Najprv potvrďte adresu so svojou účtovníčkou
Zmenu overte cez kontakt, ktorý už poznáte a predtým ste používali, napríklad telefonátom na uložené číslo. Nechajte si adresu nadiktovať a prečítajte ju späť vrátane časti za zavináčom. Odpoveď z novej adresy ani telefónne číslo uvedené iba v oznámení zmeny nie sú samy osebe nezávislým potvrdením.
Skutočné doklady pošlite na novú adresu až po tomto overení. Ak účtovníčku známou cestou nezastihnete, s odovzdaním počkajte a dohodnite ho, keď sa spojíte. Ani naliehavá správa nie je dôvod tento krok preskočiť.
Prejdite miesta, odkiaľ podklady naozaj posielate
Keď máte adresu potvrdenú, otvorte posledný odoslaný balík alebo záznam o odovzdaní v nástroji, ktorý používate. Pozrite sa, ako ste vybrali príjemcu: z kontaktov, zo šablóny alebo z nastavenia opakovaného odosielania? Na príslušných miestach nahraďte starú adresu novou. Zmena v kontaktoch nemusí upraviť príjemcu uloženého inde.
Ak doklady odosiela kolega, odovzdajte overenú adresu priamo jemu a požiadajte ho o úpravu nastavenia. Oznámenie človeku, ktorý iba pripravuje PDF, sa k odosielateľovi nemusí dostať.
Modelová tabuľka ukazuje, čo prejsť pri odovzdávaní e-mailom a cez zdieľaný priečinok. Použite riadky, ktoré zodpovedajú vášmu spôsobu práce.
| Miesto | Čo skontrolovať | Čo má byť po zmene overené |
|---|---|---|
| Uložený kontakt a rozpísaná správa | Celú adresu príjemcu, nielen zobrazené meno | Pred odoslaním vidíte potvrdenú novú adresu |
| Šablóna alebo opakované odosielanie | Príjemcu uloženého priamo v nastavení a prípadné ďalšie kópie | V náhľade alebo nastavení ďalšej správy je potvrdená nová adresa |
| Preposielanie zo schránky | Cieľovú adresu pravidla, ak podklady preposielate | Pravidlo už neodkazuje na pôvodnú adresu |
| Zdieľaný priečinok | Komu je udelený prístup a ktorým účtom sa účtovníčka prihlasuje | Účtovníčka z dohodnutého účtu otvorí potrebný súbor |
Vyskúšajte doručenie a otvorenie súboru osobitne
Po úprave príjemcov sa s účtovníčkou dohodnite na skúške bez skutočných dokladov. Na novú adresu pošlite napríklad testovacie PDF bez osobných a firemných údajov. Ak bežne zdieľate priečinok, pridajte odkaz na dohodnutý testovací súbor. Ak to váš nástroj umožňuje, použite rovnaký spôsob odoslania ako pri bežnom odovzdávaní.
Požiadajte účtovníčku o potvrdenie dvoch vecí: správa dorazila a prílohu alebo zdieľaný súbor možno otvoriť. Záznam v odoslanej pošte potvrdzuje iba odoslanie; odkaz fungujúci z vášho účtu zase neoveruje jej prístup. Pri zdieľanom priečinku si preto nechajte potvrdiť aj účet, ktorým súbor otvorila.
Keď správa dorazí, ale odkaz nefunguje, skontrolujte oprávnenia k priečinku či súboru a nastavte prístup pre dohodnutý účet. Doklady preto nesprístupňujte komukoľvek s odkazom. Ak správa nepríde, porovnajte adresu v odoslanej správe s potvrdenou adresou a s účtovníčkou zistite, kde sa doručenie zastavilo. Celý balík zatiaľ znova neposielajte.
Po overení adresy môžete použiť tento modelový vzor správy. Údaje v hranatých zátvorkách nahraďte svojou dohodou.
Dobrý deň, posielam dohodnutú skúšku na novú adresu, bez skutočných dokladov. Prosím, potvrďte, že Vám správa prišla a že môžete otvoriť [testovaciu prílohu / odkaz na testovací súbor]. Pri zdieľanom priečinku, prosím, napíšte aj to, ktorým účtom ste súbor otvorili. Ďalšie podklady za [obdobie / firmu] pošlem na túto adresu [dohodnutý termín]. Zostáva na pôvodnej adrese nejaká otázka alebo odovzdanie, ktoré potrebujeme dokončiť?
Pred ďalším balíkom doriešte aj pôvodnú adresu
Pred najbližším skutočným odoslaním opäť skontrolujte celú adresu príjemcu. Ak posielate podklady za viac firiem osobitne, prejdite nastavenie každej z nich. Úspešná skúška jedného odoslania neoveruje adresu uloženú v inom balíku alebo pravidle.
S účtovníčkou si potvrďte, či na pôvodnej adrese zostáva rozpracovaná otázka alebo odovzdanie. Starší balík neposielajte automaticky znova: najprv zistite, či ho už prevzala a čo potrebuje doplniť. K poznámke o odovzdaní uložte overenú novú adresu, dohodu o ďalšom odoslaní a potvrdenie skúšky.
Prístup pôvodného účtu k zdieľaným súborom odoberte, až keď ho účtovníčka nebude potrebovať a budete mať dohodnuté dokončenie práce. Ak sa ním ďalej prihlasuje, samotná zmena kontaktného e-mailu nie je dôvod prístup rušiť.
K bežnému odovzdávaniu sa môžete vrátiť, keď máte overeného príjemcu ďalšieho balíka, potvrdené doručenie aj otvorenie súborov a dohodnuté dokončenie zostávajúcej práce. Celú históriu pre novú adresu znova odovzdávať nemusíte.