Bekräfta först adressen med din redovisningskonsult
Kontrollera ändringen via en kontaktväg som du redan känner till och har använt, till exempel genom att ringa ett sparat telefonnummer. Be konsulten bokstavera adressen och läs tillbaka den, även delen efter snabel-a. Ett svar från den nya adressen eller ett telefonnummer som bara står i ändringsmeddelandet är inte i sig en oberoende bekräftelse.
Skicka riktiga underlag till den nya adressen först efter denna kontroll. Om du inte får tag på konsulten via den kända kontaktvägen, vänta med överlämningen och kom överens om den när ni får kontakt. Inte ens ett brådskande meddelande är ett skäl att hoppa över steget.
Gå igenom varifrån du faktiskt skickar underlagen
När adressen är bekräftad, öppna den senaste skickade uppsättningen eller anteckningen om överlämningen i verktyget du använder. Kontrollera hur du valde mottagaren: från kontakter, en mall eller inställningarna för återkommande utskick? Ersätt den gamla adressen med den nya på de aktuella ställena. En ändring i kontakterna uppdaterar inte alltid en mottagare som sparats någon annanstans.
Om en kollega skickar underlagen, ge den kontrollerade adressen direkt till kollegan och be hen uppdatera sina inställningar. Ett besked till den som bara förbereder PDF-filerna kanske inte når den som skickar dem.
Exempeltabellen visar vad du kan gå igenom vid överlämning via e-post och en delad mapp. Använd de rader som passar ditt arbetssätt.
| Plats | Vad du kontrollerar | Vad som ska vara bekräftat efter ändringen |
|---|---|---|
| Sparad kontakt och meddelandeutkast | Mottagarens fullständiga adress, inte bara visningsnamnet | Du ser den bekräftade nya adressen före utskicket |
| Mall eller återkommande utskick | Mottagaren som sparats direkt i inställningarna och eventuella ytterligare kopior | Den bekräftade nya adressen visas i förhandsgranskningen eller inställningarna för nästa meddelande |
| Vidarebefordran från e-postlådan | Regelns måladress, om du vidarebefordrar underlag | Regeln hänvisar inte längre till den gamla adressen |
| Delad mapp | Vem som har åtkomst och vilket konto konsulten loggar in med | Konsulten öppnar filen som behövs från det överenskomna kontot |
Testa mottagning och filöppning var för sig
Efter att du har ändrat mottagarna, kom överens med redovisningskonsulten om ett test utan riktiga underlag. Skicka till exempel en test-PDF utan personuppgifter eller företagsuppgifter till den nya adressen. Om du normalt delar en mapp, lägg till en länk till en överenskommen testfil. Använd samma sätt att skicka som vid en vanlig överlämning om verktyget tillåter det.
Be konsulten bekräfta två saker: meddelandet har kommit fram och bilagan eller den delade filen går att öppna. En post i skickade meddelanden bekräftar bara att du skickat; en länk som fungerar från ditt eget konto kontrollerar inte konsultens åtkomst. För en delad mapp, be därför också om besked om vilket konto som användes för att öppna filen.
Om meddelandet kommer fram men länken inte fungerar, kontrollera behörigheterna för mappen eller filen och ge det överenskomna kontot åtkomst. Gör inte underlagen tillgängliga för alla som har länken för att lösa problemet. Om meddelandet inte kommer fram, jämför adressen i det skickade meddelandet med den bekräftade och undersök tillsammans med konsulten var leveransen stannade. Skicka inte hela uppsättningen på nytt än.
När adressen är kontrollerad kan du använda den här exempeltexten. Ersätt uppgifterna inom hakparenteser med det ni har kommit överens om.
Hej, jag skickar det överenskomna testet till den nya adressen, utan riktiga underlag. Bekräfta gärna att meddelandet har kommit fram och att du kan öppna [testbilagan / länken till testfilen]. Om det är en delad mapp, ange också vilket konto du använde för att öppna filen. Nästa underlag för [period / företag] skickar jag till den här adressen [överenskommet datum]. Finns det någon fråga eller överlämning på den gamla adressen som vi fortfarande behöver avsluta?
Ta hand om den gamla adressen före nästa uppsättning
Kontrollera mottagarens fullständiga adress igen före nästa riktiga utskick. Om du skickar underlag för flera företag separat, gå igenom inställningarna för vart och ett. Ett lyckat test av en leverans kontrollerar inte en adress som sparats i en annan uppsättning eller regel.
Bekräfta med konsulten om någon fråga eller överlämning är oavslutad på den gamla adressen. Skicka inte automatiskt en äldre uppsättning på nytt: ta först reda på om den redan har tagits emot och vad som behöver kompletteras. Spara den kontrollerade nya adressen, överenskommelsen om nästa utskick och testbekräftelsen tillsammans med anteckningen om överlämningen.
Ta bort det gamla kontots åtkomst till delade filer när konsulten inte längre behöver den och ni har kommit överens om hur arbetet ska slutföras. Om konsulten fortfarande loggar in med det kontot är en ändrad kontaktadress i sig inget skäl att ta bort åtkomsten.
Du kan återgå till vanliga överlämningar när mottagaren för nästa uppsättning är kontrollerad, mottagning och filöppning har bekräftats och ni har bestämt hur återstående arbete ska avslutas. En ny adress innebär inte att hela historiken behöver lämnas över på nytt.