Jaké heslo účetní potřebuje?
Adobe rozlišuje ochranu zobrazení a úprav PDF; omezit lze také tisk nebo kopírování. Jestli čtečka žádá heslo ještě před zobrazením stránek, potřebujete heslo k otevření. Pokud dokument přečtete a jen nejde upravit nebo vytisknout, toto omezení samo nebrání účetní v jeho zobrazení.
Požádejte dodavatele o přístup k dokumentu, nikoli o přihlašovací údaje do zákaznického účtu. Ani účetní kvůli jednomu PDF nepotřebuje přístup do vaší firemní schránky. Pokud potřebuje například vytisknout dokument, který má tisk omezený, popište to dodavateli a domluvte vhodnou verzi. Ochranu neobcházejte ani doklad nenahrávejte na neznámý web slibující odemčení PDF.
Zdroj k této části: Adobe: ochrana zobrazení, úprav, tisku a kopírování PDF heslem
S dodavatelem potvrďte, komu můžete doklad předat
U nečekané zprávy ještě před otevřením přílohy ověřte, že ji dodavatel skutečně poslal a že se týká vašeho nákupu. Zavolejte na uložené číslo nebo použijte jiný kontakt z předchozí spolupráce. Nové číslo či odkaz uvedený jen v podezřelé zprávě k ověření nepoužívejte. Výzva k zadání hesla původ souboru nepotvrzuje.
U očekávaného dokladu nejprve projděte pokyny dodavatele: mohl už popsat, jak heslo získáte. Pokud postup chybí, požádejte o heslo k otevření konkrétní přílohy a vysvětlete, že doklad potřebuje i vaše účetní. Dodavatel může potvrdit předání souboru a hesla, poslat heslo účetní přímo nebo nabídnout jiný způsob doručení.
Když obsah PDF zatím nevidíte, označte přílohu názvem souboru, datem přijetí a známou objednávkou. Číslo faktury nemusíte odhadovat. V modelové žádosti níže nahraďte údaje v hranatých závorkách vlastními a navrhněte kanál, který už s dodavatelem bezpečně používáte.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Soubor a heslo pošlete odděleně
Jakmile je předání s dodavatelem domluvené, potvrďte si s účetní, kam má přijít soubor a kudy heslo. PDF pošlete obvyklým způsobem pro předávání podkladů. Pro heslo použijte jiný zabezpečený kanál, který už znáte oba, například správce hesel s možností sdílení nebo zabezpečenou komunikaci. Kvůli jednomu dokladu není třeba zakládat účet u neznámé služby.
Druhý e-mail se stejnými adresáty by heslo opět zpřístupnil celému vláknu. Zkontrolujte proto příjemce souboru i hesla; u sdíleného odkazu také skutečně udělená oprávnění. Dvě různé cesty mají smysl jen tehdy, když přístup dostanou lidé, kteří ho potřebují.
Ve společném vlákně stačí napsat, že přístup řešíte přímo s účetní. V odděleném kanálu připojte k heslu název PDF, aby bylo jasné, ke kterému souboru patří. Heslo nepatří do společné tabulky, poznámky k dokladu ani názvu souboru.
Uchovejte originál a vysvětlete případnou náhradu
Původní e-mail i dodanou přílohu ponechte tam, kde běžně ukládáte doklady pro danou firmu. K souboru si poznamenejte odesílatele, datum přijetí a zda účetní dostala původní přílohu, nebo novou verzi od dodavatele. Tato poznámka má vysvětlit původ dokladu; heslo v ní neukládejte.
Jestli dodavatel místo hesla nabídne jinou kopii, potvrďte si, že jde o stejný doklad a že ji můžete předat účetní. Uchovejte i jeho zprávu s vysvětlením. Pokud účetní předchozí přílohu už dostala, při zaslání nové výslovně napište, že ji nahrazuje. Bude tak vědět, se kterou verzí má pracovat.
Jiný způsob doručení navržený dodavatelem nejprve domluvte i s účetní. Musí se k dokumentu dostat ona, nejen vy.
Ověřte, že účetní otevře svou přijatou kopii
Po získání hesla otevřete dodaný soubor a projděte všechny stránky. Zkontrolujte čitelnost a porovnejte dodavatele, odběratele a známé označení nákupu s tím, co jste očekávali. Pokud něco nesedí, položte dodavateli konkrétní otázku. Úspěšné otevření potvrzuje přístup k obsahu, nikoli správnost faktury nebo její účetní použitelnost.
Účetní pak pošlete právě zkontrolovanou přílohu nebo domluvený odkaz a heslo doručte odděleně. Požádejte ji o otevření kopie, kterou skutečně dostala. Heslo fungující na vašem počítači ještě nepotvrzuje, že předání proběhlo i u ní.
Modelovou zprávu níže použijte pro původní přílohu až po odeslání hesla dohodnutým kanálem. Pokud předáváte náhradní verzi od dodavatele, upravte podle toho první odstavec.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Když heslo nefunguje nebo na něj čekáte
Pokud heslo nefunguje, napište dodavateli název přílohy a přesné hlášení čtečky. Ověřte s ním, že vám poslal heslo právě k tomuto souboru, a požádejte o další postup. Rozeslání stejného hesla více lidem problém s otevřením nevyřeší.
Účetní mezitím sdělte, který doklad čeká na přístup a co pro jeho získání děláte. Modelová zpráva může znít: „PDF od dodavatele k objednávce [označení] dorazilo, ale čekám na heslo k otevření. O přístup jsem požádal [datum]. Až bude k dispozici, domluvím s vámi oddělené předání hesla a pošlu doklad.“ Účetní tak ví, proč příloha v podkladech chybí, a nemusí ji znovu dohledávat.