Hvilken adgangskode har bogholderen brug for?
Adobe skelner mellem beskyttelse af visning og redigering af en PDF; udskrivning og kopiering kan også begrænses. Hvis læseren beder om en kode, før siderne vises, har du brug for adgangskoden til at åbne filen. Hvis du kan læse dokumentet, men ikke redigere eller udskrive det, forhindrer den begrænsning alene ikke bogholderen i at se det.
Bed leverandøren om adgang til dokumentet, ikke om loginoplysningerne til din kundekonto. Bogholderen behøver heller ikke adgang til virksomhedens mailkonto for én PDF. Hvis bogholderen for eksempel skal udskrive et dokument med udskriftsbegrænsning, så forklar det til leverandøren og aftal en egnet version. Omgå ikke beskyttelsen, og upload ikke dokumentet til en ukendt hjemmeside, der lover at låse PDF-filer op.
Kilde til dette afsnit: Adobe: adgangskodebeskyttelse af visning, redigering, udskrivning og kopiering af PDF-filer
Bekræft med leverandøren, hvem du må give dokumentet til
Hvis beskeden er uventet, skal du inden åbning af vedhæftningen kontrollere, at leverandøren virkelig har sendt den, og at den vedrører dit køb. Ring til et gemt nummer eller brug en anden kontakt fra tidligere samarbejde. Brug ikke et nyt nummer eller et link, der kun står i den mistænkelige besked, til kontrollen. En anmodning om adgangskode bekræfter ikke filens oprindelse.
Læs først leverandørens anvisninger, hvis dokumentet er forventet: måske står der allerede, hvordan du får koden. Hvis fremgangsmåden mangler, så bed om koden til at åbne netop denne vedhæftning, og forklar, at bogholderen også skal bruge dokumentet. Leverandøren kan godkende deling af fil og kode, sende koden direkte til bogholderen eller tilbyde en anden leveringsform.
Hvis du endnu ikke kan se PDF-filens indhold, så identificer vedhæftningen med filnavn, modtagelsesdato og en kendt ordrereference. Du behøver ikke gætte fakturanummeret. Udskift oplysningerne i kantede parenteser i eksemplet nedenfor, og foreslå en kanal, som du allerede bruger sikkert med leverandøren.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Send fil og adgangskode hver for sig
Når overleveringen er aftalt med leverandøren, så bekræft med bogholderen, hvor filen skal sendes hen, og hvordan koden skal deles. Send PDF-filen på den sædvanlige måde til aflevering af bilag. Brug en anden sikker kanal, som I begge allerede kender, til koden, for eksempel en adgangskodeadministrator med deling eller sikker kommunikation. Du behøver ikke oprette en konto hos en ukendt tjeneste for et enkelt dokument.
En anden mail til de samme modtagere ville igen gøre koden tilgængelig for hele tråden. Kontrollér derfor modtagerne af både filen og koden; ved et delt link skal du også kontrollere de rettigheder, der faktisk er tildelt. To forskellige veje giver kun mening, hvis de personer, der har brug for adgang, får den.
I gruppetråden er det nok at skrive, at du ordner adgangen direkte med bogholderen. Angiv PDF-filens navn sammen med koden i den separate kanal, så det er klart, hvilken fil den hører til. Koden skal ikke stå i et delt regneark, en note til dokumentet eller filnavnet.
Bevar originalen og forklar en eventuel erstatning
Bevar den oprindelige mail og den leverede vedhæftning dér, hvor du normalt gemmer dokumenter for den pågældende virksomhed. Notér afsender, modtagelsesdato, og om bogholderen fik den oprindelige vedhæftning eller en ny version fra leverandøren. Noten skal forklare dokumentets oprindelse; gem ikke adgangskoden i den.
Hvis leverandøren tilbyder en anden kopi i stedet for en kode, så bekræft, at det er samme dokument, og at du må give det til bogholderen. Gem også leverandørens besked med forklaringen. Hvis bogholderen allerede har fået den tidligere vedhæftning, så skriv udtrykkeligt, at den nye erstatter den, når du sender den. Så ved bogholderen, hvilken version der skal bruges.
Aftal først med bogholderen, hvis leverandøren foreslår en anden leveringsform. Bogholderen skal kunne få adgang til dokumentet, ikke kun dig.
Kontrollér, at bogholderen kan åbne sin modtagne kopi
Når du har fået koden, så åbn den leverede fil og gennemgå alle sider. Kontrollér læsbarheden, og sammenlign leverandør, kunde og kendt købsreference med det, du forventede. Stil leverandøren et konkret spørgsmål, hvis noget ikke stemmer. En vellykket åbning bekræfter adgang til indholdet, ikke at fakturaen er korrekt eller egnet til bogføringsformål.
Send derefter netop den kontrollerede vedhæftning eller det aftalte link til bogholderen, og giv koden separat. Bed bogholderen åbne den kopi, der faktisk er modtaget. At koden virker på din computer, bekræfter endnu ikke, at overleveringen også er lykkedes hos modtageren.
Brug eksempelbeskeden nedenfor til den oprindelige vedhæftning, først efter at du har sendt koden via den aftalte kanal. Hvis du giver en erstatningsversion fra leverandøren videre, så tilpas det første afsnit.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Hvis koden ikke virker, eller du stadig venter på den
Hvis koden ikke virker, så send leverandøren vedhæftningens filnavn og læserens præcise besked. Kontrollér med leverandøren, at den sendte kode gælder netop denne fil, og spørg, hvad du skal gøre nu. At sende den samme kode til flere personer løser ikke problemet med at åbne filen.
Fortæl imens bogholderen, hvilket dokument der venter på adgang, og hvad du gør for at få den. Et eksempel: »Leverandørens PDF vedrørende ordre [reference] er kommet, men jeg venter på koden til at åbne den. Jeg bad om adgang den [dato]. Når den er tilgængelig, aftaler jeg separat overførsel af koden med dig og sender dokumentet.« Så ved bogholderen, hvorfor vedhæftningen mangler i bilagene, og behøver ikke lede efter den igen.