Minkä salasanan kirjanpitäjä tarvitsee?
Adobe erottaa PDF:n katselun ja muokkaamisen suojauksen; myös tulostamista ja kopioimista voidaan rajoittaa. Jos lukuohjelma pyytää salasanaa ennen sivujen näyttämistä, tarvitset tiedoston avaamiseen tarkoitetun salasanan. Jos voit lukea asiakirjan mutta et muokata tai tulostaa sitä, tämä rajoitus ei yksin estä kirjanpitäjää katsomasta sitä.
Pyydä toimittajalta pääsyä asiakirjaan, älä asiakastilisi kirjautumistietoja. Kirjanpitäjä ei myöskään tarvitse pääsyä yrityksesi sähköpostilaatikkoon yhden PDF:n vuoksi. Jos hänen täytyy esimerkiksi tulostaa asiakirja, jonka tulostamista on rajoitettu, selitä tarve toimittajalle ja sovi sopivasta versiosta. Älä kierrä suojausta tai lataa tositetta tuntemattomalle sivustolle, joka lupaa avata PDF-tiedostojen lukituksen.
Tämän osion lähde: Adobe: PDF:n katselun, muokkauksen, tulostuksen ja kopioinnin suojaaminen salasanalla
Varmista toimittajalta, kenelle saat toimittaa tositteen
Jos viesti on odottamaton, varmista ennen liitteen avaamista, että toimittaja todella lähetti sen ja että se koskee ostostasi. Soita tallennettuun numeroon tai käytä muuta aiemmasta yhteistyöstä tunnettua yhteystietoa. Älä käytä tarkistamiseen uutta numeroa tai linkkiä, joka on vain epäilyttävässä viestissä. Salasanapyyntö ei vahvista tiedoston alkuperää.
Jos odotit tositetta, lue ensin toimittajan ohjeet: hän on ehkä jo kertonut, miten saat salasanan. Jos ohje puuttuu, pyydä juuri kyseisen liitteen avaamiseen tarvittavaa salasanaa ja kerro, että myös kirjanpitäjä tarvitsee tositteen. Toimittaja voi hyväksyä tiedoston ja salasanan välittämisen, lähettää salasanan suoraan kirjanpitäjälle tai tarjota toista toimitustapaa.
Jos et vielä näe PDF:n sisältöä, yksilöi liite tiedostonimellä, vastaanottopäivällä ja tunnetulla tilausviitteellä. Laskunumeroa ei tarvitse arvata. Korvaa alla olevan esimerkkipyynnön hakasulkeissa olevat tiedot omillasi ja ehdota kanavaa, jota käytät jo turvallisesti toimittajan kanssa.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Toimita tiedosto ja salasana erikseen
Kun olet sopinut välittämisestä toimittajan kanssa, varmista kirjanpitäjältä, minne tiedosto lähetetään ja mitä kautta salasana toimitetaan. Lähetä PDF tavallisella tositteiden toimitustavallanne. Käytä salasanaan toista suojattua kanavaa, jonka molemmat jo tunnette, kuten jakamisen mahdollistavaa salasanojen hallintaohjelmaa tai suojattua viestintää. Yhden tositteen takia ei tarvitse avata tiliä tuntemattomaan palveluun.
Toinen sähköposti samoille vastaanottajille antaisi salasanan jälleen koko keskustelun käyttöön. Tarkista siksi sekä tiedoston että salasanan vastaanottajat ja jaetun linkin kohdalla myös tosiasiallisesti myönnetyt käyttöoikeudet. Kahdesta eri reitistä on hyötyä vain, jos pääsyn saavat sitä tarvitsevat ihmiset.
Ryhmäkeskustelussa riittää ilmoitus, että järjestät pääsyn suoraan kirjanpitäjän kanssa. Liitä erillisessä kanavassa salasanan yhteyteen PDF:n tiedostonimi, jotta on selvää, mihin tiedostoon se kuuluu. Salasana ei kuulu yhteiseen taulukkoon, tositteen muistiinpanoon eikä tiedostonimeen.
Säilytä alkuperäinen ja selitä mahdollinen korvaava tiedosto
Säilytä alkuperäinen sähköposti ja toimitettu liite siellä, missä tavallisesti säilytät kyseisen yrityksen tositteita. Kirjaa tiedoston yhteyteen lähettäjä, vastaanottopäivä ja tieto siitä, saiko kirjanpitäjä alkuperäisen liitteen vai uuden version toimittajalta. Muistiinpanon tarkoitus on selittää tositteen alkuperä; älä tallenna siihen salasanaa.
Jos toimittaja tarjoaa salasanan sijaan toista kopiota, varmista, että kyseessä on sama tosite ja että saat toimittaa sen kirjanpitäjälle. Säilytä myös toimittajan selittävä viesti. Jos kirjanpitäjä sai jo edellisen liitteen, kerro uutta lähettäessäsi nimenomaisesti, että se korvaa aiemman. Näin hän tietää, mitä versiota käyttää.
Sovi toimittajan ehdottamasta muusta toimitustavasta ensin myös kirjanpitäjän kanssa. Kirjanpitäjän on päästävä asiakirjaan, ei vain sinun.
Varmista, että kirjanpitäjä avaa vastaanottamansa kopion
Kun olet saanut salasanan, avaa toimitettu tiedosto ja käy läpi kaikki sivut. Tarkista luettavuus ja vertaa toimittajaa, ostajaa ja tunnettua ostoviitettä siihen, mitä odotit. Jos jokin ei täsmää, esitä toimittajalle täsmällinen kysymys. Onnistunut avaaminen vahvistaa pääsyn sisältöön, ei laskun oikeellisuutta tai sen soveltuvuutta kirjanpitoon.
Lähetä sitten kirjanpitäjälle juuri tarkistamasi liite tai sovittu linkki ja toimita salasana erikseen. Pyydä häntä avaamaan kopio, jonka hän todella vastaanotti. Omalla tietokoneellasi toimiva salasana ei vielä vahvista, että toimitus onnistui myös hänen puolellaan.
Käytä alla olevaa esimerkkiviestiä alkuperäiselle liitteelle vasta, kun olet lähettänyt salasanan sovitun kanavan kautta. Jos toimitat toimittajalta saadun korvaavan version, muokkaa ensimmäistä kappaletta sen mukaisesti.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Jos salasana ei toimi tai odotat sitä vielä
Jos salasana ei toimi, kerro toimittajalle liitteen tiedostonimi ja lukuohjelman tarkka ilmoitus. Varmista hänen kanssaan, että lähetetty salasana kuuluu juuri tähän tiedostoon, ja kysy jatko-ohjeita. Saman salasanan lähettäminen useammalle ihmiselle ei ratkaise avaamisongelmaa.
Kerro sillä välin kirjanpitäjälle, mikä tosite odottaa pääsyä ja mitä teet sen saamiseksi. Esimerkkiviesti: ”Toimittajan PDF tilauksesta [viite] saapui, mutta odotan sen avaamiseen tarvittavaa salasanaa. Pyysin pääsyä [päivämäärä]. Kun se on saatavilla, sovin kanssasi salasanan erillisestä toimituksesta ja lähetän tositteen.” Näin kirjanpitäjä tietää, miksi liite puuttuu aineistosta, eikä hänen tarvitse etsiä sitä uudelleen.