Aké heslo účtovníčka potrebuje?
Adobe rozlišuje ochranu zobrazenia a úprav PDF; obmedziť možno aj tlač alebo kopírovanie. Ak čítačka žiada heslo ešte pred zobrazením strán, potrebujete heslo na otvorenie. Ak dokument prečítate a len sa nedá upraviť alebo vytlačiť, toto obmedzenie samo osebe nebráni účtovníčke v jeho zobrazení.
Požiadajte dodávateľa o prístup k dokumentu, nie o prihlasovacie údaje do zákazníckeho účtu. Ani účtovníčka kvôli jednému PDF nepotrebuje prístup do vašej firemnej schránky. Ak potrebuje napríklad vytlačiť dokument s obmedzenou tlačou, opíšte to dodávateľovi a dohodnite vhodnú verziu. Ochranu neobchádzajte ani doklad nenahrávajte na neznámy web sľubujúci odomknutie PDF.
Zdroj k tejto časti: Adobe: ochrana zobrazenia, úprav, tlače a kopírovania PDF heslom
S dodávateľom potvrďte, komu môžete doklad odovzdať
Pri neočakávanej správe ešte pred otvorením prílohy overte, že ju dodávateľ skutočne poslal a že sa týka vášho nákupu. Zavolajte na uložené číslo alebo použite iný kontakt z predchádzajúcej spolupráce. Nové číslo či odkaz uvedený iba v podozrivej správe na overenie nepoužívajte. Výzva na zadanie hesla pôvod súboru nepotvrdzuje.
Pri očakávanom doklade najprv prejdite pokyny dodávateľa: mohol už opísať, ako heslo získate. Ak postup chýba, požiadajte o heslo na otvorenie konkrétnej prílohy a vysvetlite, že doklad potrebuje aj vaša účtovníčka. Dodávateľ môže potvrdiť odovzdanie súboru a hesla, poslať heslo účtovníčke priamo alebo ponúknuť iný spôsob doručenia.
Keď obsah PDF zatiaľ nevidíte, označte prílohu názvom súboru, dátumom prijatia a známou objednávkou. Číslo faktúry nemusíte odhadovať. V modelovej žiadosti nižšie nahraďte údaje v hranatých zátvorkách vlastnými a navrhnite kanál, ktorý už s dodávateľom bezpečne používate.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Súbor a heslo pošlite oddelene
Keď je odovzdanie s dodávateľom dohodnuté, potvrďte si s účtovníčkou, kam má prísť súbor a kadiaľ heslo. PDF pošlite obvyklým spôsobom na odovzdávanie podkladov. Pre heslo použite iný zabezpečený kanál, ktorý už poznáte obaja, napríklad správcu hesiel s možnosťou zdieľania alebo zabezpečenú komunikáciu. Kvôli jednému dokladu netreba zakladať účet v neznámej službe.
Druhý e-mail s rovnakými adresátmi by heslo opäť sprístupnil celému vláknu. Skontrolujte preto príjemcov súboru aj hesla; pri zdieľanom odkaze aj skutočne udelené oprávnenia. Dve rôzne cesty majú zmysel iba vtedy, keď prístup dostanú ľudia, ktorí ho potrebujú.
V spoločnom vlákne stačí napísať, že prístup riešite priamo s účtovníčkou. V oddelenom kanáli pripojte k heslu názov PDF, aby bolo jasné, ku ktorému súboru patrí. Heslo nepatrí do spoločnej tabuľky, poznámky k dokladu ani názvu súboru.
Uchovajte originál a vysvetlite prípadnú náhradu
Pôvodný e-mail aj dodanú prílohu ponechajte tam, kde bežne ukladáte doklady pre danú firmu. K súboru si poznačte odosielateľa, dátum prijatia a či účtovníčka dostala pôvodnú prílohu, alebo novú verziu od dodávateľa. Táto poznámka má vysvetliť pôvod dokladu; heslo do nej neukladajte.
Ak dodávateľ namiesto hesla ponúkne inú kópiu, potvrďte si, že ide o rovnaký doklad a že ho môžete odovzdať účtovníčke. Uchovajte aj jeho správu s vysvetlením. Ak účtovníčka predchádzajúcu prílohu už dostala, pri zaslaní novej výslovne napíšte, že ju nahrádza. Bude tak vedieť, s ktorou verziou má pracovať.
Iný spôsob doručenia navrhnutý dodávateľom najprv dohodnite aj s účtovníčkou. K dokumentu sa musí dostať ona, nielen vy.
Overte, že účtovníčka otvorí svoju prijatú kópiu
Po získaní hesla otvorte dodaný súbor a prejdite všetky strany. Skontrolujte čitateľnosť a porovnajte dodávateľa, odberateľa a známe označenie nákupu s tým, čo ste očakávali. Ak niečo nesedí, položte dodávateľovi konkrétnu otázku. Úspešné otvorenie potvrdzuje prístup k obsahu, nie správnosť faktúry alebo jej účtovnú použiteľnosť.
Účtovníčke potom pošlite práve skontrolovanú prílohu alebo dohodnutý odkaz a heslo doručte oddelene. Požiadajte ju o otvorenie kópie, ktorú skutočne dostala. Heslo fungujúce na vašom počítači ešte nepotvrdzuje, že odovzdanie prebehlo aj u nej.
Modelovú správu nižšie použite pre pôvodnú prílohu až po odoslaní hesla dohodnutým kanálom. Ak odovzdávate náhradnú verziu od dodávateľa, upravte podľa toho prvý odsek.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Keď heslo nefunguje alebo naň čakáte
Ak heslo nefunguje, napíšte dodávateľovi názov prílohy a presné hlásenie čítačky. Overte s ním, že vám poslal heslo práve k tomuto súboru, a požiadajte o ďalší postup. Rozoslanie rovnakého hesla viacerým ľuďom problém s otvorením nevyrieši.
Účtovníčke zatiaľ oznámte, ktorý doklad čaká na prístup a čo robíte, aby ste ho získali. Modelová správa môže znieť: „PDF od dodávateľa k objednávke [označenie] dorazilo, ale čakám na heslo na otvorenie. O prístup som požiadal [dátum]. Keď bude k dispozícii, dohodnem s vami oddelené odovzdanie hesla a pošlem doklad.“ Účtovníčka tak vie, prečo príloha v podkladoch chýba, a nemusí ju znovu dohľadávať.