Conferma prima l’indirizzo con il tuo commercialista
Verifica il cambiamento tramite un contatto che conosci e hai già utilizzato, per esempio chiamando un numero salvato. Fatti dettare l’indirizzo e rileggilo, compresa la parte dopo la chiocciola. Una risposta dal nuovo indirizzo o un numero di telefono presente soltanto nell’avviso del cambiamento non costituiscono, da soli, una conferma indipendente.
Invia documenti reali al nuovo indirizzo solo dopo questa verifica. Se non riesci a raggiungere il commercialista attraverso il canale noto, aspetta a consegnarli e concorda l’invio quando riuscirete a sentirvi. Nemmeno un messaggio urgente è un motivo per saltare questo passaggio.
Controlla da dove invii davvero i documenti
Una volta confermato l’indirizzo, apri l’ultimo gruppo di documenti inviato o la registrazione della consegna nello strumento che usi. Guarda come hai scelto il destinatario: dai contatti, da un modello o dalle impostazioni degli invii ricorrenti? Sostituisci il vecchio indirizzo con il nuovo nei punti interessati. Modificare un contatto potrebbe non aggiornare un destinatario salvato altrove.
Se è un collega a inviare i documenti, comunicagli direttamente l’indirizzo verificato e chiedigli di aggiornare le sue impostazioni. Avvisare soltanto chi prepara i PDF potrebbe non far arrivare l’informazione a chi li invia.
La tabella di esempio mostra cosa controllare quando consegni i documenti via email e tramite una cartella condivisa. Usa le righe adatte al tuo modo di lavorare.
| Punto da controllare | Cosa verificare | Cosa deve risultare confermato dopo il cambiamento |
|---|---|---|
| Contatto salvato e bozza del messaggio | L’indirizzo completo del destinatario, non soltanto il nome visualizzato | Prima dell’invio vedi il nuovo indirizzo confermato |
| Modello o invio ricorrente | Il destinatario salvato direttamente nelle impostazioni ed eventuali altre copie | Il nuovo indirizzo confermato compare nell’anteprima o nelle impostazioni del prossimo messaggio |
| Inoltro dalla casella email | L’indirizzo di destinazione della regola, se inoltri i documenti | La regola non rimanda più al vecchio indirizzo |
| Cartella condivisa | Chi ha accesso e con quale account accede il commercialista | Il commercialista apre il file necessario dall’account concordato |
Verifica separatamente la ricezione e l’apertura del file
Dopo aver aggiornato i destinatari, concorda con il commercialista una prova senza documenti reali. Invia per esempio al nuovo indirizzo un PDF di prova senza dati personali o aziendali. Se normalmente condividi una cartella, aggiungi un link al file di prova concordato. Se lo strumento lo consente, usa lo stesso metodo di invio delle consegne abituali.
Chiedi al commercialista di confermare due cose: che il messaggio sia arrivato e che l’allegato o il file condiviso si apra. La presenza nella posta inviata conferma soltanto l’invio; un link che funziona dal tuo account non verifica il suo accesso. Per una cartella condivisa, chiedi quindi anche con quale account ha aperto il file.
Se il messaggio arriva ma il link non funziona, controlla le autorizzazioni della cartella o del file e concedi l’accesso all’account concordato. Non rendere i documenti disponibili a chiunque abbia il link per risolvere il problema. Se il messaggio non arriva, confronta l’indirizzo nella mail inviata con quello confermato e cerca con il commercialista dove si è fermata la consegna. Per ora non inviare di nuovo tutti i documenti.
Dopo aver verificato l’indirizzo puoi usare questo modello di messaggio ipotetico. Sostituisci i dati tra parentesi quadre con quanto avete concordato.
Buongiorno, invio la prova concordata al nuovo indirizzo, senza documenti reali. Le chiedo di confermare che il messaggio sia arrivato e che riesca ad aprire [l’allegato di prova / il link al file di prova]. Per la cartella condivisa, mi indichi anche con quale account ha aperto il file. Invierò i prossimi documenti per [periodo / azienda] a questo indirizzo il [data concordata]. Ci sono domande o consegne ancora in sospeso sul vecchio indirizzo che dobbiamo completare?
Prima dei prossimi documenti, risolvi anche ciò che resta sul vecchio indirizzo
Prima del prossimo invio effettivo, ricontrolla l’indirizzo completo del destinatario. Se invii separatamente i documenti di più aziende, verifica le impostazioni di ognuna. Una prova riuscita per un invio non verifica l’indirizzo salvato in un altro gruppo di documenti o in un’altra regola.
Conferma con il commercialista se sul vecchio indirizzo restano domande o consegne in sospeso. Non reinviare automaticamente documenti precedenti: prima chiedi se li ha già ricevuti e cosa occorre integrare. Conserva l’indirizzo verificato, l’accordo sul prossimo invio e la conferma della prova insieme alla nota di consegna.
Revoca l’accesso del vecchio account ai file condivisi quando il commercialista non ne ha più bisogno e avete concordato come completare il lavoro. Se continua ad accedere con quell’account, il solo cambiamento dell’email di contatto non è un motivo per togliere l’accesso.
Puoi riprendere le consegne abituali quando il destinatario dei prossimi documenti è verificato, la ricezione e l’apertura dei file sono confermate e avete concordato come completare il lavoro rimasto. Il nuovo indirizzo non richiede di consegnare nuovamente tutto lo storico.