Ny redovisningskonsult? Kom överens om den första överlämningen

Bestäm omfattningen innan du fyller mappen

Be redovisningskonsulten om en lista över underlag till den första överlämningen. Ange företag och period och fråga om även ett äldre arkiv behövs. Leverantörsfakturor kan vara bara en del av det som förväntas, så jämför filerna du hittat med det som efterfrågas.

Bestäm omfattningen för varje företag för sig. Skilj också den första överlämningen från framtida regelbundna utskick: ett äldre arkiv kan behöva ordnas på ett annat sätt än de följande månadspaketen.

Skriv nästa steg för underlag du inte skickar nu. Ni kan ordna en separat överlämning av pappersunderlag och ange att du fortfarande hämtar fakturor från en leverantörsportal. Om omfattningen av det äldre arkivet är oklar, låt frågan stå öppen i anteckningen. Då vet redovisningskonsulten vad som kommer senare och vad ni fortfarande behöver reda ut.

Bekräfta mottagare, överföringssätt och format

Kom överens om vem du ska skicka underlagen till och hur: som mejlbilagor, i en delad mapp eller via redovisningskonsultens system. Om flera personer hanterar dem, bestäm vem som tar emot det första paketet och vem du kontaktar med frågor.

Innan du konverterar eller byter namn på många filer, ta reda på vilka format som accepteras. Bekräfta också hur du ska märka företag, period och senare kompletteringar. Använder redovisningskonsulten egna mappnamn, använd dem. Annars räcker ett enkelt namn som ni båda förstår.

Mappnamnet anger det överenskomna paketet, men avgör inte hur redovisningskonsulten behandlar dokumenten. Ett nytt filnamn ändrar inte heller innehållet. Lägg till en förklaring vid ett oklart underlag och be redovisningskonsulten bedöma det.

Ett ifyllt exempel på en kort överenskommelse

Ni kan skriva ner det ni kommit överens om som i det hypotetiska exemplet nedan. Studio Lípa är ett fiktivt företag och omfattningen för september 2026 är bara ett exempel, inte en allmän lista över nödvändiga underlag. Använd i din version den lista som redovisningskonsulten har bekräftat.

Klistra in anteckningen i ett mejl och be redovisningskonsulten bekräfta eller rätta den. Först svaret visar om ni båda förväntar er samma överlämning.

Låt redovisningskonsulten öppna ett litet urval

När omfattning och överföringssätt är bestämda, förbered ett litet urval. Välj ett vanligt dokument och vid behov en annan typ vars format du är osäker på. Använd samma upplägg som för hela paketet och ta bara med underlag som är avsedda för den här redovisningskonsulten.

Be redovisningskonsulten bekräfta att länken går att öppna, filerna att läsa och märkningen att förstå. För en delad mapp behöver åtkomsten kontrolleras från mottagarens sida. Om något inte fungerar eller ett annat upplägg önskas, ändra urvalet och låt det öppnas igen. Förbered sedan resten på samma sätt.

Lägg till resultatet i överenskommelsen. Ett svar som ”jag kan öppna mappen och namnen fungerar” bekräftar överföringssättet. Kom överens separat om kontroll av fullständighet eller behandling av underlagen om du också förväntar dig en sådan bekräftelse.

Bestäm vad som händer med saknade underlag och rättelser

Kom redan före det första paketet överens om var du ska ange saknade eller oklara poster. Följemeddelandet ska visa vilket dokument eller inköp det gäller, vad som utreds och vem som tar nästa steg. Om du inte vet när underlaget kommer, skriv det. Redovisningskonsulten kan då säga om det är lämpligt att lämna över den färdiga delen direkt.

Fördela också sökandet: du kan be leverantören om en kopia eftersom du känner till inköpet och har tillgång till ditt konto där; redovisningskonsulten preciserar vilket underlag som behövs. Om problemen återkommer, till exempel i en viss portal, skriv i överenskommelsen var du hämtar dokumenten och vem du meddelar när de inte är tillgängliga.

Bekräfta hur kompletteringar och rättelser ska märkas och meddelas. Redovisningskonsulten kan redan arbeta med en nedladdad kopia, så ersätt inte en fil i mappen utan att säga till. Ange i meddelandet vad som lagts till eller vilket dokument som ändras och hänvisa till den ursprungliga överlämningen. Redovisningskonsulten bedömer hur rättelsen ska behandlas.

När överenskommelsen är redo att användas

Förbered det första paketet enligt den bekräftade omfattningen och det överföringssätt som redovisningskonsulten kontrollerat med urvalet. Den framtida månadsrutinen kan ni bestämma senare. Skriv däremot vem som ska lösa kvarstående frågor, så att det är tydligt vems svar du väntar på.

Jämför paketet med överenskommelsen innan du skickar: stämmer innehållet med omfattningen, har du angett undantag och vet redovisningskonsulten vilken bekräftelse du väntar dig? De relaterade artiklarna hjälper dig att kontrollera filer och skriva följemeddelandet. Om redovisningskonsulten, överföringssättet eller omfattningen senare ändras, uppdatera anteckningen och få ändringen bekräftad igen.