Primero confirma la dirección con tu asesor
Verifica el cambio a través de un contacto que ya conozcas y hayas utilizado, por ejemplo llamando a un número guardado. Pídele que te dicte la dirección y repítela, incluida la parte que va después de la arroba. Una respuesta desde la nueva dirección o un teléfono que solo figura en el aviso del cambio no son, por sí solos, una confirmación independiente.
Envía documentos reales a la nueva dirección únicamente después de esta comprobación. Si no consigues contactar con tu asesor por el canal conocido, espera para hacer la entrega y acordadla cuando habléis. Ni siquiera un mensaje urgente justifica saltarse este paso.
Revisa desde dónde envías realmente los documentos
Una vez confirmada la dirección, abre el último lote enviado o el registro de la entrega en la herramienta que utilizas. Comprueba cómo elegiste al destinatario: ¿desde los contactos, una plantilla o la configuración de envíos recurrentes? Sustituye la dirección antigua por la nueva en los lugares correspondientes. Cambiar un contacto puede no modificar un destinatario guardado en otro sitio.
Si un compañero envía los documentos, dale directamente la dirección verificada y pídele que actualice su configuración. Avisar solo a quien prepara los PDF puede no hacer llegar la información a quien los envía.
Esta tabla de ejemplo muestra qué revisar cuando entregas documentos por correo y mediante una carpeta compartida. Utiliza las filas que se ajusten a tu forma de trabajar.
| Lugar | Qué comprobar | Qué debe quedar confirmado tras el cambio |
|---|---|---|
| Contacto guardado y borrador del mensaje | La dirección completa del destinatario, no solo el nombre mostrado | Antes del envío ves la nueva dirección confirmada |
| Plantilla o envío recurrente | El destinatario guardado directamente en la configuración y las posibles copias adicionales | La nueva dirección confirmada aparece en la vista previa o configuración del siguiente mensaje |
| Reenvío desde el buzón | La dirección de destino de la regla, si reenvías documentos | La regla ya no apunta a la dirección anterior |
| Carpeta compartida | Quién tiene acceso y con qué cuenta inicia sesión tu asesor | Tu asesor abre el archivo necesario con la cuenta acordada |
Prueba por separado la recepción y la apertura del archivo
Después de actualizar los destinatarios, acuerda con tu asesor una prueba sin documentos reales. Por ejemplo, envía a la nueva dirección un PDF de prueba sin datos personales ni de la empresa. Si normalmente compartes una carpeta, añade un enlace al archivo de prueba acordado. Si tu herramienta lo permite, utiliza el mismo método de envío que en las entregas habituales.
Pide a tu asesor que confirme dos cosas: que el mensaje ha llegado y que puede abrir el adjunto o el archivo compartido. El registro en enviados solo confirma el envío; que el enlace funcione desde tu cuenta tampoco demuestra que él tenga acceso. Si utilizas una carpeta compartida, pide también que confirme con qué cuenta ha abierto el archivo.
Si llega el mensaje pero el enlace no funciona, revisa los permisos de la carpeta o del archivo y concede acceso a la cuenta acordada. No hagas que los documentos estén disponibles para cualquiera que tenga el enlace para resolverlo. Si el mensaje no llega, compara la dirección del correo enviado con la confirmada y averigua con tu asesor dónde se ha detenido la entrega. De momento, no vuelvas a enviar todo el lote.
Tras verificar la dirección puedes utilizar este modelo de mensaje ficticio. Sustituye los datos entre corchetes por lo que hayáis acordado.
Hola, envío la prueba acordada a la nueva dirección, sin documentos reales. Por favor, confirma que has recibido el mensaje y puedes abrir [el adjunto de prueba / el enlace al archivo de prueba]. Si se trata de una carpeta compartida, dime también con qué cuenta has abierto el archivo. Enviaré los próximos documentos de [periodo / empresa] a esta dirección el [fecha acordada]. ¿Queda alguna consulta o entrega pendiente en la dirección anterior que debamos terminar?
Resuelve también lo pendiente en la dirección antigua antes del próximo lote
Antes del siguiente envío real, vuelve a comprobar la dirección completa del destinatario. Si envías por separado los documentos de varias empresas, revisa la configuración de cada una. Que una prueba funcione no verifica una dirección guardada en otro lote o regla.
Confirma con tu asesor si hay alguna consulta o entrega pendiente en la dirección anterior. No reenvíes automáticamente un lote antiguo: averigua primero si ya lo recibió y qué necesita que completes. Guarda la nueva dirección verificada, el acuerdo sobre el siguiente envío y la confirmación de la prueba junto a la nota de entrega.
Retira el acceso de la cuenta anterior a los archivos compartidos cuando tu asesor ya no lo necesite y hayáis acordado cómo terminar el trabajo. Si sigue entrando con esa cuenta, cambiar solo el correo de contacto no es motivo para quitarle el acceso.
Puedes volver a las entregas habituales cuando hayas verificado el destinatario del siguiente lote, confirmado la recepción y la apertura de archivos y acordado cómo terminar el trabajo pendiente. No hace falta volver a entregar todo el historial por tener una nueva dirección.