¿Qué contraseña necesita tu asesor?
Adobe distingue entre proteger la visualización de un PDF y proteger su edición; también se pueden limitar la impresión y la copia. Si el lector pide una contraseña antes de mostrar las páginas, necesitas la contraseña de apertura. Si puedes leer el documento pero no editarlo o imprimirlo, esa restricción por sí sola no impide que tu asesor lo vea.
Pide al proveedor acceso al documento, no las credenciales de tu cuenta de cliente. Tu asesor tampoco necesita acceder al correo de tu empresa por un solo PDF. Si necesita, por ejemplo, imprimir un documento con restricciones de impresión, explícaselo al proveedor y acordad una versión adecuada. No eludas la protección ni subas el documento a una web desconocida que prometa desbloquear PDF.
Fuente de esta sección: Adobe: protección con contraseña de la visualización, edición, impresión y copia de PDF
Confirma con el proveedor a quién puedes entregar el documento
Si el mensaje es inesperado, antes de abrir el adjunto comprueba que el proveedor lo ha enviado realmente y que corresponde a tu compra. Llama a un número que ya tengas guardado o utiliza otro contacto de vuestra relación anterior. No uses para comprobarlo un número nuevo o un enlace que solo aparezca en el mensaje sospechoso. Una petición de contraseña no confirma el origen del archivo.
Si esperabas el documento, revisa primero las instrucciones del proveedor: quizá ya haya explicado cómo obtener la contraseña. Si no hay instrucciones, pide la contraseña de apertura de ese adjunto concreto y explica que tu asesor también necesita el documento. El proveedor puede autorizar la entrega del archivo y la contraseña, enviar esta directamente al asesor u ofrecer otro método de envío.
Si todavía no puedes ver el contenido del PDF, identifica el adjunto por su nombre, la fecha de recepción y una referencia de pedido conocida. No hace falta adivinar el número de factura. En el modelo siguiente, sustituye los datos entre corchetes por los tuyos y propón un canal que ya utilices de forma segura con el proveedor.
Selecciona el texto, cópialo en un correo y completa los campos entre corchetes.
Envía el archivo y la contraseña por separado
Una vez acordada la entrega con el proveedor, confirma con tu asesor dónde debe recibir el archivo y por qué canal le enviarás la contraseña. Envía el PDF mediante vuestro método habitual para entregar documentación. Para la contraseña, utiliza otro canal seguro que ambos conozcáis, como un gestor de contraseñas con función de compartir o una comunicación segura. No necesitas crear una cuenta en un servicio desconocido por un solo documento.
Un segundo correo con los mismos destinatarios volvería a dar acceso a la contraseña a todo el hilo. Revisa los destinatarios tanto del archivo como de la contraseña; si compartes un enlace, comprueba también los permisos concedidos realmente. Dos vías distintas solo tienen sentido si reciben acceso las personas que lo necesitan.
En el hilo compartido basta con decir que estás gestionando el acceso directamente con tu asesor. En el canal separado, acompaña la contraseña del nombre del PDF para dejar claro a qué archivo corresponde. La contraseña no debe estar en una hoja de cálculo compartida, una nota del documento ni el nombre del archivo.
Conserva el original y explica cualquier sustitución
Conserva el correo original y el adjunto recibido donde suelas guardar los documentos de esa empresa. Anota el remitente, la fecha de recepción y si el asesor ha recibido el adjunto original o una nueva versión del proveedor. Esta nota debe explicar la procedencia del documento; no guardes la contraseña en ella.
Si el proveedor ofrece otra copia en lugar de una contraseña, confirma que es el mismo documento y que puedes entregárselo a tu asesor. Conserva también su mensaje con la explicación. Si el asesor ya recibió el adjunto anterior, indica expresamente al enviar el nuevo que lo sustituye. Así sabrá con qué versión trabajar.
Acuerda primero con tu asesor cualquier otro método de envío propuesto por el proveedor. Él debe poder acceder al documento, no solo tú.
Comprueba que tu asesor puede abrir la copia recibida
Cuando obtengas la contraseña, abre el archivo recibido y revisa todas las páginas. Comprueba que sean legibles y compara el proveedor, el cliente y la referencia de compra conocida con lo que esperabas. Si algo no coincide, haz una pregunta concreta al proveedor. Abrirlo correctamente confirma el acceso al contenido, no la corrección de la factura ni su validez para fines contables.
Después envía a tu asesor el adjunto que acabas de comprobar o el enlace acordado y entrega la contraseña por separado. Pídele que abra la copia que realmente ha recibido. Que la contraseña funcione en tu ordenador todavía no confirma que la entrega haya funcionado también en el suyo.
Utiliza el modelo siguiente para el adjunto original solo después de enviar la contraseña por el canal acordado. Si entregas una versión de sustitución del proveedor, adapta el primer párrafo.
Selecciona el texto, cópialo en un correo y completa los campos entre corchetes.
Si la contraseña no funciona o todavía estás esperando
Si la contraseña no funciona, indica al proveedor el nombre del adjunto y el mensaje exacto del lector. Comprueba con él que la contraseña que te ha enviado corresponde a ese archivo y pregunta cómo continuar. Enviar la misma contraseña a más personas no resolverá el problema de apertura.
Mientras tanto, informa a tu asesor de qué documento está pendiente de acceso y qué estás haciendo para obtenerlo. Un ejemplo de mensaje sería: «Ha llegado el PDF del proveedor correspondiente al pedido [referencia], pero estoy esperando la contraseña de apertura. Pedí acceso el [fecha]. Cuando esté disponible, acordaré contigo el envío de la contraseña por separado y te pasaré el documento». Así sabrá por qué falta el adjunto entre los documentos y no tendrá que buscarlo otra vez.