Bestätigen Sie zuerst die Adresse mit Ihrer Buchhalterin
Prüfen Sie die Änderung über einen Kontaktweg, den Sie bereits kennen und genutzt haben, etwa einen Anruf unter einer gespeicherten Telefonnummer. Lassen Sie sich die Adresse buchstabieren und lesen Sie sie zurück, einschließlich des Teils nach dem @-Zeichen. Eine Antwort von der neuen Adresse oder eine Telefonnummer, die nur in der Änderungsmitteilung steht, ist allein keine unabhängige Bestätigung.
Senden Sie echte Belege erst nach dieser Prüfung an die neue Adresse. Erreichen Sie Ihre Buchhalterin nicht über den bekannten Kontaktweg, warten Sie mit der Übergabe und stimmen Sie sie ab, sobald Sie Kontakt haben. Auch eine dringende Nachricht ist kein Grund, diesen Schritt auszulassen.
Prüfen Sie, von wo Sie die Unterlagen tatsächlich versenden
Öffnen Sie nach der Bestätigung die zuletzt versandten Unterlagen oder den Übergabevermerk in Ihrem verwendeten Tool. Schauen Sie nach, wie Sie die Empfängerin ausgewählt haben: aus den Kontakten, einer Vorlage oder den Einstellungen für wiederkehrende Sendungen? Ersetzen Sie an diesen Stellen die alte durch die neue Adresse. Eine Änderung im Adressbuch aktualisiert nicht unbedingt eine anderswo gespeicherte Empfängeradresse.
Versendet ein Kollege die Belege, geben Sie ihm die bestätigte Adresse direkt und bitten Sie ihn, seine Einstellungen anzupassen. Eine Mitteilung an die Person, die nur die PDFs vorbereitet, erreicht den Absender möglicherweise nicht.
Die folgende Beispieltabelle zeigt, was Sie bei der Übergabe per E-Mail und über einen freigegebenen Ordner prüfen können. Nutzen Sie die Zeilen, die zu Ihrer Arbeitsweise passen.
| Stelle | Was prüfen? | Was nach der Änderung bestätigt sein sollte |
|---|---|---|
| Gespeicherter Kontakt und Nachrichtenentwurf | Die vollständige Empfängeradresse, nicht nur den angezeigten Namen | Vor dem Versand sehen Sie die bestätigte neue Adresse |
| Vorlage oder wiederkehrender Versand | Die direkt in den Einstellungen gespeicherte Empfängeradresse und mögliche weitere Kopien | In der Vorschau oder den Einstellungen der nächsten Nachricht steht die bestätigte neue Adresse |
| Weiterleitung aus dem Postfach | Die Zieladresse der Regel, wenn Sie Unterlagen weiterleiten | Die Regel verweist nicht mehr auf die bisherige Adresse |
| Freigegebener Ordner | Wer Zugriff hat und mit welchem Konto sich die Buchhalterin anmeldet | Die Buchhalterin öffnet die benötigte Datei mit dem vereinbarten Konto |
Testen Sie Zustellung und Dateizugriff getrennt
Vereinbaren Sie nach der Anpassung der Empfängeradressen mit Ihrer Buchhalterin einen Test ohne echte Belege. Senden Sie beispielsweise eine Test-PDF ohne persönliche oder geschäftliche Angaben an die neue Adresse. Wenn Sie üblicherweise einen Ordner freigeben, ergänzen Sie einen Link zur vereinbarten Testdatei. Verwenden Sie nach Möglichkeit dieselbe Versandmethode wie bei der normalen Übergabe.
Bitten Sie Ihre Buchhalterin, zwei Dinge zu bestätigen: Die Nachricht ist angekommen, und der Anhang oder die freigegebene Datei lässt sich öffnen. Ein Eintrag im Ordner für gesendete Nachrichten bestätigt nur den Versand; ein Link, der mit Ihrem eigenen Konto funktioniert, belegt nicht ihren Zugriff. Lassen Sie bei einem freigegebenen Ordner deshalb auch bestätigen, mit welchem Konto sie die Datei geöffnet hat.
Kommt die Nachricht an, aber der Link funktioniert nicht, prüfen Sie die Berechtigungen für Ordner oder Datei und gewähren Sie dem vereinbarten Konto Zugriff. Geben Sie die Belege dafür nicht für jeden mit dem Link frei. Kommt die Nachricht nicht an, vergleichen Sie die Adresse in der gesendeten Nachricht mit der bestätigten Adresse und klären Sie gemeinsam, wo die Zustellung stockt. Senden Sie noch nicht die gesamten Unterlagen erneut.
Nach der Bestätigung der Adresse können Sie diese Beispielnachricht verwenden. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre Vereinbarung.
Guten Tag, ich sende den vereinbarten Test ohne echte Belege an die neue Adresse. Bitte bestätigen Sie, dass die Nachricht angekommen ist und Sie [den Testanhang / den Link zur Testdatei] öffnen können. Bei einem freigegebenen Ordner teilen Sie mir bitte auch mit, mit welchem Konto Sie die Datei geöffnet haben. Die nächsten Unterlagen für [Zeitraum / Unternehmen] sende ich am [vereinbarten Termin] an diese Adresse. Gibt es unter der bisherigen Adresse noch eine Rückfrage oder Übergabe, die wir abschließen müssen?
Klären Sie vor dem nächsten Versand auch die alte Adresse
Prüfen Sie vor dem nächsten tatsächlichen Versand erneut die vollständige Empfängeradresse. Wenn Sie Unterlagen mehrerer Unternehmen getrennt senden, kontrollieren Sie die Einstellungen für jedes Unternehmen. Ein erfolgreicher Test einer Sendung bestätigt keine Adresse, die in einer anderen Sendung oder Regel gespeichert ist.
Klären Sie mit Ihrer Buchhalterin, ob unter der alten Adresse noch eine Rückfrage oder Übergabe offen ist. Senden Sie ältere Unterlagen nicht automatisch erneut: Erfragen Sie zuerst, ob sie bereits übernommen wurden und was noch ergänzt werden muss. Speichern Sie die bestätigte neue Adresse, die Vereinbarung zum nächsten Versand und die Testbestätigung beim Übergabevermerk.
Entziehen Sie dem bisherigen Konto den Zugriff auf freigegebene Dateien erst, wenn Ihre Buchhalterin ihn nicht mehr benötigt und der Abschluss der Arbeiten abgestimmt ist. Meldet sie sich weiterhin damit an, ist eine geänderte Kontaktadresse allein kein Grund, den Zugriff zu entfernen.
Zur üblichen Übergabe können Sie zurückkehren, sobald die Empfängeradresse für die nächsten Unterlagen geprüft, Zustellung und Dateizugriff bestätigt und die verbleibenden Arbeiten abgestimmt sind. Wegen der neuen Adresse müssen Sie nicht die gesamte bisherige Dokumentation erneut übergeben.