Najpierw potwierdź adres ze swoją księgową
Zweryfikuj zmianę przez kontakt, który już znasz i z którego wcześniej korzystano, na przykład dzwoniąc na zapisany numer telefonu. Poproś o podyktowanie adresu i odczytaj go z powrotem, łącznie z częścią po znaku @. Odpowiedź z nowego adresu ani numer telefonu podany wyłącznie w zawiadomieniu o zmianie nie są same w sobie niezależnym potwierdzeniem.
Wyślij rzeczywiste dokumenty na nowy adres dopiero po tej weryfikacji. Jeśli nie możesz skontaktować się z księgową znaną drogą, poczekaj z przekazaniem i uzgodnij je, gdy uda się porozmawiać. Nawet pilna wiadomość nie uzasadnia pominięcia tego kroku.
Sprawdź miejsca, z których faktycznie wysyłasz dokumenty
Gdy adres jest potwierdzony, otwórz ostatnią wysłaną paczkę lub zapis przekazania w narzędziu, którego używasz. Sprawdź, jak wybrano odbiorcę: z kontaktów, szablonu czy ustawień cyklicznej wysyłki? W odpowiednich miejscach zastąp stary adres nowym. Zmiana w kontaktach nie musi zaktualizować odbiorcy zapisanego gdzie indziej.
Jeśli dokumenty wysyła współpracownik, przekaż zweryfikowany adres bezpośrednio jemu i poproś o zmianę ustawień. Informacja przekazana osobie, która tylko przygotowuje PDF-y, może nie dotrzeć do nadawcy.
Przykładowa tabela pokazuje, co sprawdzić przy przekazywaniu dokumentów e-mailem i przez udostępniony folder. Wybierz wiersze odpowiadające twojemu sposobowi pracy.
| Miejsce | Co sprawdzić | Co powinno być potwierdzone po zmianie |
|---|---|---|
| Zapisany kontakt i szkic wiadomości | Pełny adres odbiorcy, nie tylko wyświetlaną nazwę | Przed wysłaniem widzisz potwierdzony nowy adres |
| Szablon lub cykliczna wysyłka | Odbiorcę zapisanego bezpośrednio w ustawieniach i ewentualne dodatkowe kopie | W podglądzie lub ustawieniach następnej wiadomości jest potwierdzony nowy adres |
| Przekazywanie ze skrzynki | Adres docelowy reguły, jeśli przekazujesz dokumenty dalej | Reguła nie wskazuje już poprzedniego adresu |
| Udostępniony folder | Kto ma dostęp i którym kontem loguje się księgowa | Księgowa otwiera potrzebny plik z uzgodnionego konta |
Osobno przetestuj doręczenie i otwarcie pliku
Po zmianie odbiorców uzgodnij z księgową próbę bez rzeczywistych dokumentów. Wyślij na nowy adres na przykład testowy PDF bez danych osobowych i firmowych. Jeśli zwykle udostępniasz folder, dodaj link do uzgodnionego pliku testowego. Jeżeli narzędzie na to pozwala, użyj tego samego sposobu wysyłki co przy zwykłym przekazywaniu dokumentów.
Poproś księgową o potwierdzenie dwóch rzeczy: wiadomość dotarła i można otworzyć załącznik lub udostępniony plik. Wpis w wysłanej poczcie potwierdza tylko wysłanie; link działający z twojego konta nie sprawdza jej dostępu. Przy udostępnionym folderze poproś więc także o informację, z którego konta otworzyła plik.
Jeśli wiadomość dociera, ale link nie działa, sprawdź uprawnienia do folderu lub pliku i przyznaj dostęp uzgodnionemu kontu. Nie udostępniaj z tego powodu dokumentów każdemu, kto ma link. Jeśli wiadomość nie dociera, porównaj adres w wysłanej wiadomości z potwierdzonym adresem i ustal z księgową, na czym zatrzymało się doręczenie. Na razie nie wysyłaj ponownie całej paczki.
Po weryfikacji adresu możesz użyć tego przykładowego wzoru wiadomości. Dane w nawiasach kwadratowych zastąp tym, co uzgodniliście.
Dzień dobry, przesyłam uzgodnioną próbę na nowy adres, bez rzeczywistych dokumentów. Proszę potwierdzić, że wiadomość dotarła i można otworzyć [testowy załącznik / link do pliku testowego]. W przypadku udostępnionego folderu proszę też podać, z którego konta otwarto plik. Kolejne dokumenty za [okres / firmę] wyślę na ten adres [uzgodniony termin]. Czy na poprzednim adresie pozostało pytanie lub przekazanie dokumentów, które musimy dokończyć?
Przed kolejną paczką zamknij też sprawy pod starym adresem
Przed najbliższą rzeczywistą wysyłką ponownie sprawdź pełny adres odbiorcy. Jeśli wysyłasz osobno dokumenty kilku firm, przejrzyj ustawienia każdej z nich. Udana próba jednej wysyłki nie weryfikuje adresu zapisanego w innej paczce lub regule.
Potwierdź z księgową, czy pod starym adresem pozostaje otwarte pytanie lub niedokończone przekazanie. Nie wysyłaj automatycznie ponownie starszej paczki: najpierw dowiedz się, czy już ją otrzymała i co trzeba uzupełnić. Zapisz zweryfikowany nowy adres, ustalenia dotyczące kolejnej wysyłki i potwierdzenie próby przy notatce o przekazaniu.
Odbierz staremu kontu dostęp do udostępnionych plików dopiero wtedy, gdy księgowa nie będzie go potrzebować i uzgodnicie zakończenie pracy. Jeśli nadal loguje się tym kontem, sama zmiana e-maila kontaktowego nie jest powodem do usunięcia dostępu.
Do zwykłego przekazywania dokumentów możesz wrócić, gdy odbiorca następnej paczki jest zweryfikowany, doręczenie i otwieranie plików potwierdzone, a zakończenie pozostałej pracy uzgodnione. Nowy adres nie oznacza konieczności ponownego przekazywania całej historii.