Comece por confirmar o endereço com o seu contabilista
Verifique a mudança através de um contacto que já conhece e utilizou, por exemplo telefonando para um número guardado. Peça que lhe ditem o endereço e repita-o, incluindo a parte depois da arroba. Uma resposta a partir do novo endereço ou um número de telefone indicado apenas no aviso da mudança não são, por si só, uma confirmação independente.
Só envie documentos reais para o novo endereço depois desta verificação. Se não conseguir contactar o contabilista pela via conhecida, aguarde antes de entregar os documentos e combine o envio quando falarem. Mesmo uma mensagem urgente não justifica saltar este passo.
Reveja os locais de onde envia efetivamente os documentos
Depois de confirmar o endereço, abra o último conjunto enviado ou o registo da entrega na ferramenta que utiliza. Veja como escolheu o destinatário: nos contactos, num modelo ou nas definições de envio recorrente? Substitua o endereço antigo pelo novo nos locais correspondentes. Uma alteração nos contactos pode não atualizar um destinatário guardado noutro sítio.
Se for um colega a enviar os documentos, dê-lhe diretamente o endereço verificado e peça-lhe que atualize as definições. Avisar apenas quem prepara os PDF pode não fazer chegar a informação a quem envia.
Esta tabela de exemplo mostra o que rever na entrega por e-mail e através de uma pasta partilhada. Utilize as linhas que correspondem à sua forma de trabalhar.
| Local | O que verificar | O que deve ficar confirmado após a mudança |
|---|---|---|
| Contacto guardado e rascunho da mensagem | O endereço completo do destinatário, não apenas o nome apresentado | Antes do envio vê o novo endereço confirmado |
| Modelo ou envio recorrente | O destinatário guardado diretamente nas definições e eventuais cópias adicionais | O novo endereço confirmado aparece na pré-visualização ou nas definições da próxima mensagem |
| Reencaminhamento da caixa de correio | O endereço de destino da regra, se reencaminha documentos | A regra já não aponta para o endereço anterior |
| Pasta partilhada | Quem tem acesso e com que conta o contabilista inicia sessão | O contabilista abre o ficheiro necessário a partir da conta combinada |
Teste separadamente a receção e a abertura do ficheiro
Depois de atualizar os destinatários, combine com o contabilista um teste sem documentos reais. Envie, por exemplo, um PDF de teste sem dados pessoais nem empresariais para o novo endereço. Se costuma partilhar uma pasta, acrescente uma ligação para o ficheiro de teste combinado. Se a ferramenta permitir, use o mesmo método de envio que utiliza nas entregas habituais.
Peça ao contabilista que confirme duas coisas: a mensagem chegou e o anexo ou ficheiro partilhado abre. O registo nas mensagens enviadas só confirma o envio; uma ligação que funciona a partir da sua conta também não comprova o acesso dele. Numa pasta partilhada, peça ainda que confirme com que conta abriu o ficheiro.
Se a mensagem chegar mas a ligação não funcionar, verifique as permissões da pasta ou do ficheiro e dê acesso à conta combinada. Não torne os documentos acessíveis a qualquer pessoa com a ligação para resolver o problema. Se a mensagem não chegar, compare o endereço na mensagem enviada com o confirmado e apure com o contabilista onde a entrega ficou bloqueada. Para já, não volte a enviar o conjunto completo.
Depois de verificar o endereço, pode usar este modelo de mensagem hipotético. Substitua os dados entre parênteses retos pelo que combinaram.
Bom dia, envio o teste combinado para o novo endereço, sem documentos reais. Peço que confirme que recebeu a mensagem e que consegue abrir [o anexo de teste / a ligação para o ficheiro de teste]. No caso da pasta partilhada, indique também com que conta abriu o ficheiro. Enviarei os próximos documentos de [período / empresa] para este endereço em [data combinada]. Há alguma questão ou entrega por concluir no endereço anterior que precisamos de resolver?
Antes dos próximos documentos, resolva também o que ficou no endereço antigo
Antes do próximo envio real, volte a verificar o endereço completo do destinatário. Se envia separadamente os documentos de várias empresas, reveja as definições de cada uma. Um teste bem-sucedido de um envio não verifica o endereço guardado noutro conjunto ou noutra regra.
Confirme com o contabilista se há uma questão ou entrega pendente no endereço antigo. Não reenvie automaticamente um conjunto anterior: primeiro pergunte se já o recebeu e o que falta acrescentar. Guarde o novo endereço verificado, o acordo sobre o próximo envio e a confirmação do teste junto da nota de entrega.
Retire o acesso da conta antiga aos ficheiros partilhados quando o contabilista já não precisar dele e tiverem combinado como concluir o trabalho. Se continuar a iniciar sessão com essa conta, a simples mudança do e-mail de contacto não é motivo para retirar o acesso.
Pode retomar as entregas habituais quando o destinatário do próximo conjunto estiver verificado, a receção e a abertura dos ficheiros confirmadas e a conclusão do trabalho pendente combinada. Um novo endereço não obriga a entregar novamente todo o histórico.