De ce parolă are nevoie contabilul?
Adobe face diferența între protejarea vizualizării și a editării unui PDF; se pot limita și imprimarea sau copierea. Dacă programul cere o parolă înainte de afișarea paginilor, ai nevoie de parola de deschidere. Dacă poți citi documentul, dar nu îl poți edita sau imprima, această restricție singură nu împiedică vizualizarea lui de către contabil.
Cere furnizorului acces la document, nu datele de autentificare pentru contul tău de client. Nici contabilul nu are nevoie de acces la căsuța de e-mail a firmei pentru un singur PDF. Dacă trebuie, de exemplu, să imprime un document cu restricții de imprimare, explică-i furnizorului această nevoie și stabiliți o versiune potrivită. Nu ocoli protecția și nu încărca documentul pe un site necunoscut care promite deblocarea PDF-urilor.
Sursa pentru această secțiune: Adobe: protejarea cu parolă a vizualizării, editării, imprimării și copierii PDF-urilor
Confirmă cu furnizorul cui poți transmite documentul
Dacă mesajul este neașteptat, înainte de a deschide atașamentul verifică dacă furnizorul l-a trimis într-adevăr și dacă se referă la achiziția ta. Sună la un număr salvat sau folosește un alt contact din colaborarea anterioară. Nu utiliza pentru verificare un număr nou sau un link care apare numai în mesajul suspect. Solicitarea unei parole nu confirmă originea fișierului.
Pentru un document așteptat, citește mai întâi instrucțiunile furnizorului: poate că a explicat deja cum obții parola. Dacă procedura lipsește, cere parola de deschidere pentru acel atașament și explică faptul că și contabilul are nevoie de document. Furnizorul poate confirma că poți transmite fișierul și parola, poate trimite parola direct contabilului sau poate propune altă metodă de livrare.
Dacă nu poți vedea încă conținutul PDF-ului, identifică atașamentul prin numele fișierului, data primirii și o referință de comandă cunoscută. Nu trebuie să ghicești numărul facturii. În modelul de mai jos, înlocuiește datele dintre parantezele drepte cu ale tale și propune un canal pe care îl folosești deja în siguranță cu furnizorul.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Trimite fișierul și parola separat
După ce ai convenit transmiterea cu furnizorul, confirmă cu contabilul unde să primească fișierul și pe ce canal îi vei trimite parola. Trimite PDF-ul prin metoda obișnuită de predare a documentelor. Pentru parolă, folosește un alt canal securizat, cunoscut deja de amândoi, de exemplu un manager de parole cu partajare sau o comunicare securizată. Nu trebuie să creezi un cont la un serviciu necunoscut pentru un singur document.
Un al doilea e-mail către aceiași destinatari ar face din nou parola accesibilă întregii conversații. Verifică, așadar, destinatarii fișierului și ai parolei; pentru un link partajat, verifică și permisiunile acordate efectiv. Două căi diferite au sens doar dacă accesul ajunge la persoanele care au nevoie de el.
În conversația de grup este suficient să spui că rezolvi accesul direct cu contabilul. În canalul separat, adaugă numele PDF-ului lângă parolă, ca să fie clar cărui fișier îi corespunde. Parola nu trebuie pusă într-un tabel partajat, într-o notă despre document sau în numele fișierului.
Păstrează originalul și explică orice înlocuire
Păstrează e-mailul original și atașamentul primit acolo unde salvezi de obicei documentele firmei respective. Notează expeditorul, data primirii și dacă contabilul a primit atașamentul original sau o versiune nouă de la furnizor. Această notă trebuie să explice proveniența documentului; nu salva parola în ea.
Dacă furnizorul oferă o altă copie în locul unei parole, confirmă că este același document și că îl poți transmite contabilului. Păstrează și mesajul său explicativ. Dacă contabilul a primit deja atașamentul anterior, precizează explicit, când îl trimiți pe cel nou, că îl înlocuiește. Astfel va ști cu ce versiune să lucreze.
Stabilește mai întâi și cu contabilul orice altă metodă de livrare propusă de furnizor. El trebuie să poată accesa documentul, nu doar tu.
Verifică dacă contabilul deschide copia pe care a primit-o
După ce obții parola, deschide fișierul primit și parcurge toate paginile. Verifică lizibilitatea și compară furnizorul, clientul și referința cunoscută a achiziției cu ceea ce așteptai. Dacă ceva nu corespunde, pune-i furnizorului o întrebare concretă. Deschiderea reușită confirmă accesul la conținut, nu corectitudinea facturii sau adecvarea ei pentru scopuri contabile.
Trimite apoi contabilului exact atașamentul verificat sau linkul convenit și transmite parola separat. Cere-i să deschidă copia pe care a primit-o efectiv. Faptul că parola funcționează pe calculatorul tău nu confirmă încă reușita predării și la el.
Folosește modelul de mai jos pentru atașamentul original numai după ce ai trimis parola prin canalul convenit. Dacă predai o versiune de înlocuire primită de la furnizor, adaptează primul paragraf.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Dacă parola nu funcționează sau încă o aștepți
Dacă parola nu funcționează, transmite furnizorului numele atașamentului și mesajul exact al programului de citire. Verifică împreună cu el că parola trimisă este chiar pentru acest fișier și cere instrucțiuni pentru continuare. Trimiterea aceleiași parole către mai multe persoane nu rezolvă problema de deschidere.
Între timp, spune-i contabilului ce document așteaptă accesul și ce faci pentru a-l obține. Un exemplu de mesaj: „A sosit PDF-ul furnizorului pentru comanda [referință], dar aștept parola de deschidere. Am cerut acces la [data]. Când va fi disponibil, voi stabili cu dumneavoastră transmiterea separată a parolei și vă voi trimite documentul.” Contabilul va ști de ce lipsește atașamentul din documente și nu va trebui să-l caute din nou.