Vai começar com um novo contabilista? Combine a primeira entrega de documentos

Combine o âmbito antes de encher a pasta

Peça ao contabilista uma lista dos documentos necessários para a primeira entrega. Indique a empresa e o período e pergunte se também precisa de um arquivo mais antigo. As faturas de compras podem ser apenas parte do que espera; compare, por isso, os ficheiros encontrados com os requisitos indicados.

Combine o âmbito separadamente para cada empresa. Distinga também a primeira entrega dos futuros envios regulares: um arquivo antigo pode precisar de uma organização diferente da dos próximos conjuntos mensais.

Para os documentos que não vai enviar agora, acrescente o passo seguinte. Pode combinar uma entrega separada dos documentos em papel e indicar que ainda está a descarregar faturas de um portal. Se ainda não conhece o âmbito do arquivo antigo, deixe essa questão em aberto na nota. O contabilista saberá assim o que esperar mais tarde e o que ainda precisa de esclarecer consigo.

Confirme o destinatário, o canal e os formatos

Combine a quem enviará os documentos e como: em anexos de e-mail, numa pasta partilhada ou através do sistema do contabilista. Se várias pessoas os tratam, defina quem receberá o primeiro conjunto e a quem se dirigirá para esclarecer dúvidas.

Antes de converter ou mudar os nomes de muitos ficheiros, verifique os formatos aceites pelo contabilista. Confirme também como identificará a empresa, o período e os envios complementares. Se o contabilista tiver nomes próprios para as pastas, use-os. Caso contrário, basta uma designação simples que ambos compreendam.

O nome da pasta identifica o conjunto combinado, mas não determina como o contabilista tratará os documentos. Mudar o nome de um ficheiro também não altera o seu conteúdo. Para um documento pouco claro, acrescente uma explicação e peça a avaliação do contabilista.

Exemplo preenchido de um acordo breve

Pode registar os pontos combinados como no exemplo hipotético seguinte. Studio Lípa é uma empresa fictícia e o âmbito de setembro de 2026 serve apenas de ilustração, não de lista universal de documentos necessários. Na sua versão, use a lista confirmada pelo contabilista.

Inclua a nota num e-mail e peça ao contabilista que a confirme ou corrija. Só a resposta mostrará se ambos têm em mente a mesma entrega.

Peça ao contabilista que abra uma pequena amostra

Com o âmbito e o canal combinados, prepare uma pequena amostra da entrega. Escolha um documento habitual e, se necessário, outro tipo cujo formato suscite dúvidas. Use a mesma organização prevista para o conjunto completo e inclua apenas documentos destinados a este contabilista.

Peça ao contabilista que confirme se consegue abrir a ligação, ler os ficheiros e compreender os nomes. Numa pasta partilhada é preciso verificar o acesso do lado dele. Se algo não funcionar ou pedir outra organização, ajuste a amostra e peça que a abra novamente. Depois prepare o resto da mesma forma.

Acrescente o resultado ao acordo. Uma resposta como «consigo abrir a pasta e os nomes estão bem» confirma o método de entrega. Combine separadamente a verificação de que nada falta ou o tratamento dos documentos se também espera confirmação dessas tarefas.

Combine o que fazer com documentos em falta e correções

Antes do primeiro conjunto, combine onde indicará os elementos em falta ou pouco claros. A mensagem de acompanhamento deve identificar o documento ou a compra, o que está a ser resolvido e quem dará o passo seguinte. Se não sabe quando o documento chegará, diga-o. O contabilista poderá então indicar se faz sentido entregar já a parte preparada.

Dividam também as pesquisas: pode pedir uma cópia ao fornecedor, porque conhece a compra e tem acesso à sua conta nesse serviço; o contabilista poderá esclarecer qual o documento necessário. Se os problemas se repetirem, por exemplo num portal, acrescente ao acordo onde obterá os documentos e quem avisará se não estiverem disponíveis.

Confirme como identificar e comunicar complementos e correções. O contabilista pode já estar a trabalhar com uma cópia descarregada, por isso não substitua um ficheiro na pasta sem avisar. Indique na mensagem o que foi acrescentado ou qual o documento alterado e faça referência à entrega original. O contabilista avaliará como tratar a correção.

Quando o acordo está pronto a usar

Prepare o primeiro conjunto segundo o âmbito confirmado e o método de entrega que o contabilista verificou na amostra. Podem combinar a rotina mensal mais tarde. Quanto às questões pendentes, registe quem as resolverá, para ficar claro de quem espera uma resposta.

Antes de enviar, compare o conjunto com o acordo: o conteúdo corresponde ao âmbito, indicou as exceções e o contabilista sabe que confirmação espera? Os artigos relacionados ajudam a verificar os ficheiros e a escrever a mensagem de acompanhamento. Se mais tarde mudar o contabilista, o canal ou o âmbito, atualize a nota e peça nova confirmação da alteração.