Vahvista ensin osoite kirjanpitäjältäsi
Varmista muutos yhteystiedon kautta, jonka tunnet ja jota olet käyttänyt aiemmin, esimerkiksi soittamalla tallennettuun puhelinnumeroon. Pyydä kirjanpitäjää sanelemaan osoite ja lue se takaisin, myös @-merkin jälkeinen osa. Vastaus uudesta osoitteesta tai vain muutosilmoituksessa annettu puhelinnumero ei yksin ole riippumaton vahvistus.
Lähetä oikeita tositteita uuteen osoitteeseen vasta tämän tarkistuksen jälkeen. Jos et tavoita kirjanpitäjää tunnettua kanavaa pitkin, odota aineiston luovutusta ja sopikaa siitä, kun saatte yhteyden. Kiireellinenkään viesti ei ole syy ohittaa tätä vaihetta.
Käy läpi paikat, joista todella lähetät aineiston
Kun osoite on vahvistettu, avaa viimeksi lähettämäsi aineisto tai luovutusta koskeva merkintä käyttämässäsi työkalussa. Tarkista, miten valitsit vastaanottajan: yhteystiedoista, viestipohjasta vai toistuvan lähetyksen asetuksista? Korvaa vanha osoite uudella asiaankuuluvissa paikoissa. Yhteystiedon muuttaminen ei välttämättä päivitä muualle tallennettua vastaanottajaa.
Jos kollega lähettää aineiston, anna vahvistettu osoite suoraan hänelle ja pyydä häntä päivittämään asetuksensa. Ilmoitus henkilölle, joka vain valmistelee PDF-tiedostot, ei välttämättä tavoita lähettäjää.
Esimerkkitaulukko näyttää, mitä voit tarkistaa, kun luovutat aineistoa sähköpostilla ja jaetun kansion kautta. Käytä omaan työtapaasi sopivia rivejä.
| Paikka | Mitä tarkistaa | Mitä muutoksen jälkeen pitää olla vahvistettu |
|---|---|---|
| Tallennettu yhteystieto ja viestiluonnos | Vastaanottajan koko osoite, ei vain näkyvää nimeä | Näet vahvistetun uuden osoitteen ennen lähettämistä |
| Viestipohja tai toistuva lähetys | Suoraan asetuksiin tallennettu vastaanottaja ja mahdolliset muut kopiot | Seuraavan viestin esikatselussa tai asetuksissa on vahvistettu uusi osoite |
| Edelleenlähetys sähköpostilaatikosta | Säännön kohdeosoite, jos lähetät aineistoa edelleen | Sääntö ei enää osoita vanhaan osoitteeseen |
| Jaettu kansio | Kenellä on pääsy ja millä tilillä kirjanpitäjä kirjautuu | Kirjanpitäjä avaa tarvittavan tiedoston sovitulta tililtä |
Testaa viestin saapuminen ja tiedoston avaaminen erikseen
Kun vastaanottajat on päivitetty, sovi kirjanpitäjän kanssa kokeilusta ilman oikeita tositteita. Lähetä uuteen osoitteeseen esimerkiksi testi-PDF, jossa ei ole henkilö- tai yritystietoja. Jos yleensä jaat kansion, lisää linkki sovittuun testitiedostoon. Käytä samaa lähetystapaa kuin tavallisessa luovutuksessa, jos työkalu sen sallii.
Pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan kaksi asiaa: viesti saapui ja liite tai jaettu tiedosto avautuu. Merkintä lähetetyissä viesteissä vahvistaa vain lähettämisen; omalta tililtäsi toimiva linkki ei osoita, että kirjanpitäjällä on pääsy tiedostoon. Pyydä siksi jaetun kansion osalta myös vahvistus siitä, millä tilillä tiedosto avattiin.
Jos viesti saapuu mutta linkki ei toimi, tarkista kansion tai tiedoston käyttöoikeudet ja anna pääsy sovitulle tilille. Älä ratkaise ongelmaa avaamalla tositteita kaikille, joilla on linkki. Jos viesti ei saavu, vertaa lähetetyn viestin osoitetta vahvistettuun osoitteeseen ja selvitä kirjanpitäjän kanssa, missä toimitus pysähtyi. Älä lähetä vielä koko aineistoa uudelleen.
Osoitteen varmistamisen jälkeen voit käyttää tätä kuvitteellista viestipohjaa. Korvaa hakasulkeissa olevat tiedot sillä, mitä olette sopineet.
Hei, lähetän sovitun kokeilun uuteen osoitteeseen ilman oikeita tositteita. Vahvistaisitko, että viesti saapui ja pystyt avaamaan [testiliitteen / linkin testitiedostoon]? Jos kyseessä on jaettu kansio, kerro myös, millä tilillä avasit tiedoston. Lähetän seuraavan aineiston [kaudelle / yritykselle] tähän osoitteeseen [sovittuna päivänä]. Onko vanhassa osoitteessa jokin kysymys tai aineiston luovutus, joka meidän pitää vielä hoitaa loppuun?
Selvitä myös vanhan osoitteen tilanne ennen seuraavaa aineistoa
Tarkista vastaanottajan koko osoite uudelleen ennen seuraavaa varsinaista lähetystä. Jos lähetät usean yrityksen aineistot erikseen, käy läpi kunkin yrityksen asetukset. Yhden lähetyksen onnistunut kokeilu ei vahvista toiseen aineistoon tai sääntöön tallennettua osoitetta.
Varmista kirjanpitäjältä, onko vanhassa osoitteessa vielä keskeneräinen kysymys tai aineiston luovutus. Älä lähetä vanhempaa aineistoa automaattisesti uudelleen: selvitä ensin, onko se jo vastaanotettu ja mitä pitää täydentää. Tallenna vahvistettu uusi osoite, seuraavaa lähetystä koskeva sopimus ja kokeilun vahvistus luovutusmerkinnän yhteyteen.
Poista vanhan tilin pääsy jaettuihin tiedostoihin vasta, kun kirjanpitäjä ei enää tarvitse sitä ja olette sopineet töiden loppuunsaattamisesta. Jos hän kirjautuu edelleen samalla tilillä, pelkkä yhteyssähköpostin vaihtuminen ei ole syy poistaa käyttöoikeutta.
Voit palata tavalliseen aineiston luovutukseen, kun seuraavan aineiston vastaanottaja on varmistettu, viestin saapuminen ja tiedostojen avaaminen vahvistettu ja jäljellä olevien töiden loppuunsaattamisesta sovittu. Uusi osoite ei tarkoita, että koko aiempi aineisto pitäisi luovuttaa uudelleen.