Vilket lösenord behöver redovisningskonsulten?
Adobe skiljer mellan skydd för att visa och för att redigera en PDF; även utskrift och kopiering kan begränsas. Om läsaren frågar efter ett lösenord innan sidorna visas behöver du lösenordet för att öppna filen. Om du kan läsa dokumentet men inte redigera eller skriva ut det hindrar den begränsningen i sig inte redovisningskonsulten från att se det.
Be leverantören om åtkomst till dokumentet, inte om inloggningsuppgifter till ditt kundkonto. Redovisningskonsulten behöver inte heller tillgång till företagets mejlkonto för en enda PDF. Om konsulten till exempel behöver skriva ut ett dokument med utskriftsbegränsning, förklara det för leverantören och kom överens om en lämplig version. Kringgå inte skyddet och ladda inte upp dokumentet på en okänd webbplats som lovar att låsa upp PDF-filer.
Källa för detta avsnitt: Adobe: lösenordsskydd för att visa, redigera, skriva ut och kopiera PDF-filer
Bekräfta med leverantören vem som får ta emot dokumentet
Om meddelandet är oväntat, kontrollera innan du öppnar bilagan att leverantören verkligen skickat det och att det gäller ditt köp. Ring ett sparat nummer eller använd en annan kontakt från tidigare samarbete. Använd inte ett nytt nummer eller en länk som bara finns i det misstänkta meddelandet för kontrollen. En lösenordsfråga bekräftar inte filens ursprung.
Läs först leverantörens instruktioner om dokumentet är väntat: där kan det redan stå hur du får lösenordet. Saknas en beskrivning, be om öppningslösenordet för just den bilagan och förklara att redovisningskonsulten också behöver dokumentet. Leverantören kan godkänna att fil och lösenord lämnas vidare, skicka lösenordet direkt till konsulten eller erbjuda ett annat leveranssätt.
Om du ännu inte kan se PDF-filens innehåll, identifiera bilagan med filnamn, mottagningsdatum och en känd orderreferens. Du behöver inte gissa fakturanumret. Byt ut uppgifterna inom hakparenteser i exemplet nedan och föreslå en kanal som du redan använder säkert med leverantören.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Skicka fil och lösenord separat
När överlämningen är överenskommen med leverantören, bekräfta med redovisningskonsulten vart filen ska skickas och hur lösenordet ska delas. Skicka PDF-filen på det vanliga sättet för underlag. Använd en annan säker kanal som ni båda redan känner till för lösenordet, till exempel en lösenordshanterare med delning eller säker meddelandekommunikation. Du behöver inte skapa ett konto hos en okänd tjänst för ett enda dokument.
Ett andra mejl till samma mottagare skulle återigen göra lösenordet tillgängligt för hela tråden. Kontrollera därför mottagarna av både filen och lösenordet; för en delad länk kontrollerar du också vilka behörigheter som faktiskt har getts. Två olika vägar är meningsfulla bara om de som behöver åtkomst får den.
I grupptråden räcker det att skriva att du ordnar åtkomsten direkt med redovisningskonsulten. Ange PDF-filens namn tillsammans med lösenordet i den separata kanalen, så att det framgår vilken fil det hör till. Lösenordet hör inte hemma i ett delat kalkylblad, en anteckning till dokumentet eller filnamnet.
Behåll originalet och förklara en eventuell ersättning
Behåll originalmejlet och den levererade bilagan där du vanligtvis sparar dokument för det företaget. Anteckna avsändare, mottagningsdatum och om redovisningskonsulten fick originalbilagan eller en ny version från leverantören. Anteckningen ska förklara dokumentets ursprung; spara inte lösenordet i den.
Om leverantören erbjuder en annan kopia i stället för ett lösenord, bekräfta att det är samma dokument och att du får lämna det till redovisningskonsulten. Spara också leverantörens förklarande meddelande. Har konsulten redan fått den tidigare bilagan, skriv uttryckligen att den nya ersätter den när du skickar den. Då blir det tydligt vilken version som ska användas.
Kom först överens med redovisningskonsulten om ett annat leveranssätt som leverantören föreslår. Konsulten måste kunna komma åt dokumentet, inte bara du.
Kontrollera att redovisningskonsulten kan öppna sin mottagna kopia
När du fått lösenordet öppnar du den levererade filen och går igenom alla sidor. Kontrollera läsbarheten och jämför leverantör, kund och känd köpreferens med det du väntade dig. Ställ en konkret fråga till leverantören om något inte stämmer. Att filen går att öppna bekräftar åtkomst till innehållet, inte att fakturan är korrekt eller användbar i redovisningen.
Skicka sedan just den kontrollerade bilagan eller den överenskomna länken till redovisningskonsulten och lämna lösenordet separat. Be konsulten öppna den kopia som faktiskt kommit fram. Att lösenordet fungerar på din dator bekräftar ännu inte att överlämningen fungerat även hos mottagaren.
Använd exempelmeddelandet nedan för originalbilagan först efter att du skickat lösenordet via den överenskomna kanalen. Om du lämnar en ersättningsversion från leverantören, anpassa det första stycket.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Om lösenordet inte fungerar eller fortfarande saknas
Om lösenordet inte fungerar, skicka bilagans namn och läsarens exakta meddelande till leverantören. Kontrollera tillsammans att det skickade lösenordet gäller just den filen och fråga hur du ska gå vidare. Att sprida samma lösenord till fler personer löser inte öppningsproblemet.
Berätta under tiden för redovisningskonsulten vilket dokument som väntar på åtkomst och vad du gör för att få den. Ett exempel: ”Leverantörens PDF för order [referens] har kommit, men jag väntar på lösenordet för att öppna den. Jag begärde åtkomst den [datum]. När den finns ordnar jag separat överföring av lösenordet med dig och skickar dokumentet.” Då vet konsulten varför bilagan saknas i underlaget och behöver inte leta efter den igen.