomi. Per una cartella condivisa devi verificare l'accesso dal suo lato. Se qualcosa non funziona o chiede un'organizzazione diversa, modifica il campione e fallo aprire di nuovo. Poi prepara il resto allo stesso modo.

Aggiungi il risultato all'accordo. Una risposta come «riesco ad aprire la cartella e i nomi vanno bene» conferma il metodo di consegna. Concorda separatamente la verifica della completezza o l'elaborazione dei documenti se ti aspetti anche una conferma di queste attività.

Concorda cosa fare con documenti mancanti e correzioni

Prima del primo pacchetto, concorda dove segnalerai gli elementi mancanti o poco chiari. Il messaggio di accompagnamento deve indicare il documento o l'acquisto, cosa si sta risolvendo e chi farà il passo successivo. Se non sai quando arriverà un documento, scrivilo. Il commercialista potrà dirti se ha senso consegnare subito la parte pronta.

Dividetevi anche le ricerche: tu puoi chiedere una copia al fornitore, perché conosci l'acquisto e hai accesso al tuo account presso di lui; il commercialista può precisare quale documento serve. Se i problemi si ripetono, per esempio con un portale, aggiungi all'accordo da dove recupererai i documenti e chi avviserai se non sono disponibili.

Conferma come identificare e segnalare integrazioni e correzioni. Il commercialista potrebbe già lavorare su una copia scaricata, quindi non sostituire un file nella cartella senza avvisare. Nel messaggio indica cosa si è aggiunto o quale documento cambia e fai riferimento alla consegna originale. Il commercialista valuterà come elaborare la correzione.

Quando l'accordo è pronto per essere usato

Prepara il primo pacchetto secondo l'ambito confermato e il metodo di consegna verificato dal commercialista sul campione. Potete concordare in seguito la routine mensile. Per le domande rimaste aperte, però, annota chi le risolverà, così sarà chiaro da chi aspetti una risposta.

Prima dell'invio, confronta il pacchetto con l'accordo: il contenuto corrisponde all'ambito, hai indicato le eccezioni e il commercialista sa quale conferma ti aspetti? Gli articoli correlati ti aiuteranno a controllare i file e scrivere il messaggio di accompagnamento. Se in seguito cambiano il commercialista, il canale o l'ambito, aggiorna la nota e fai confermare nuovamente la modifica.