Nejdřív potvrďte adresu se svou účetní
Změnu ověřte přes kontakt, který už znáte a dříve jste používali, například hovorem na uložené telefonní číslo. Nechte si adresu nadiktovat a přečtěte ji zpět, včetně části za zavináčem. Odpověď z nové adresy ani telefonní číslo uvedené pouze v oznámení změny nejsou samy o sobě nezávislým potvrzením.
Skutečné doklady pošlete na novou adresu až po tomto ověření. Pokud účetní známou cestou nezastihnete, počkejte s předáním a domluvte ho, až se spojíte. Ani naléhavá zpráva není důvod tento krok přeskočit.
Projděte místa, odkud podklady opravdu posíláte
Jakmile máte adresu potvrzenou, otevřete poslední odeslaný balíček nebo záznam o předání v nástroji, který používáte. Podívejte se, jak jste příjemce vybrali: z kontaktů, ze šablony, nebo z nastavení opakovaného odesílání? V příslušných místech nahraďte starou adresu novou. Změna v kontaktech nemusí upravit příjemce uloženého jinde.
Pokud doklady odesílá kolega, předejte ověřenou adresu přímo jemu a požádejte ho, aby upravil své nastavení. Oznámení člověku, který jen připravuje PDF, se k odesílateli nemusí dostat.
Modelová tabulka ukazuje, co projít při předávání e-mailem a přes sdílenou složku. Použijte řádky, které odpovídají vašemu způsobu práce.
| Místo | Co zkontrolovat | Co má být po změně ověřené |
|---|---|---|
| Uložený kontakt a rozepsaná zpráva | Celou adresu příjemce, nejen zobrazené jméno | Před odesláním vidíte potvrzenou novou adresu |
| Šablona nebo opakované odesílání | Příjemce uloženého přímo v nastavení a případné další kopie | V náhledu nebo nastavení další zprávy je potvrzená nová adresa |
| Přeposílání ze schránky | Cílovou adresu pravidla, pokud podklady přeposíláte | Pravidlo už neodkazuje na původní adresu |
| Sdílená složka | Komu je přístup udělen a kterým účtem se účetní přihlašuje | Účetní z domluveného účtu otevře potřebný soubor |
Vyzkoušejte doručení a otevření souboru zvlášť
Po úpravě příjemců se s účetní domluvte na zkoušce bez skutečných dokladů. Pošlete na novou adresu například testovací PDF bez osobních a firemních údajů. Jestli běžně sdílíte složku, přidejte odkaz na domluvený testovací soubor. Pokud to váš nástroj umožňuje, použijte stejný způsob odeslání jako při běžném předávání.
Požádejte účetní o potvrzení dvou věcí: zpráva dorazila a příloha nebo sdílený soubor jde otevřít. Záznam v odeslané poště potvrzuje jen odeslání; odkaz fungující z vašeho účtu zase neověřuje její přístup. U sdílené složky si proto nechte potvrdit i účet, kterým soubor otevřela.
Když zpráva dorazí, ale odkaz nefunguje, zkontrolujte oprávnění ke složce či souboru a nastavte přístup pro domluvený účet. Doklady kvůli tomu nezpřístupňujte komukoli s odkazem. Pokud zpráva nepřijde, porovnejte adresu v odeslané zprávě s potvrzenou adresou a s účetní zjistěte, kde se doručení zastavilo. Celý balíček zatím znovu neposílejte.
Po ověření adresy můžete použít tento modelový vzor zprávy. Údaje v hranatých závorkách nahraďte svou domluvou.
Dobrý den, posílám domluvenou zkoušku na novou adresu, bez skutečných dokladů. Prosím potvrďte, že Vám zpráva přišla a že můžete otevřít [testovací přílohu / odkaz na testovací soubor]. U sdílené složky prosím napište také, kterým účtem jste soubor otevřela. Další podklady za [období / firmu] pošlu na tuto adresu [domluvený termín]. Zůstává na původní adrese nějaký dotaz nebo předání, které potřebujeme dokončit?
Před dalším balíčkem dořešte i původní adresu
Před nejbližším skutečným odesláním znovu zkontrolujte celou adresu příjemce. Pokud posíláte podklady za více firem odděleně, projděte nastavení každé z nich. Úspěšná zkouška jednoho odeslání neověřuje adresu uloženou v jiném balíčku nebo pravidle.
S účetní si potvrďte, zda na původní adrese zbývá rozpracovaný dotaz nebo předání. Starší balíček neposílejte automaticky znovu: nejprve zjistěte, zda ho už převzala a co potřebuje doplnit. K poznámce o předání uložte ověřenou novou adresu, dohodu o příštím odeslání a potvrzení zkoušky.
Přístup původního účtu ke sdíleným souborům odeberte, až ho účetní nebude potřebovat a budete mít domluvené dokončení práce. Pokud se jím dál přihlašuje, samotná změna kontaktního e-mailu není důvod přístup rušit.
K běžnému předávání se můžete vrátit, když máte ověřeného příjemce pro příští balíček, potvrzené doručení i otevření souborů a domluvené dokončení zbývající práce. Celou historii kvůli nové adrese předávat znovu nemusíte.