Bekræft først adressen med din bogholder
Kontrollér ændringen via en kontakt, som du allerede kender og har brugt, for eksempel ved at ringe til et gemt telefonnummer. Bed bogholderen stave adressen, og læs den tilbage, også delen efter snabel-a. Et svar fra den nye adresse eller et telefonnummer, der kun står i meddelelsen om ændringen, er ikke i sig selv en uafhængig bekræftelse.
Send først rigtige bilag til den nye adresse efter denne kontrol. Hvis du ikke kan få fat i bogholderen via den kendte kontaktvej, så vent med overleveringen og aftal den, når I får kontakt. Selv en hastende besked er ingen grund til at springe dette trin over.
Gennemgå de steder, du faktisk sender bilagene fra
Når adressen er bekræftet, skal du åbne det seneste sæt bilag, du sendte, eller notatet om overleveringen i det værktøj, du bruger. Se, hvordan du valgte modtageren: fra kontakter, en skabelon eller indstillinger for faste udsendelser? Erstat den gamle adresse med den nye de relevante steder. En ændring i kontakterne opdaterer ikke nødvendigvis en modtager, der er gemt et andet sted.
Hvis en kollega sender bilagene, så giv den bekræftede adresse direkte til kollegaen og bed vedkommende opdatere sine indstillinger. En besked til den person, der kun gør PDF-filerne klar, når måske ikke frem til afsenderen.
Denne eksempeltabel viser, hvad du kan gennemgå ved overlevering via e-mail og en delt mappe. Brug de rækker, der passer til din arbejdsform.
| Sted | Hvad du skal tjekke | Hvad der skal være bekræftet efter ændringen |
|---|---|---|
| Gemt kontakt og beskedkladde | Modtagerens fulde adresse, ikke kun det viste navn | Du ser den bekræftede nye adresse inden afsendelse |
| Skabelon eller fast udsendelse | Modtageren gemt direkte i indstillingerne og eventuelle ekstra kopier | Den bekræftede nye adresse står i forhåndsvisningen eller indstillingerne for næste besked |
| Videresendelse fra postkassen | Reglens destinationsadresse, hvis du videresender bilag | Reglen peger ikke længere på den oprindelige adresse |
| Delt mappe | Hvem der har adgang, og hvilken konto bogholderen logger ind med | Bogholderen åbner den nødvendige fil fra den aftalte konto |
Test modtagelse og åbning af filen hver for sig
Når modtagerne er opdateret, skal du aftale en prøve med bogholderen uden rigtige bilag. Send for eksempel en test-PDF uden personlige oplysninger eller virksomhedsoplysninger til den nye adresse. Hvis du normalt deler en mappe, så tilføj et link til en aftalt testfil. Brug samme afsendelsesmetode som ved en normal overlevering, hvis værktøjet tillader det.
Bed bogholderen bekræfte to ting: Beskeden er kommet frem, og vedhæftningen eller den delte fil kan åbnes. En registrering i sendt post bekræfter kun afsendelsen; et link, der virker fra din egen konto, bekræfter ikke bogholderens adgang. Ved en delt mappe bør du derfor også få oplyst, hvilken konto filen blev åbnet med.
Hvis beskeden kommer frem, men linket ikke virker, så tjek tilladelserne til mappen eller filen, og giv den aftalte konto adgang. Gør ikke bilagene tilgængelige for alle med linket for at løse problemet. Hvis beskeden ikke kommer frem, skal du sammenligne adressen i den sendte besked med den bekræftede og sammen med bogholderen undersøge, hvor leveringen gik i stå. Send ikke hele sættet igen endnu.
Når adressen er bekræftet, kan du bruge denne tænkte beskedskabelon. Erstat oplysningerne i firkantede parenteser med det, I har aftalt.
Hej, jeg sender den aftalte prøve til den nye adresse uden rigtige bilag. Bekræft venligst, at beskeden er kommet frem, og at du kan åbne [testvedhæftningen / linket til testfilen]. Ved en delt mappe må du også gerne oplyse, hvilken konto du brugte til at åbne filen. De næste bilag for [periode / virksomhed] sender jeg til denne adresse [aftalt dato]. Er der et spørgsmål eller en overlevering på den gamle adresse, som vi stadig skal afslutte?
Afklar også den gamle adresse inden næste sæt bilag
Tjek modtagerens fulde adresse igen inden den næste rigtige afsendelse. Hvis du sender bilag for flere virksomheder hver for sig, skal du gennemgå indstillingerne for hver enkelt. En vellykket prøve af én afsendelse bekræfter ikke en adresse, der er gemt i et andet sæt eller en anden regel.
Afklar med bogholderen, om der stadig er et uafsluttet spørgsmål eller en overlevering på den gamle adresse. Send ikke automatisk et tidligere sæt igen: Find først ud af, om det allerede er modtaget, og hvad der mangler. Gem den bekræftede nye adresse, aftalen om næste afsendelse og bekræftelsen af prøven sammen med notatet om overleveringen.
Fjern den gamle kontos adgang til delte filer, når bogholderen ikke længere har brug for den, og I har aftalt, hvordan arbejdet skal afsluttes. Hvis bogholderen stadig logger ind med den konto, er en ændring af kontaktadressen alene ingen grund til at fjerne adgangen.
Du kan vende tilbage til den sædvanlige overlevering, når modtageren af næste sæt er bekræftet, modtagelse og åbning af filer er kontrolleret, og I har aftalt afslutningen af det resterende arbejde. En ny adresse betyder ikke, at hele historikken skal afleveres igen.