Bekreft først adressen med regnskapsføreren
Bekreft endringen gjennom en kontakt du allerede kjenner og har brukt før, for eksempel ved å ringe et lagret telefonnummer. Be om å få adressen stavet, og les den tilbake, også delen etter krøllalfaen. Et svar fra den nye adressen eller et telefonnummer som bare står i meldingen om endringen, er ikke i seg selv en uavhengig bekreftelse.
Send ekte bilag til den nye adressen først etter denne kontrollen. Hvis du ikke får tak i regnskapsføreren gjennom den kjente kanalen, vent med overleveringen og avtal den når dere får kontakt. Selv en hastemelding er ingen grunn til å hoppe over dette trinnet.
Gå gjennom hvor du faktisk sender bilagene fra
Når adressen er bekreftet, åpne den siste samlingen du sendte eller notatet om overleveringen i verktøyet du bruker. Se hvordan du valgte mottakeren: fra kontakter, en mal eller innstillinger for faste utsendelser? Bytt ut den gamle adressen med den nye på de aktuelle stedene. En endring i kontaktene oppdaterer ikke nødvendigvis en mottaker som er lagret et annet sted.
Hvis en kollega sender bilagene, gi den bekreftede adressen direkte til kollegaen og be om at innstillingene oppdateres. En beskjed til den som bare klargjør PDF-ene, kommer kanskje ikke frem til den som sender dem.
Denne eksempeltabellen viser hva du kan gå gjennom ved overlevering via e-post og en delt mappe. Bruk radene som passer arbeidsmåten din.
| Sted | Hva du bør sjekke | Hva som skal være bekreftet etter endringen |
|---|---|---|
| Lagret kontakt og meldingsutkast | Mottakerens fullstendige adresse, ikke bare visningsnavnet | Du ser den bekreftede nye adressen før sending |
| Mal eller fast utsendelse | Mottakeren som er lagret direkte i innstillingene, og eventuelle ekstra kopier | Den bekreftede nye adressen vises i forhåndsvisningen eller innstillingene for neste melding |
| Videresending fra postkassen | Regelens måladresse, hvis du videresender bilag | Regelen peker ikke lenger til den opprinnelige adressen |
| Delt mappe | Hvem som har tilgang, og hvilken konto regnskapsføreren logger inn med | Regnskapsføreren åpner filen som trengs fra den avtalte kontoen |
Test levering og åpning av filen hver for seg
Etter at mottakerne er oppdatert, avtal en test med regnskapsføreren uten ekte bilag. Send for eksempel en test-PDF uten personopplysninger eller bedriftsopplysninger til den nye adressen. Hvis du vanligvis deler en mappe, legg til en lenke til en avtalt testfil. Bruk samme sendemåte som ved vanlig overlevering hvis verktøyet tillater det.
Be regnskapsføreren bekrefte to ting: Meldingen har kommet frem, og vedlegget eller den delte filen kan åpnes. En oppføring i sendt e-post bekrefter bare sendingen; en lenke som fungerer fra din egen konto, bekrefter ikke regnskapsførerens tilgang. For en delt mappe bør du derfor også spørre hvilken konto som ble brukt til å åpne filen.
Hvis meldingen kommer frem, men lenken ikke virker, sjekk tillatelsene for mappen eller filen og gi tilgang til den avtalte kontoen. Ikke gjør bilagene tilgjengelige for alle med lenken for å løse dette. Hvis meldingen ikke kommer frem, sammenlign adressen i den sendte meldingen med den bekreftede og finn sammen med regnskapsføreren ut hvor leveringen stoppet. Ikke send hele samlingen på nytt ennå.
Etter at adressen er bekreftet, kan du bruke denne eksempelmeldingen. Bytt ut opplysningene i hakeparentesene med det dere har avtalt.
Hei, jeg sender den avtalte testen til den nye adressen, uten ekte bilag. Bekreft gjerne at meldingen har kommet frem, og at du kan åpne [testvedlegget / lenken til testfilen]. Hvis det er en delt mappe, oppgi også hvilken konto du brukte til å åpne filen. De neste bilagene for [periode / bedrift] sender jeg til denne adressen [avtalt dato]. Er det noen spørsmål eller overleveringer på den gamle adressen som vi fortsatt må fullføre?
Avklar også den gamle adressen før neste sending
Før neste reelle sending bør du sjekke mottakerens fullstendige adresse igjen. Hvis du sender bilag for flere bedrifter separat, gå gjennom innstillingene for hver av dem. En vellykket test av én sending bekrefter ikke en adresse som er lagret i en annen samling eller regel.
Avklar med regnskapsføreren om det er et uavsluttet spørsmål eller en overlevering på den gamle adressen. Ikke send en eldre samling automatisk på nytt: Finn først ut om den allerede er mottatt, og hva som må legges til. Lagre den bekreftede nye adressen, avtalen om neste sending og testbekreftelsen sammen med overleveringsnotatet.
Fjern den gamle kontoens tilgang til delte filer når regnskapsføreren ikke lenger trenger den, og dere har avtalt hvordan arbeidet skal fullføres. Hvis regnskapsføreren fortsatt logger inn med denne kontoen, er en endring av kontaktadressen alene ingen grunn til å fjerne tilgangen.
Du kan gå tilbake til vanlige overleveringer når mottakeren for neste samling er bekreftet, levering og filtilgang er kontrollert, og dere har avtalt hvordan resten av arbeidet skal fullføres. En ny adresse betyr ikke at du må overlevere hele historikken på nytt.