Bevestig eerst het adres met je boekhouder
Controleer de wijziging via een contact dat je al kent en eerder hebt gebruikt, bijvoorbeeld door een opgeslagen telefoonnummer te bellen. Laat het adres spellen en lees het terug, inclusief het deel na het apenstaartje. Een antwoord vanaf het nieuwe adres of een telefoonnummer dat alleen in de wijzigingsmelding staat, is op zichzelf geen onafhankelijke bevestiging.
Stuur pas na deze controle echte documenten naar het nieuwe adres. Kun je je boekhouder niet via de bekende weg bereiken, wacht dan met de overdracht en maak afspraken zodra je contact hebt. Ook een dringend bericht is geen reden om deze stap over te slaan.
Loop na waar je de documenten daadwerkelijk vandaan verstuurt
Open na bevestiging van het adres de laatst verstuurde set of het overdrachtsverslag in de tool die je gebruikt. Kijk hoe je de ontvanger hebt gekozen: uit de contacten, een sjabloon of de instellingen voor terugkerende verzending? Vervang op de relevante plekken het oude adres door het nieuwe. Een wijziging in je contacten past een elders opgeslagen ontvanger niet altijd aan.
Als een collega de documenten verstuurt, geef het gecontroleerde adres dan rechtstreeks aan die collega en vraag om de instellingen bij te werken. Een bericht aan iemand die alleen de pdf’s voorbereidt, bereikt de afzender mogelijk niet.
Deze voorbeeldtabel laat zien wat je kunt nalopen bij overdracht via e-mail en een gedeelde map. Gebruik de rijen die passen bij jouw werkwijze.
| Plek | Wat je controleert | Wat na de wijziging bevestigd moet zijn |
|---|---|---|
| Opgeslagen contact en conceptbericht | Het volledige adres van de ontvanger, niet alleen de weergegeven naam | Vóór verzending zie je het bevestigde nieuwe adres |
| Sjabloon of terugkerende verzending | De ontvanger die rechtstreeks in de instellingen is opgeslagen en eventuele extra kopieën | Het bevestigde nieuwe adres staat in het voorbeeld of de instellingen van het volgende bericht |
| Doorsturen vanuit de mailbox | Het doeladres van de regel, als je documenten doorstuurt | De regel verwijst niet meer naar het oorspronkelijke adres |
| Gedeelde map | Wie toegang heeft en met welk account je boekhouder inlogt | Je boekhouder opent het benodigde bestand vanuit het afgesproken account |
Test ontvangst en het openen van bestanden afzonderlijk
Spreek na het aanpassen van de ontvangers met je boekhouder een test af zonder echte documenten. Stuur bijvoorbeeld een test-pdf zonder persoonsgegevens of bedrijfsgegevens naar het nieuwe adres. Deel je normaal een map, voeg dan een link toe naar het afgesproken testbestand. Gebruik indien mogelijk dezelfde verzendmethode als bij een gewone overdracht.
Vraag je boekhouder twee dingen te bevestigen: het bericht is aangekomen en de bijlage of het gedeelde bestand kan worden geopend. Een vermelding in verzonden berichten bevestigt alleen de verzending; een link die vanuit jouw account werkt, bewijst niet dat je boekhouder toegang heeft. Vraag bij een gedeelde map daarom ook met welk account het bestand is geopend.
Komt het bericht aan maar werkt de link niet, controleer dan de rechten voor de map of het bestand en geef het afgesproken account toegang. Maak de documenten daarvoor niet toegankelijk voor iedereen met de link. Komt het bericht niet aan, vergelijk dan het adres in het verzonden bericht met het bevestigde adres en zoek samen met je boekhouder uit waar de bezorging vastloopt. Stuur de hele set nog niet opnieuw.
Na controle van het adres kun je dit fictieve voorbeeldbericht gebruiken. Vervang de gegevens tussen vierkante haken door jullie afspraken.
Hallo, ik stuur de afgesproken test naar het nieuwe adres, zonder echte documenten. Kun je bevestigen dat het bericht is aangekomen en dat je [de testbijlage / de link naar het testbestand] kunt openen? Geef bij een gedeelde map ook aan met welk account je het bestand hebt geopend. De volgende documenten voor [periode / bedrijf] stuur ik op [afgesproken datum] naar dit adres. Staat er op het oude adres nog een vraag of overdracht open die we moeten afronden?
Rond vóór de volgende set ook af wat op het oude adres openstaat
Controleer vóór de volgende echte verzending opnieuw het volledige adres van de ontvanger. Stuur je documenten van meerdere bedrijven afzonderlijk, loop dan de instellingen voor elk bedrijf na. Een geslaagde test van één verzending controleert geen adres dat in een andere set of regel is opgeslagen.
Bevestig met je boekhouder of er op het oude adres nog een onafgeronde vraag of overdracht staat. Stuur een oudere set niet automatisch opnieuw: vraag eerst of die al is ontvangen en wat nog moet worden aangevuld. Bewaar het gecontroleerde nieuwe adres, de afspraak over de volgende verzending en de testbevestiging bij je overdrachtsnotitie.
Trek de toegang van het oude account tot gedeelde bestanden pas in wanneer je boekhouder die niet meer nodig heeft en jullie hebben afgesproken hoe het werk wordt afgerond. Als je boekhouder nog met dat account inlogt, is alleen een nieuw contactadres geen reden om de toegang in te trekken.
Je kunt de gewone overdracht hervatten als de ontvanger van de volgende set is gecontroleerd, ontvangst en toegang tot bestanden zijn bevestigd en jullie afspraken hebben gemaakt over het resterende werk. Door een nieuw adres hoef je niet de hele geschiedenis opnieuw over te dragen.