Sovi aineiston laajuudesta ennen kansion täyttämistä
Pyydä kirjanpitäjältä luettelo ensimmäiseen toimitukseen tarvittavista aineistoista. Kerro yritys ja ajanjakso sekä kysy, tarvitaanko myös vanhempaa arkistoa. Ostolaskut voivat olla vain osa odotetusta aineistosta, joten vertaa löytämiäsi tiedostoja kirjanpitäjän pyyntöön.
Sovi laajuudesta erikseen jokaisen yrityksen osalta. Erota myös ensimmäinen toimitus tulevista säännöllisistä lähetyksistä: vanhempi arkisto voi vaatia erilaisen järjestyksen kuin seuraavat kuukausittaiset aineistopaketit.
Kirjaa jatkotoimi niiden asiakirjojen kohdalle, joita et lähetä nyt. Voitte sopia paperitositteiden erillisestä toimituksesta ja kertoa, että lataat vielä laskuja toimittajan portaalista. Jos vanhemman arkiston laajuus ei vielä ole tiedossa, jätä kysymys muistiossa avoimeksi. Kirjanpitäjä tietää silloin, mitä tulee myöhemmin ja mitä teidän pitää vielä selvittää.
Vahvista vastaanottaja, toimitustapa ja tiedostomuodot
Sopikaa, kenelle lähetät aineiston ja miten: sähköpostiliitteinä, jaetussa kansiossa vai kirjanpitäjän järjestelmän kautta. Jos aineistoa käsittelee useampi henkilö, määritelkää ensimmäisen paketin vastaanottaja ja se, keneen otat yhteyttä kysymyksissä.
Ennen kuin muunnat tai nimeät suuren määrän tiedostoja uudelleen, selvitä kirjanpitäjän hyväksymät tiedostomuodot. Vahvista myös yrityksen, ajanjakson ja myöhempien täydennysten merkintätapa. Jos kirjanpitäjällä on omat kansionimet, käytä niitä. Muuten riittää yksinkertainen nimi, jonka molemmat ymmärtävät.
Kansion nimi ilmaisee sovitun aineistopaketin, mutta ei määrää asiakirjojen kirjanpidollista käsittelyä. Tiedoston nimeäminen uudelleen ei myöskään muuta sen sisältöä. Lisää epäselvään tositteeseen selitys ja pyydä kirjanpitäjää arvioimaan se.
Täytetty esimerkki lyhyestä sopimuksesta
Voitte kirjata sovitut asiat seuraavan kuvitteellisen esimerkin tavoin. Studio Lípa on kuvitteellinen yritys, ja syyskuun 2026 aineisto on vain esimerkki, ei yleispätevä luettelo tarvittavista tositteista. Käytä omassa versiossasi kirjanpitäjän vahvistamaa luetteloa.
Liitä muistio sähköpostiin ja pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan tai korjaamaan se. Vasta vastaus osoittaa, odotatteko molemmat samanlaista toimitusta.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Pyydä kirjanpitäjää avaamaan pieni otos
Kun laajuus ja toimitustapa on sovittu, valmistele pieni otos. Valitse tavanomainen asiakirja ja tarvittaessa toinen asiakirjatyyppi, jonka tiedostomuodosta olet epävarma. Käytä samaa järjestystä kuin koko paketissa ja sisällytä vain tälle kirjanpitäjälle tarkoitettuja asiakirjoja.
Pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan, että linkki avautuu, tiedostot ovat luettavissa ja niiden nimet ymmärrettäviä. Jaetun kansion käyttöoikeudet on tarkistettava vastaanottajan puolelta. Jos jokin ei toimi tai kirjanpitäjä pyytää toisenlaista järjestystä, muokkaa otosta ja pyydä avaamaan se uudelleen. Valmistele sitten loput samalla tavalla.
Lisää tulos sopimukseen. Vastaus ”kansio avautuu ja nimet ovat kunnossa” vahvistaa toimitustavan. Sovi aineiston täydellisyyden tarkistamisesta tai tositteiden käsittelystä erikseen, jos odotat vahvistusta myös niistä.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Sovi puuttuvien tositteiden ja korjausten käsittelystä
Sopikaa jo ennen ensimmäistä pakettia, missä ilmoitat puuttuvat tai epäselvät erät. Saateviestistä tulee käydä ilmi, mistä asiakirjasta tai ostosta on kyse, mitä selvitetään ja kuka tekee seuraavan toimenpiteen. Jos et tiedä, milloin tosite saapuu, kerro se. Kirjanpitäjä voi silloin sanoa, kannattaako valmis osa toimittaa heti.
Jakakaa myös selvitystyö: voit pyytää toimittajalta kopion, koska tunnet oston ja pääset asiakastilillesi; kirjanpitäjä täsmentää, millaista tositetta tarvitaan. Jos ongelmat toistuvat esimerkiksi tietyssä portaalissa, kirjaa sopimukseen, mistä haet asiakirjat ja kenelle ilmoitat, jos niitä ei ole saatavilla.
Vahvistakaa täydennysten ja korjausten merkintä- sekä ilmoitustapa. Kirjanpitäjä saattaa jo työskennellä ladatun kopion kanssa, joten älä korvaa kansiossa olevaa tiedostoa ilmoittamatta. Kerro viestissä, mitä on lisätty tai mikä asiakirja muuttuu, ja viittaa alkuperäiseen toimitukseen. Kirjanpitäjä arvioi korjauksen käsittelytavan.
Milloin sopimus on valmis käyttöön
Valmistele ensimmäinen paketti vahvistetun laajuuden ja otoksella tarkistetun toimitustavan mukaan. Tulevasta kuukausirutiinista voitte sopia myöhemmin. Kirjaa kuitenkin, kuka selvittää jäljellä olevat kysymykset, jotta tiedät, kenen vastausta odotat.
Vertaa pakettia sopimukseen ennen lähettämistä: vastaako sisältö sovittua laajuutta, oletko ilmoittanut poikkeukset ja tietääkö kirjanpitäjä, millaista vahvistusta odotat? Aiheeseen liittyvät artikkelit auttavat tiedostojen tarkistamisessa ja saateviestin kirjoittamisessa. Jos kirjanpitäjä, toimitustapa tai laajuus muuttuu myöhemmin, päivitä muistio ja pyydä vahvistamaan muutos uudelleen.